El mundo BPM

A fin de hacer mejoras para la empresa, usualmente se contrata una consultoría especializada en procesos para hacer la diagramación, el rediseño y la evolución de los mismos. Luego de un tiempo, se cambian los procesos con el fin de mejorar pero en ese momento, la empresa, está atrapada en una situación que dificulta su propia evolución: ¿cómo adaptar los documentos que la consultoría anterior dejó sin volver a contratar a la misma y sin haciendo que una nueva haga de nuevo toda la diagramación? Fácil, utilizando una herramienta de BPM (Business Process Management).

El mundo BPM

BPM es una solución en software de gestión de procesos cuyo principal objetivo es que la empresa pueda reflejar su operación en un flujo. De esta manera, consigue tener una visión clara de cómo actúan las personas y cómo generan su oferta de valor tras los procedimientos y tareas ejecutadas, en qué orden y por quién. La solución BPM es de gran beneficio para que los procesos de las empresas estén diagramados. Sus aplicaciones pueden ir desde simples mapeos de macro procesos para requerimientos mínimos de implementaciones de norma ISO, auditorías, hasta la diagramación en el nivel de tarea de manera que guíe a cada una de las personas que van a ejecutarlas en la empresa.

De manera genérica, la utilización de una solución BPM permite un conocimiento más profundo de los procesos que se están ejecutando en la empresa, e involucra a todos en la cadena de generación de valor de la misma. Con las mediciones, es posible lograr administrar “cuellos de botella” o puntos de ineficiencia en la organización y cambiar sus procesos de manera más dinámica. De esta manera genera un avance en el nivel de competitividad de la empresa que le permitirá, en una visión más estratégica, ser más eficiente, lo que se traduce en un diferencial para sus clientes finales o márgenes de ganancia superiores. Como consecuencia, las personas empiezan a desarrollar dos grandes papeles en la organización:

  1. Las que ejecutan procesos
  2. Las que los diseñan

Gracias a esto, los puestos más calificados de la organización pueden dedicarse realmente a utilizar su capital intelectual en la creación e investigación de procesos y la optimización de ellos. Así, se logra que esto traiga un retorno más grande sobre el monto que invierte la empresa en sus sueldos y/o dándoles más tiempo para análisis y evaluaciones de operación.

Dentro de una organización, todos los procesos son beneficiados por la utilización de una solución de BPM, ya que es posible comprender en qué momento están los procesos, cuáles son sus próximos pasos, por quién deben ser ejecutados y cuáles son los niveles de aprobación requeridos en cada uno de ellos. Además, al ser utilizado en conjunto con una herramienta de ECM (Enterprise Content Management), todos los documentos generados por el proceso son archivados de manera estructurada para consultas futuras. Así, la rastreabilidad de todo el flujo de proceso es garantizada por la herramienta, de manera que se pueda dar respuesta a algunas de las preguntas más cotidianas de la dinámica de una organización:

  • ¿Quién hizo algo?
  • ¿En qué tiempo?
  • ¿Quien los aprobó?
  • ¿Cuáles son las evidencias generadas?

Algunos casos exitosos

Al final, debemos entender que los procesos de las empresas no se pueden estancar y que cambian a partir de los movimientos de la competencia y del mercado, o por la búsqueda de una eficiencia más grande o por la capacidad de las empresas de adaptarse a las nuevas condiciones que se presentan. Obviamente, la evolución no depende sólo de las herramientas que utilizan para poner en práctica las nuevas ideas y procesos, sino también de las restricciones que estas propias herramientas permiten, así como de la capacidad de percepción de su personal que esté alineado con la capacidad de emprender de la organización (incluso el intra-emprendimiento). Esta dinámica y las restricciones de ellas derivadas, son pasos determinantes para la perpetuidad de las empresas a largo plazo.

Aunque una empresa tenga excelentes procesos para el día de hoy, las necesidades van evolucionando cotidianamente y posiblemente de manera aislada en cada uno de sus procesos o tareas de trabajo. Esperar para evolucionar a toda la empresa de una sola vez, puede resultar en que estas micro evoluciones dejen de tener sentido o su eficiencia sea perdida o rebajada tras el no aprovechamiento de la ventana de oportunidad con que ella surgió.

Por Douglas Medeiros,
Gerente General TOTVS Andina

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