¿Qué Software es apto para su empresa?

Acceda a nuestros evaluadores

Los desafíos se renuevan minuto a minuto. Las demandas de los clientes se complejizan cada vez más. La competencia nos acorrala. Y sin embargo, todo parece estar bien siempre y cuando sepamos definir objetivos para no caer y poder crecer.

Convengamos que la búsqueda del crecimiento sustentable es un denominador común dentro de las preocupaciones de las organizaciones.
Cada vez que mantengo reuniones con gerentes o dueños de empresas, todos coinciden en que quieren o deben mejorar sus procesos de negocio. Los motivos son muy diversos, pero siempre queda en claro que para definir objetivos de crecimiento necesitamos:

  • Entender a nuestros clientes.
  • Mejorar la productividad.
  • Acercarnos a nuestra fuerza de ventas.
  • Mejorar los controles.
  • Automatizar.
  • Avanzar en el plano web.

En el mundo empresario de las PyME, muchas de las empresas que conocemos han nacido y crecido gracias al esfuerzo de su dueño, una figura central que se caracteriza por:

  • Ocupar un rol imprescindible en el planteo, tratamiento y resolución de todos los problemas de la empresa.
  • Tomar decisiones en base a información no formal, ya que los flujos normales no son capaces de generar información en el tiempo y calidad necesaria.
  • Participar en todas las decisiones importantes de la compañía.
  • Trabajar con múltiples registros de las operaciones de la empresa -que no están integrados u organizados bajo un entorno común.
  • Manejar de inicio a fin todos los procesos de trabajo ya que no son lo suficientemente claros.
  • Acaparar las decisiones de mejoras debido a la ausencia de iniciativas por parte del resto de los colaboradores.
  • Administrar y controlar la caja de la empresa.

Cada compañía, naturalmente, tiene un grado de madurez diferente y puede estar más lejos o cerca de la profesionalización. Lo que sí está claro es que, a partir de determinado volumen de negocio resulta imprescindible, para continuar creciendo, transitar por el camino de la mejora profesional. Y aunque es cierto que se puede crecer de cualquier otra forma, lo que intentamos evitar aquí es perder el control, perder clientes y perder colaboradores valiosos. Bajo este escenario, el crecimiento requiere profesionalizar las organizaciones. Para hacerlo se debe prestar especial atención a tres aspectos: la estrategia, la gente y la información y los procesos.

Estrategia

La definición de la estrategia se inicia con la incorporación de una Visión y Misión, las cuales deben ser compartidas a lo largo y ancho de la empresa.

Estos atributos permiten alinear a todos los recursos humanos y definir objetivos de la organización. De esta forma, se convierten en la base para los procesos de planificación y de toma de decisiones estratégicas. Si bien la misión define hacia dónde vamos, no indica cómo lo haremos. Por eso, necesitamos establecer una estrategia que nos guíe y nos permita definir objetivos, identificarlos y cumplirlos, que sean concretos como: abrir 10 sucursales; mejorar la rentabilidad en un 5 por ciento; o incrementar las unidades fabricadas en un 50 por ciento.

Capital humano

Las decisiones vinculadas con la gente son también determinantes para el logro de definir objetivos de la empresa.

Para garantizar el crecimiento, debemos contar con una estructura que acompañe la evolución natural del negocio, manteniendo la autonomía de los empleados y garantizando su acceso a la información.

En este sentido, debemos superar los retos que plantea la gestión de capital humano y pensar en un modelo de incentivos que premie la contribución y el esfuerzo real de las personas, reconociendo sus talentos, competencias y niveles de motivación. Así, lograremos identificar a los líderes del equipo y fortalecer la cultura organizacional.

Información y procesos

Coincidimos en que lo que no se mide no se gestiona, por lo tanto, es vital implementar procesos que garanticen información y control. Para lograrlo, debemos considerar una serie de buenas prácticas que contribuyan a mejorar nuestro sistema de información y control.

Cuando una empresa crece, no hay forma de manejar los números por sensaciones. De lo contrario, pueden generarse grandes pérdidas o fracasos. Por esto, la contabilidad y las finanzas se deben considerar como aspectos críticos. Su implementación conlleva a la puesta en marcha de una cultura de imputación y registración contable y a la utilización de herramientas de análisis para entender rápidamente la salud económica y financiera del negocio:

  • El balance de sumas y saldos no debe considerarse como un documento que administra el contador y que se presenta en cada cierre de ejercicio. En la práctica, es un elemento formal que, a través de un sistema informático, permite administrar la contabilidad en línea y nos suministra información para la gestión diaria. Es por ello que se debe pensar en un plan de cuentas que permita medir los hechos significativos de cada industria y negocio.
  • El estado de resultados es una herramienta central para la gestión ya que resume una gran cantidad de información en un número reducido de indicadores críticos.
  • El estado de origen y aplicación de fondos complementa la información económica de la empresa dejando conocer qué parte de las ventas se han cobrado y qué parte de las compras fueron pagadas.
  • Respecto al flujo de fondos proyectado, no sólo debemos conocer la situación real, sino también poder anticipar nuestra posición financiera y tomar las acciones correctivas necesarias para evitar caer en situaciones de desorden o desconcierto. Para ello, es necesario poner en marcha nuestro flujo de fondos proyectado y disponer de información que permita anticipar la exigencia de fondos.

 

Planificación y presupuesto

Parece básico, pero no todas las empresas planifican escenarios, presupuestan y luego controlan los resultados.

Planificar y controlar es casi la regla básica para llevar adelante cualquier negocio.

El problema es que para crecer debemos formalizar esta tarea, que inicialmente sólo ocupa al dueño y que luego debe extenderse a la totalidad de la organización. Este proceso de ajuste del presupuesto permite a las empresas:

Definir objetivos

El presupuesto determina las metas generales de la empresa y las particulares de cada proceso y/o sector. Si todos los recursos humanos pueden definir objetivos claros, seguramente, lograrán alcanzar los resultados esperados.

Implementar un esquema de incentivos

A través de esta herramienta es posible estructurar un modelo de premios a partir de métricas vinculadas con el cumplimiento de los objetivos de cada área.

Planificar

El presupuesto permite generar escenarios que, en consecuencia, despliegan acciones que nos preparan para resolver cada situación de la mejor manera posible.

Controlar

Cuando comparamos el presupuesto con la realidad, podemos tener el control y podemos realizar las acciones correctivas necesarias para reencausar el negocio.

Aprovechar la tecnología

No hay otra forma de gestionar una empresa que no sea a través del uso de la información. En este sentido, la tecnología asume un rol protagónico ya que permite administrar de forma eficiente, logrando el mejoramiento de los procesos, el control de todas las operaciones y la integración y comunicación entre todas las áreas de la empresa. Es por esto que las inversiones en sistemas requieren de planificación.

La tecnología no debe entenderse como un fin en sí mismo, sino como un medio, una herramienta que nos permitirá ejecutar nuestra estrategia de negocio.

El problema del problema

A menudo, recibo consultas donde la visión del problema o necesidad a resolver no considera a la organización como un todo. Por ejemplo, en este último año hemos ayudado con mi equipo a diversas empresas a mejorar aspectos vinculado a sus fábricas. En uno de los casos el cliente necesitaba mejorar la planificación de la producción. A pesar de que el problema estaba claro, quisimos tener una visión más general del negocio y comenzamos con un pequeño trabajo de relevamiento para comprender todos los procesos.

Lo que inicialmente era un problema de planificación de producción, terminó involucrando a compras, inventarios, procesos de movimientos de productos, definición de artículos, y mucho más.

Este caso demuestra que para implementar mejoras es necesario tener una visión integradora del negocio, y para esto debemos alinear el plan de sistemas con el plan de negocio.

Optimizar los procesos

Cuando uno trabaja en la optimización de procesos, lo primero que debe realizar es la construcción de un mapeo. Esto no es más que realizar un mapa de los procesos y establecer sus relaciones, tratando de identificar cuál es el valor agregado que generan. Para su construcción, lo primero es entender cuáles son los procesos clave de la empresa, distinguiendo entre los operativos y de soporte.

Una vez resuelto el mapeo actual, tendremos que trabajar sobre las mejoras de cada proceso teniendo siempre en consideración al cliente y los resultados.

Todo lo que hacemos lo hacemos para satisfacer a un cliente y, por lo tanto, los procesos no son ajenos a esta realidad.

La orientación a resultados también es clave. Los procesos son los responsables de generar resultados económicos para la empresa. Procesos alineados con los resultados garantizan la sustentabilidad de la organización.

 

Tableros de control

Se trata de un aliado para gestionar los procesos. No sólo permiten armar indicadores vinculados con definir objetivos estratégicos, como ventas deseadas o cantidad de nuevos clientes, sino que también permiten medir los procesos y tener información respecto de cómo están funcionando. Así, por ejemplo, podemos medir la cantidad de re-procesos realizados por nuestra fábrica o la cantidad de devoluciones de nuestros clientes.

La Mejora Continua de las organizaciones requiere atender múltiples frentes, todos de enorme importancia. Finalmente, se trata de mejorar todos los procesos para estar preparados y hacer crecer la empresa, sin que esto signifique perder el negocio.

Por Victor Mercol
Director de Servicios de Red Plataforma.

 

¿Qué Software es apto para su empresa?

Acceda a nuestros evaluadores