El cambio sistémico ¿es indispensable?

¿Cómo utilizar las mejores prácticas? La gestión del conocimiento en las empresas es fundamental, para lograr competir y para ello, necesitamos herramientas sistémicas de apoyo.

Las empresas necesitan utilizar el conocimiento para poder competir en un mercado en el que se la juegan pequeñas y grandes empresas.

Así como el pilar fundamental de la sociedad es la familia, en las empresas es el conocimiento, que es inherente al ser humano, por lo tanto, lo que se debe administrar no es el conocimiento, sino los sistemas que poseen para utilizarlo ya que éste por si solo no sirve de nada, si no lo usan en toda la organización en forma integrada y sistémica.

Las personas deben desarrollar una labor cooperativa en la cadena administrativa y de gestión. Sin embargo, las empresas terminan desarrollando una estructura muy poco cooperadora, mecanismos espontáneos, que tienden a estandarizar la labor de cada trabajador, intentando encontrar el menor esfuerzo, y finalmente la empresa se vuelve un monstruo que camina lento, lleno de procesos administrativos que no potencian los procesos de negocio.

Gráfico 1- Grado de uso de herramientas de gestión del conocimiento

Grado de uso de herramientas de gestión del conocimiento
Fuente: Evaluando Software en base a 108 casos

Para disminuir excesos, de un trabajo laborioso poco cooperador, hay que hacer un cambio, que permita a las personas desarrollarse y puedan aplicar potencialidades como fuente de innovación empresarial.

Primero que todo, hay que producir el cambio en los niveles estratégicos y directivos, para que posibiliten dicho cambio y luego es necesario que lo apoyen con herramientas que les posibilite gestionar el conocimiento de cooperación en la organización.

La parte básica de este apoyo son los sistemas de gestión operativa y administrativa ERP (Enterprise Resource Planning), o CRM (Customer Relationship Management) para la atención de clientes y herramientas de workflow.

¿Cómo efectúo el cambio?

¿Cómo un cambio paulatino y constante? ó ¿drástico y productivo?

Un enfoque de Re-Ingeniería, proveerá de una estructura piramidal más plana, logrando con ello que los procesos administrativos sean más ágiles, con una cadena administrativa menos extensa, con procesos administrativos muy aterrizados y orientados a los procesos de negocio, teniendo como resultado una organización más dinámica y eficiente, con líderes de conocimientos en cada proceso de negocio, un grupo humano en contacto directo con las decisiones corporativas, incentivados, en las tomas de decisiones, participativos y capacitados para poder aportar innovación y potenciados en la comprensión de las políticas de la empresa y toda la información que deben tener a disposición en los sistemas.

Tabla 1 – Diferencias entre gestión de conocimiento y gestión de información

Diferencias entre gestión de conocimiento y gestión de información

Con una dirección apoyada por procesos de balanced scorecard (Herramienta de Gestión estratégica) para disminuir las fuentes de poder y minimizar las diferencias políticas entre las unidades, y sincronizados con los objetivos de la empresa, para lo cual se deben apoyar por una herramienta de Business Intelligence para ir midiendo esta sincronía, más otras herramientas especificas para cada unidad, como los workflow, para eliminar los cuellos de botellas en la organización y poder medir responsabilidades en la entrega oportuna y efectiva de los documentos al interior de la empresa y del cliente también.

Por Jorge Rojas Bórquez
Tecno Team Chile S.A.
http://www.tecnoteam.cl/

 

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