¿Qué Software es apto para su empresa?

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Es importante resaltar que América Latina se está transformando en una sociedad de información, y la documentación adquiere cada día mayor relevancia. Profesionales, Operarios, Usuarios finales, Empresas, Clientes, Proveedores, Competidores, Instituciones de Capacitación, Servicios de Información y Tele-documentación, Industria de la información, Sistemas electrónicos de recuperación de la información y la Justicia, precisan conocer la documentación y sus tecnologías, así como las técnicas y sistemas de acceso a la información.

Ya nos recuerda, en 1995, Nuria Amat Noguera en su libro “La Documentación y sus Tecnologías” que La documentación es una ciencia del siglo XX; su origen está relacionado con el crecimiento de la información científica. A partir de la segunda guerra mundial, la producción de literatura científica (libros, artículos, ponencias, etc) crece de forma exponencial, pero sólo con la aparición de la computadora y sus derivados empieza a hablarse de una explosión de la información y de una industria muy competitiva de la misma. Es en este momento, hacia la década de los sesenta, cuando la documentación se afianza y adquiere un estatuto científico.

La documentación es una ciencia moderna y como tal, es una ciencia interdisciplinaria, la misma está sujeta a la evolución de otras materias y se encuentra íntimamente relacionada con la informática y telecomunicaciones.

Datos e Información – Fuente de toda investigación

La información se ha convertido en un objetivo prioritario para la toma de decisiones y adquisición de conocimiento inmediato. Rapidez, exhaustividad, precisión y fiabilidad son requisitos esenciales que solicita todo lector Empresario, Profesional, Juez, Idóneo, Técnico y Operario. En este sentido, podemos decir que las empresas deben obtener de un sistema: producción, organización, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.

Para el logro de este gran objetivo, y que se cumpla con las mejores garantías, es que, al momento de ser implementado un Sistema ERP (siglas en inglés de Enterprise Resource Planning), se debe integrar con una metodología que considere importante el hecho de: qué documentar y el cómo documentar; como así también elegir una metodología de cómo gestionar un proyecto.

Un proyecto sin información es un proyecto que no puede ser bien gestionado, y mucho más si no tiene planificación o si la misma es inadecuada, lo cual generaría tiempo y costo adicional para finalizarlo.

La comunicación es una herramienta que debe ser utilizada en todo proyecto. Y todo administrador debe contar con esta habilidad para que la gestión sea bien comunicada tanto sea formal o informalmente. Para generar información adecuada debemos asegurarnos la calidad del dato que vaya a procesarse.

Metodología y la forma de trabajo

La finalidad de elegir una metodología y su forma de trabajo es para producir conocimiento y determinar tanto el alcance del sistema como establecer sus procesos. La metodología elegida es un factor inherente al momento de implementar un Sistema ERP. Es tan importante el método de documentar como el hecho de gestionar el proyecto de implementación ERP.

Hay herramientas de gestión de mejores prácticas, como por ejemplo, la guía de PMBOK del PMI- Project Management Institute. El desafío de una Gestión Profesional es trabajar con una Metodología de Administración de Proyectos; que la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en las actividades de un proyecto sirvan para satisfacer los requisitos esperados por el cliente.

Trabajar sin metodología y procesos puede ocasionar problemas como por ejemplo tener dimensionamiento inadecuado, rutinas erradas, falta de planes de acción, dificultades para identificar la causa-raíz de un problema.

En este sentido, según el PMI, la Gestión de un Proyecto se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de la Dirección de Proyectos: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento-Control y Cierre.

Una vez elegido el Administrar de Proyecto, se debe articular el método de trabajo Cliente/Implementador de ERP.

Normas que ayudan

Si una empresa ya cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad –SGC- implementado, o está trabajando con normas estandarizadas, se podría decir que este valor agregado con que cuenta la empresa permitirá agilizar y ayudar a que la Implementación del producto esté alineado con el proceder de las personas que adoptarán dicho sistema. En una gestión de proyecto ya sea para implementar un sistema, construir una casa, o fabricar un automóvil, se debe:

  • Identificar los requisitos.
  • Establecer objetivos claros y posibles de realizar.
  • Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.
  • Equilibrar las demandas de alcance, costos y tiempos.

Cada etapa del proyecto y en sus respectivos hitos se requiere que haya documentación mínima, la misma surge de la buenas prácticas aceptadas y, de esta manera, los próximos proyectos pueden trabajarse con una guía mínima de documentación que contenga:

  • Acta de alcance del pr proyecto/proyecto con su correspondiente Cronograma.
  • Apertura de Carpeta de Pre y Proyecto para su documentación como por ejemplo: Inicio, Planificación,
  • Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre.

El administrador del proyecto, debe dejar documentado y registrado, en cada etapa, la gestión y avance del proyecto por ser muy útil para cualquier auditoría, reunión con la alta gerencia, equipo de trabajo o terceros involucrados. Este tipo de documental es indispensable para registrar evidencias de lo que se hizo y de lo quedó pendiente.

La información adecuada y disponible en tiempo y forma, resulta de gran utilidad en el análisis y mitigación de riesgos. Por otro lado, conocer el estado actual de la situación del proyecto, a través de frecuentes reuniones de avance, permite que los problemas que surjan puedan ser tratados antes que se conviertan en problemas mayores.

El seguimiento del proyecto, visto en reuniones de trabajo es donde se puede:

  • Comparar el grado de avance de las actividades del plan vs. lo real.
  • Analizar el desvío e impacto/riesgos si los hubiera, y ser tratados en conjunto con las partes involucradas del proyecto.

Esta actividad es considerada una pieza importante para tomar a tiempo el curso de las acciones y de forma controlada la ejecución del proyecto. Las personas involucradas deben tener acceso con sus perfiles/permisos a la documentación e información documentada. Es importante contar con una estructura de archivos y almacenar la documentación que se elabore en el transcurso de la implementación ya sea técnica o no, por ejemplo:

  • La documentación y avales del alcance y/o cambios del proyecto
  • El Cronograma con la línea base definida, que incluya Etapas, actividades y tareas del proyecto; Fecha de inicio y final; Responsables asignados, Duración de la tarea, Presupuesto entre otros.
  • Los entregables de cada etapa/fase del proyecto con su aval y su formato pre-definido.
  • Las minutas de reunión con sus datos mínimos: Temario, Fecha de realización, Nombre de los Participantes, Desarrollo de la reunión, Próximos pasos y Acciones.
  • La documentación técnica: parametrización / desarrollo; especificación funcional; guías técnicas de instalación y mantenimiento; Modelo de datos; estructura de base de datos; modelo de diccionario de datos; documentación de interfases; configuración de seguridad.
  • La documentación del usuario final; modo de operar el sistema.
  • La documentación para el testing: casos de uso y manual de usuario final.

La documentación e información elaborada en la Gestión del Proyecto, da una visión integral del proyecto desde el inicio hasta la finalización del mismo, y permite que un empresario, juez, auditor, profesional, técnico, operario o perito oficial de justicia, cuente con los registros y las evidencias necesarias para conocer hitos alcanzados y cómo se fue desarrollando y realizando cronológicamente cada una de las actividades de implementación. Por otro lado, también conocer los desvíos que se hayan suscitado en el transcurso del tiempo y qué acciones se tomaron para corregir problemas y/o qué planes se consideraron y aplicaron para mitigar los riesgos detectados.

Al finalizar una implementación de un sistema ERP, es muy importante conservar y asegurar tanto la documentación generada en el proyecto como así también el producto finalizado y entregado al Cliente.

Esta prueba de resguardo por las partes puede ser utilizada en el futuro tal vez para realizar un traspaso de líderes de desarrollo, o como prueba documental en un juicio que genere cualquiera de las dos partes o por un tercero.

Autor: Lic. Gastón Terán.

 

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