Business Intelligence para todos

¿Cómo instalar una solución BI en su compañía? Todas las empresas necesitan contar con información precisa para una buena toma de decisiones. Considerando esto, la pregunta no es: “¿necesito una solución de business intelligence?” sino : “¿qué solución de business intelligence es la adecuada para mi?”.

El lugar del personal de TI

En pocas palabras, las empresas precisan business intelligence para poder comprender su performance diario así como a largo plazo, de manera de tomar las acciones adecuadas para corregir los problemas y aprovechar las oportunidades. Sin embargo, existen algunos retos para lograr esto.

Algunas organizaciones cuentan con una cantidad enorme de datos crudos, pero no existe manera de integrarlos y poder analizarlos. Es obviamente útil saber que la empresa “x” compró 400 unidades de cierto producto. Pero con miles de clientes y cientos de productos unificar los datos es la única manera sensata de poder usar la información para la toma de decisiones.

Además, puede tomar mucho tiempo y muchos recursos de personal recolectar los datos porque se encuentran en sistemas diferentes que no se comunican ente ellos, de distintos proveedores de tecnología o que no cuentan con el proceso adecuado para extraer los datos en forma rápida y fácil.

Si un proceso de BI requiere que el personal de TI deba recolectar, analizar y crear reportes para algún grupo de de empleados, invariablemente llevará más tiempo para usar esos datos para la toma de decisiones. El involucrar a TI también puede llevar a fallas porque el personal de TI no comprende en su totalidad el tema del que se debe ocupar. Esto crea una falta de confianza en la precisión de los datos.

Las empresas que todavía dependen de hojas de cálculo tipo Excel para la recolección y proceso de los datos están en clara desventaja. Aunque las hojas de cálculo son flexibles y permiten que cada individuo tenga el control de las mismas, pueden ser ineficientes.

La lucha por conseguir datos es solo una parte del problema. Muchas empresas no cuentan con un formato coherente y consistente para presentar la información correspondiente a las métricas individuales del negocio.

La consistencia de datos también conlleva inseguridad en el proceso de la toma de decisiones. Una empresa puede utilizar sistemas diferentes que almacenan el mismo tipo de datos, pero en un formato diferente, de manera que resulta difícil comparar y unificar. Frecuentemente, existe un conflicto sobre cual hoja de cálculo o versión contiene la información más precisa. Distintas divisiones o partes del negocio pueden contar con sus propios criterios para las métricas. En este caso, el tomador de decisiones se ve forzado a comparar manzanas con peras.

Algunas empresas cuentan con toneladas de datos pero no con la capacidad para transformar esos datos en información útil. Se requiere a los empleados organizar manualmente los datos o que utilicen herramientas analíticas que resultan rudimentarias y lentas porque la solución BI es poco flexible para recolectar datos y realizar los procesos de análisis con suficiente rapidez.

Cómo la solución adecuada de BI puede resolver estas trabas

Implementar la solución de BI correcta puede ayudar a eliminar los obstáculos en el acceso a la información y al análisis que impide una buena toma de decisiones, creando numerosas oportunidades de optimizar los procesos claves y mejorar las decisiones precisas en el momento justo.

No existe un formato standard de BI para todas las empresas. Pero si existen características comunes de lo que constituye una solución ideal de business intelligence:

  • Foco en los usuarios del negocio y en su capacidad para una mejor y rápida toma de decisiones
  • Una interfaz fácil de usar que minimiza los requisitos de capacitación y el involucramiento del personal de TI en actividades de BI.
  • Incorpora y consolida datos con datos financieros y no financieros de alto nivel y detallados disponibles en tiempo real.
  • Se conecta a cualquier sistema, transfiriendo los datos a y desde otros sistemas de software directamente o vía interfaces.
  • Ofrece el nivel de información que los usuarios requieren: desde herramientas sofisticadas de análisis hasta reportes y tableros más amplios.
  • Soporta planeamiento operacional y financiero
  • Optimiza el cumplimiento y asegura el acceso a información critica del negocio
  • Cuenta con la habilidad para fácilmente evolucionar para cumplir con requisitos nuevos a media que vayan surgiendo.

Relevamiento de opciones de business intelligence

La mejor opción para cumplir con los requisitos de BI será determinada en gran parte por la complejidad del negocio y del rol que juega la información.

Para pequeñas empresas con una línea de productos limitada, poco alcance geográfico y un número modesto de clientes, un proceso basado en hoja de cálculo puede ser suficiente. En estas empresas. La toma de decisiones es responsabilidad de una persona o de un pequeño número de personas.

Para empresas más complejas, el uso de hojas de cálculo para facilitar la toma de decisiones resulta insuficiente. Existen demasiadas variables y punto de datos para poder agregar y analizar los datos en forma eficiente. Si el negocio es relativamente simple, con una pequeña cantidad de productos, clientes, sitios y empleados las empresas pueden quizás arreglarse para la recolección básica de información, gestión y análisis con una solución empresarial de amplio espectro.

Empresas que cuentan con una gran cantidad de ERPs, gestión financiera o con otros sistemas corporativos, necesitan contar con capacidad específicas de BI. Estas organizaciones son demasiado complejas y cambiantes para depender de un sistema manual o sencillo de business intelligence.

En estas situaciones, las prestaciones de BI que dependen de los sistemas transaccionales y de los recursos de TI no pueden satisfacer las demandas internas de reportes, análisis, presupuestación y cumplimientos. Las fuentes de información son simplemente demasiado amplias. Los empleados que necesitan la información son demasiados y con responsabilidades muy diversas.

Las soluciones de BI claramente jugaran un rol central en ayudar a las empresas a administrar el enorme crecimiento de la información del negocio.

Por Fernando Barilari,
Director regional,
Infor Cono Sur,
http://latinamerica.infor.com/soluciones/erp/

 

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