Documentación en E-mails

Es importante conocer que el e-mail es una herramienta de comunicación muy eficaz. No es para ser utilizado como resguardo de documentación, por tal motivo, no hay que utilizarla con esa finalidad.

Un mail puede ser usado como prueba documental válida si se tiene firma digital y si se utiliza otro tipo de herramienta. Se deberá tener cierto resguardo para su validez judicial. Por ejemplo que cuente con una o dos de las tres características de firma digital, es decir Autenticidad, Integridad y No repudio.

Lo recomendable entonces es utilizar firma digital para utilizarse como un medio de comunicación y si se envía un archivo/documentación la entrega de una “cosa” esté firmado por quién lo origina y el destinatario pueda abrirlo con una clave determinada, entonces allí lo entregado con esta firma digital tendría validez legal.

El comunicarse más y mejor a través de esta herramienta, hace que día a día se acorten las distancias y mantenga un historial de lo dicho, ya sea sobre ciertas cuestiones comerciales, personales o definiciones laborales entre otras. Sin embargo, lo importante que es que no quede en un historial de cadenas de mails imposible de seguir o mantener actualizado alguna definición o cuestión comercial. Por ello es recomendable utilizar un archivo de texto con extensión .doc, txt u otro tipo de programas que pueda mantener su contenido siempre actualizado y desde cualquier lugar.

Formalizar una documentación por mail, es tan importante como el hecho de ser aprobado formalmente. Por lo tanto se deben considerar las siguientes claves:

  1. Indicar bien qué se debe escribir como “Asunto” del mensaje.
  2. Seleccionar bien cuáles serán los destinatarios que recibirán el mensaje.
  3. Cuál es el archivo adjunto que se enviará por esa vía de comunicación.
  4. Cuál será el mensaje a difundir.

No es recomendable que el cuerpo de un e-mail se use como una combinación de idas y vueltas para definir una secuencia de documentación o una política de comercialización o dejar asentadas diferencias entre las partes. Por ejemplo, expresar cuestiones de índole comercial o profesional o dejar establecido los trabajos pendientes o una minuta de la última reunión.

En cambio, es recomendable usar esta vía de e-mails para que se adjunte documentos para su posterior aprobación y/o formalización.

Autor: Lic. Gastón Terán

 

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