¿Qué Software es apto para su empresa?

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BPM, siglas del inglés Business Process Management, es una solución en software de gestión de procesos cuyo principal objetivo es que la empresa pueda reflejar su operación en un flujo. De esta manera, consigue tener una visión clara de cómo actúan las personas y cómo generan su oferta de valor tras los procedimientos y tareas ejecutadas, en qué orden y por quién.

Componentes

Un sistema BPM debe tener unas características y componentes mínimos para dar soporte a las necesidades que se deberían de cubrir.

Desde el punto de vista de la filosofía del sistema debe de seguir unas directrices para que pueda cumplir sus objetivo:

  • Fácil descripción: Los procesos deben de ser entendibles por todos los participantes en cada momento, se suelen utilizar diagramas gráficos estandarizados.
  • Liderazgo: La metodología deberá definir claramente los usuarios, roles y tareas concretas para el desarrollo de los procesos.
  • Creación/adaptación del software: La metodología deberá adaptarse al software existente y modificar lo menos posible la forma de trabajar de los usuarios antes de la implementación. El objetivo es que la implementación se adapte al usuario y no al revés.
  • Personalización: Se debe de posibilitar la personalización de los procesos para cada rol o usuario.
  • Agilidad en los procesos: Cuando se estudien los procesos no se debe de realizar la construcción del sistema basándose en un proyecto estándar, sino en principios ágiles para la organización.

El personal externo o de la propia empresa que realiza el diseño de los procesos utilizando un editor gráfico, el cual después es capaz de generar el código. También puede haber terceras que puedan estar involucradas en el proceso, para su aprobación por ejemplo.

El código generado se puede ampliar y mejorar por personal especializado, de manera que la base que se ha realizado con los elementos gráficos se pueda particularizar para algunos procesos que sean difíciles o imposibles de generar con las herramientas gráficas.

Prestaciones de un BPM

Desde el punto de vista práctico se debe de contar con una serie de prestaciones que se muestran a continuación, como compilación de distintos autores.

Entorno gráfico de diseño

Herramienta que permita la modelización del proceso o proyecto que se quiera introducir en BPM, de manera que se pueda ver la secuencia de actividades que existe en su ejecución. Este tipo de herramientas disponen de pequeños módulos que se pueden arrastrar y soltar en la pantalla para modelar el sistema (drag-and-drop), estos gráficos después generan código BPEL o XML.

Middleware

Es el software que facilita la comunicación del motor con las aplicaciones que se usan en el BPM, para ello invoca a subprocesos sin utilizar las interfaces propias de estos programas y también sirve como adaptador de servicios web pudiéndose comunicar con independencia de la ubicación geográfica de los sistemas.

Metadatos

Son datos acerca de datos, dan información para que los programas y las personas sepan dónde buscar la información que se requiere. Los metadatos son por ejemplo atributos como rol, usuario, sistema, servicio etc.

Interfaz de usuario

La interfaz de usuario debe de ser sencilla de comprender y de ser personalizable para evitar datos o pestañas innecesarias para el usuario o para esa parte del proceso. También debe de servir para dar alertas y el estado de los procesos ahorrando flujo de información como correos electrónicos.

Monitorización y manejo de excepciones

El administrador del sistema o del proceso debe tener la posibilidad de realizar un seguimiento en tiempo real de la evolución de los procesos y las actividades que contienen. Esta prestación es necesaria para el manejo de excepciones en el sistema y para la monitorización de los procesos, con el objetivo del testeo de los procesos, nuevas implementaciones o el control de la productividad.

Reglas de negocio

La forma en la que la información avanza o fluye dentro de la organización viene dictaminada por sus reglas de negocio. El sistema debe de ser capaz de gestionar estos flujos de información entre los usuarios o departamentos.

Simulación

Se debe de poder generar procesos que solo se ejecuten por parte de los desarrolladores con el fin de probar cambios y no interferir en el funcionamiento normal de los usuarios. También se tiene que disponer de un elemento de generación de flujo de casuísticas para poder probar los procesos, que junto con la recogida de información del proceso de una visión del estado a los desarrolladores.

Ejecución en la nube

El sistema debe de ser capaz de conectarse a internet o de ejecutarse en varios servidores para que los desarrolladores y usuarios no deban de estar
condicionados a un único servidor, por seguridad y por autonomía. Además este aspecto es importante para la escalabilidad del sistema, puesto que si crece de volumen debe de ser capaz de hacerlo y no limitarse al tamaño del servidor.

Automatización

La automatización de ciertas tareas y aspectos repetitivos debe de ser posible para descargar a los usuarios de tiempo de trabajo improductivo. Además se debe de ser capaz de realizar estas acciones con el uso de los metadatos, de forma que según el estado, el rol u otra característica se pueda realizar una acción determinada y conocida por el sistema. De esta forma existirá una auditoría en todo el sistema que posibilita conocer qué usuario ha ejecutado qué tarea y cuándo.

Estándares

Los estándares en materia de códigos y actuaciones debe de darse entre todos los implicados en el sistema BPM, incluso es importante que los elementos gráficos sean estandarizados y conocidos por todos, el símbolo más simple debe de ser definido y aceptado por todos. En ese intento surge el sistema BPMN, Business Process Model and Notation, que pretende ser la guía básica para los sistemas BPM. Algunos de los elementos básicos son:

  • Tareas.
  • Usuarios.
  • Roles.
  • Rutas.
  • Reglas de transición.
  • Datos (de control y relevantes).
  • Eventos.
  • Plazos.
  • Políticas y procesos.

Fuente: Fuente: Escuela técnica superior de ingeniería, Universidad de Sevilla, Implementación de un BPM en una PyME, Pedro López Garzón.

Adaptado por la división consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

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