¿Qué Software es apto para su empresa?

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En este artículo se muestra una variedad de organizaciones que implementan BPM para mostrar que no se centra en un tipo de empresa en particular. Es verdad que donde están más extendido los sistemas BPM son aquellas organizaciones donde su supervivencia depende de competir y dar unos resultados en aspectos monetarios, estas son las compañías privadas, las cuales trabajan en entornos de alto control de sus procesos, planificación de la demanda o una alta tasa de cambio en sus productos, lo que supone que tengan que disponer de sistemas que sustentan su actividad.

Cualquier organización se puede beneficiar de los beneficios que suponen los BPM, como pequeñas y medianas empresas o empresas públicas donde la implementación de estos sistemas es muy escasa. La implementación en estas empresas es menor ya que no disponen de tanto personal que formar o de personas dedicadas específicamente a esta tarea, pero podrían disponer de los sistemas BPM subcontratando a una empresa externa especializada su instalación, pero para llegar a esto primero tendrían que darle importancia a estos sistemas y las ventajas que podrían obtener.

Este tipo de implementaciones tienen un retorno de la inversión alto, y todo ello sin tener en cuenta los beneficios que supone a la mejora de los procesos como disminución de errores, satisfacción de los clientes, facilidades a los usuarios del sistema (empleados y proveedores), etc.

Caso Toyota

Esta compañía es una de las que empezó a utilizar sistemas BPM para mejorar sus procesos a lo largo de todo el mundo, donde dispone de plantas de fabricación, concesionarios, talleres, oficinas, etc. aplicando a su vez técnicas Lean.

En España realizó en 2011 la gestión de los requisitos legales ambientales necesarios para la norma ISO 14001 con la colaboración de Auraportal una de las empresas que realizan diseño, desarrollo e implementaciones de sistemas BPM. En particular la implementación del sistema de gestión medioambiental les valió un reconocimiento de WfMC (Workflow Management Coalition).

Caso Fonterra

Otra de las grandes compañías que disponen de sistemas BPM es la empresa Fonterra, dedicada a la exportación de productos lácteos, con lo que buscan hacer más eficiente sus procesos a lo largo de toda la cadena de suministro.

Caso industria financiera

En el sector financiero cada vez son más comunes los servicios que ofertan los diferentes bancos, lo que se está trasladando a que estos servicios se conviertan en commodities. Esta situación hace la gestión rápida, eficaz y sobre todo segura sea vital para tener presencia en estos mercados, por lo que cada vez son más los procesos que se automatizan e implementan con sistemas BPM, los cuales son capaces de realizar los estudios de riesgos y aceptación de créditos por si solos, gracias a estudiar y analizar toda la información que se dispone de sus clientes.

Caso Comercio electrónico

El comercio electrónico es uno de los sectores donde más competencia hay, pudiendo comparar entre varias ofertas en tiempo real. Además la personalización y estar en internet lo hace mucho más dinámico y volátil.

La rapidez con la que se tienen que gestionar los pedidos, las respuestas y los servicios post-ventas lo hacen uno de los sectores más potenciales para los BPM.

Hay estudios que demuestran la importancia de disponer de un sistema BPM en estos entornos para poder dar los servicios necesarios.

Caso Industria de manufactura

En las industrias es donde los sistemas ERP tienen mayor impacto, ya que las compañías se apoyan en estos para la previsión de la demanda, planificación de la producción así como otro tipo de operaciones usando sistemas específicos para ellos y dar solución entre otros aspectos a la gestión de reparaciones, compras con proveedores, pagos de salarios, control de documentos. Por lo que una integración de estos sistemas en uno solo como es el objetivo del BPM, facilitan las tareas y mejora la empresa, obteniendo enormes beneficios.

Las industrias ostentan los sistemas más completos y complejos donde todos los procesos están íntimamente relacionados.

Los sistemas BPM se pueden implementar en áreas o departamentos de la empresa, pudiendo realizar implementaciones aisladas o progresivas para minimizar el impacto de la reingeniería que ello supone.

La integración de los BPM con otros sistemas también representa un punto fundamental para las compañías. Es importante migrar con orden los antiguos sistemas e integrarlos con los BPM. Una de las ventajas de los BPM es que reutilizan programas anteriores, no supone una ruptura total con lo anterior.

Caso de Pequeñas y medianas empresas

Las empresas pequeñas y medianas (PYMES), son uno de los sectores donde mayor potencial tienen los sistemas BPM puesto que son organizaciones donde no hay departamentos destinados a actividades específicas, como puede ser la contabilidad, gestión de cobros, cursar órdenes a proveedores, estudios de desviaciones entre otros muchos aspectos. Además su volumen les permite sistemas y componentes más sencillos y baratos, por lo que esa falta de personal y conocimientos podrían ser suplidos de sobremanera por sistemas BPM.

El principal problema para estos casos es la falta de conocimiento de estos sistemas y que lo consideran como un gasto más que como una inversión.

Caso Sector público

Como se comentó anteriormente donde mayor penetración tienen los sistemas BPM es en el sector privado, puesto que la gestión y la reducción de costes son la línea de flotación de estas organizaciones y al competir contra otras compañías que pueden reproducir sus productos y servicios, la única diferenciación como es el caso de las commodities es la relación entre el precio y el servicio que se ofrece.

En el caso del sector público al estar enfocado al servicio, los costos no fueron la principal preocupación de los gestores de estas organizaciones, pero la situación actual que sufren multitud de países ha castigado los presupuestos de los organismos públicos. Ante esta situación los gestores se han visto en la tesitura de tener que ajustarse, y para evitar recortes en servicios han optado en muchas ocasiones por optimizar los recursos implantando por ejemplo soluciones BPM.

Fuente: Fuente: Escuela técnica superior de ingeniería, Universidad de Sevilla, Implementación de un BPM en una PyME, Pedro López Garzón.

Adaptado por la división consultoría de EvaluandoSoftware.com
 

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