Beneficios de una Oficina De Gestión De Proyectos

¿Cuáles son los pasos a seguir? Lo primero que debe hacerse para crear una PMO es determinar las necesidades de una organización. Los tres niveles de trabajo establecidos por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) para la gestión de portfolios de proyectos se dividen en 12 grupos de procesos que a su vez contienen 92 procesos relacionados con la gestión de las áreas de conocimiento.

Se debe comenzar por definir e implementar un proceso de gestión de proyectos en forma completa. Para ello, es necesario un proceso de gestión de proyectos flexible y herramientas básicas de planificación y de reporte.

Se podrá obtener mayor flexibilidad en la contratación de personal si se combina personal interno y externo, diferentes contratistas y proveedores de servicios.

Cuando todo está en orden, se puede pensar en la idea de ampliar el alcance de la PMO e ir más allá de la gestión de proyectos para moverse hacia la gestión de portfolios y de programas, lo que contribuye a mitigar el riesgo comercial.

¿Cómo se sabe que una organización está madura?

El camino hacia la madurez de la gestión de portfolios de proyectos comienza cuando se reconoce el problema y sus efectos sobre los procesos de mejora del negocio.

Nivel 1: Etapa de Gestión de Proyectos Reactiva

No existe soporte documental sobre los métodos y no hay control sobre las entregas, los presupuestos y los plazo. Se trata de un nivel básico en el que tenemos que establecer métodos para fijar los tiempos del proyecto, hacer el seguimiento correspondiente, asignar recursos y tal vez, utilizar un tablero de control para medir el éxito del proyecto.

Nivel 2: Procesos Repetibles.

Tiene lugar cuando las empresas adoptan procesos repetibles. Se definieron los procesos de gestión de proyectos más importantes, pero no se utilizan en forma continua. En esta fase establecida, las PMO deberían automatizar la elaboración de los presupuestos para los proyectos, el seguimiento de los riesgos, de los incidentes y de los requerimientos, la gestión de los recursos.

Nivel 3- Gestión de Proyectos Estandarizada y Proactiva

Existe soporte documental respecto de los procesos de entrega y de la gestión de proyectos estandarizada. Estos procesos se aplican en toda la empresa para entregar el proyecto. En esta etapa, las PMO se centran en la automatización de otras funciones, como por ejemplo, la gestión de finanzas.

Nivel 4: Gestión de Proyectos Medida

Se cuenta con indicadores de desempeño para medir el éxito de los proyecto, los cuales son monitoreados con frecuencia. Se puede decir que la entrega de los proyectos ya está controlada y es predecible.

Nivel 5: Gestión comunitaria

En este nivel, la PMO “conectada” puede centrarse en la automatización de la gestión de ventas, con el aporte de herramientas tecnológicas tales como las redes sociales, blogs, mensajes instantáneos, videos o telefonía móvil. Esta clase de PMO debería producir informes y tableros de análisis predictivos y también gestionar los procesos comerciales.

gestión de proyectos

Etapas de una PMO

La evolución de una PMO se da en tres etapas. Los altos mandos desempeñan un papel importante para asegurar que los puntos básicos de cada etapa sean manejados correctamente.

La etapa de gestión de proyectos es aquella en la que el centro de atención está puesto en la capacitación en la gestión de proyectos, en el coaching y el mentoring. Esta etapa se focaliza en los procesos tácticos tales como los presupuestos, la planificación, los recursos, los entregables, etc.

En esta etapa, se ponen en práctica con frecuencia los programas de control de alto nivel y de comunicaciones. Se incluye también la planificación integral de los programas, la gestión de cambios y de los riesgos, la coordinación en la entrega de proyectos y la medición de resultados.

La etapa de gestión de portfolios es la etapa en la que con frecuencia se dan la gestión de la realización de beneficios y la gestión del conocimiento. En esta instancia, la PMO maneja la definición del alcance, las inversiones generales, los beneficios y los riesgos, el monitoreo de la evolución de los portfolios y la adaptación a los cambios del ambiente de negocios.

Es vital el papel que cumplen los líderes de programas para efectuar la concordancia entre las etapas de la PMO y las necesidades comerciales y la evolución del programa.

¿Qué clase de PMO necesita?

Es necesario analizar qué procesos otorgan mayores beneficios a la organización. No todas las empresas necesitan el mismo nivel de sofisticación.

Las mejores soluciones que brinda una PMO

Las PMO que obtienen el mejor desempeño reducen el riesgo comercial, optimizan los recursos y contribuyen al crecimiento a través de la oficina de gestión de portfolios. Aquí, algunas de las ventajas:

Reducción del Riesgo Comercial

  • Establecen un proceso de gestión de proyectos integral y flexible.
  • Dan soporte al proceso con herramientas que son fáciles de operar.
  • Ponen a disponibilidad las herramientas en la intranet de la empresa con ejemplos y soporte instructivo.
  • Brindan capacitación formal, coaching y mentoring.
  • Son flexibles en cuanto a la búsqueda de proveedores (sourcing) y a la provisión de recursos de gestión de proyectos.
  • Ofrecen asistencia en la gestión de proyectos.

Optimización de Recursos

  • Expanden la visión general de las PMO para incluir proyectos de negocios y de IT y los proyectos externalizados.
  • Institucionalizan la disciplina de la gestión de proyectos y liberan recursos para centrarse en la gestión de programas.
  • Utilizan la visibilidad del nivel de los programas de modo de identificar y aliviar la problemática de la contención de recursos.
  • Educan a todas las partes involucradas respecto de las responsabilidades compartidas en el éxito del proyecto.
  • Establecen programas de comunicación para mantener informadas y comprometidas a todas las partes interesadas.
  • Proveen herramientas para facilitar las tareas del negocio y de los equipos externos del proyecto.

Contribución al Crecimiento del Negocio

  • Aumentan la influencia de la PMO para extenderse desde la formulación de la estrategia a través de la realización de los beneficios.
  • Diseñan el control para focalizar a la alta dirección en puntos estratégicos.
  • Integran la realización de los beneficios al ciclo completo.
  • Implementan herramientas de gestión de portfolios que otorgan un análisis y una visibilidad de alto nivel e informan a quienes toman las decisiones.
  • Amplían las competencias del personal de la PMO para incluir la planificación estratégica y el análisis de la inversión.
  • Implementan herramientas de gestión del conocimiento para capturar, categorizar y distribuir los mejores métodos y las lecciones aprendidas.

Por División consultoría de Evaluando Software
basado en PMI y aportes de empresas vendedoras.

 

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