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“Un juicio, que normalmente tomaba un año y medio, se pudo resolver en dos meses y medio al utilizar la nueva herramientas”, Alberto Spezzi, Subsecretario de Tecnología Informática del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires.

  • La CSBA (Corte Suprema de Justicia de Buenos Aires) montó sobre la plataforma Avamar EMC su Sistema de Gestión
  • Integral Multi-Fuero y Multi-Instancia denominado Augusta.
  • Avamar EMC solucionó el almacenamiento, backup y respaldo de los grandes volúmenes de información generado en los Departamentos Judiciales de Bs.As.
  • Augusta es el proyecto de renovación tecnológico más profundo que se haya realizado alguna vez en el Poder Judicial.
  • “Un juicio que antes demoraba un año y medio, ahora toma apenas dos meses y medios utilizando todas las herramientas de gestión” el cual se registran todos los datos vinculados a los procedimientos judiciales de la provincia.

Transformación TI del Poder Judicial

En 2008 y bajo la gestión del Licenciado Alberto O. Spezzi, Subsecretario de Tecnología Informática del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires, se dio comienzo al mayor y más profundo proceso de transformación IT.

La Subsecretaría de Tecnología Informática del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires tiene a su cargo la dirección, coordinación y ejecución de los procesos de desarrollo, implantación y actualización de tecnologías de la información y comunicaciones en todo el ámbito de la Administración de Justicia.

Desde el inicio, los objetivos principales de la Subsecretaría fueron garantizar la seguridad, la integración y la accesibilidad a la información generada en todas las jurisdicciones. Se propusieron también, reducir los tiempos de gestión para todo tipo de trámites y causas, hacer un uso más eficiente de los recursos tecnológicos y poner a disposición de su personal herramientas de última generación que permitan brindar un servicio de calidad al ciudadano.

Estructura del Poder judicial de Buenos Aires

  • 19 Departamentos Judiciales
  • 16.000 empleados
  • 14.500 computadoras conectadas a la red
  • 400 servidores distribuidos
  • 83 bases de datos
  • Gestión de absolutamente todas las causas, trámites, averiguaciones, solicitudes contemplados en el código
  • Atención a Jueces, letrados, organismos públicos y ciudadanos

El diagnóstico

Testimonio de Licenciado Alberto O. Spezzi, Subsecretario de Tecnología Informática del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires.

“Cuando comenzamos a trabajar en 2008, lo primero que descubrí es que no teníamos un back up de la información generada y ese, era realmente el punto más flojo. En cada uno de los 19 Departamentos Judiciales había un equipo electrónico que guardaba la información en cintas magnéticas, por lo cual cada Secretario era designado como el responsable primero para el cuidado de los equipos, de esas cintas y de una cantidad valiosísima de datos sobre todas las causas judiciales, de vital importancia para el Poder Judicial y para miles y miles de personas”.

A esto debe agregarse que las cintas magnéticas se deterioran con frecuencia, sin posibilidad de recuperar su contenido. Por otro lado, los repuestos ya no se consiguen con facilidad y el costo de los repuestos es elevado, más un circuito logístico especialmente asociado al traslado físico de esa información, que se ponía en funcionamiento una vez al mes.

“Pasando en limpio: al finalizar el mes, cada Departamento Judicial transportaba las cintas magnéticas desde su ubicación (desde Trenque Lauquen por ejemplo), hasta nuestras oficinas en la ciudad de La Plata dónde eran archivadas en un cofre. Debíamos esperar que transcurra todo un nuevo mes para tomar conocimiento de las novedades”.

El Proyecto Augusta

La transformación IT a realizarse requería de una reestructuración completa de la infraestructura (hardware) y de las herramientas de administración (software). Ambos aspectos, debían ser lo suficientemente sólidos para soportar grandes volúmenes información al tiempo que era necesario potenciar la eficiencia de los recursos tecnológicos, mejorar la respuesta de los servidores y continuar desarrollando nuevos servicios y aplicaciones que correrían en la nube.

A partir de esta necesidad es que nació Augusta, que es el Sistema de Gestión Integral Multi-Fuero y Multi-Instancia en el cual se registran todos los datos de los casos a partir de la demanda, luego se registran los pasos de los procedimientos procesales, cuestiones vinculadas a las partes o personas intervinientes, la documentación anexa y aquella información que contribuya a su gestión.

Spezzi explica que para poder brindar un buen servicio, como punto de partida “debemos poder contar con elementos que garanticen la seguridad del resguardo de la información, que es el activo más importante del que disponemos, y que el acceso sea fácil y ágil. En este sentido, Augusta fue pensado como un tablero de control que nos permitiera unir todas las partes de un sistema que hasta entonces estaba atomizado”.

AVAMAR de EMC: La tecnología elegida

Una vez abierto el pliego, el proyecto Augusta fue compartido con las empresas que participaron de la licitación para que cada quien pudiera proponer la tecnología a utilizar, la implementación y el soporte que consideraban necesario para tamaña empresa.

“Desde Vertex Computers sugerimos la plataforma Avamar EMC. La conocemos, la probamos y sabemos que garantiza la máxima capacidad de recursos destinados al almacenamiento de grandes volúmenes de información y su back up. Permite una gestión ágil y a su vez, Avamar EMC deduplica datos en origen. De esta manera pudimos dar respuesta a todas las necesidades de la Subsecretaría”, recuerda Fernanda Pérez, integrante del equipo de Vertex Computers.

“Nuestro trabajo consistió en realizar un evaluación de todas las propuestas. Elegimos la plataforma Avamar EMC luego de haber realizado una comparativa del costo-beneficio con plataformas de otros empresas, se evaluó el soporte ofrecido, las capacitaciones que el partner ofrecía a nuestros recursos humanos con la confianza de saber que al ser de EMC, se trata de una tecnología que siempre se actualiza”, describe el Subsecretario.

“Todos nuestros clientes, partners y canales encuentran en Avamar EMC una plataforma que garantiza alta disponibilidad por años. Eso es porque Avamar EMC ayuda a elevar el nivel de protección de la información al tiempo que reduce significativamente los costos operativos. Además, presenta una ventaja cualitativa respecto de la competencia: ofrece una propuesta integral en la que el storage y el software forman parte de una misma y única iniciativa”, agrega Marcelo Fandiño, Regional Manager de EMC para Cono Sur.

La implementación

“Eran muchas las variables y las soluciones que teníamos que tener en cuenta al momento de comenzar la implementación. En anteriores oportunidades nos pasó que, una cosa es el proyecto y otra, es el trabajo del día a día, donde suelen presentarse algunas dificultades. Este no fue para nada el caso, todo estuvo bien diseñado e implementado desde el comienzo por Vertex”, recuerda el Spezzi.

La implementación comenzó con una capacitación al personal que tuvo por objetivo dar a conocer las tecnologías que serían utilizadas en Augusta y con las cuales se comenzaría a trabajar en adelante. Posteriormente se instaló Avamar EMC y se comenzó con el almacenamiento del mayor volumen de información de la que se disponía: la base de datos del Poder Judicial de la Ciudad de La Plata. En una segunda etapa de almacenamiento, fueron sumadas el resto de las bases de datos correspondientes a cada uno de los 19 Departamentos Judiciales distribuidos en la provincia.

“Avamar EMC deduplica datos en origen. Esto facilitó mucho el trabajo porque al sumar otras bases, pertenecientes a los otros dieciocho Departamentos Judiciales, los datos repetidos fueron almacenados una única vez y la potencia del equipo se concentró en identificar sólo la nueva información que no había sido registrada anteriormente acelerando los tiempos de carga”, dice Fernanda Pérez de Vertex Computers.

Marcelo Fandiño, destaca a Avamar EMC porque “ofrece una solución completa y fácil de implementar de punta a punta. Ayuda a normalizar los sistemas previos y genera una copia de seguridad eficaz tanto para entornos virtuales como físicos, con el plus de estar diseñado y respaldado por EMC, que es el líder de la Industria. El Poder Judicial bonaerense ya avanzó mucho y estamos seguros que podrá seguir obteniendo los mayores beneficios de su nuevo ecosistema IT”.

Existen muchos lugares en los que las conexiones a Internet continúan siendo muy débiles. En este aspecto, la centralización de la información y las aplicaciones en la nube, contribuyeron enormemente a la calidad de acceso de los empleados a los datos (aún en las localidades con enlaces de 128 MB).

Por otro lado, el tiempo que transcurrió desde que Avamar EMC fue implementada hasta que estuvo operativo, fueron apenas 45 días. “El tiempo de implementación fue óptimo. Otra ventaja diferencial fue que en ese lapso el equipo técnico de la Subsecretaría pudo ir testeando el funcionamiento de las herramientas y la disponibilidad de los servicios para hacer las modificaciones necesarias. Fue un trabajo realizado a medida”, asegura Fernanda Pérez.

Una vez finalizada la carga, el Lic. Spezzi recuerda: “calculamos el espacio utilizado del disco y vimos que sólo se había ocupado el 43% de la capacidad total de Avamar EMC. Esto fue un verdadero alivio porque quería decir que el trabajo estaba bien dimensionado y, que al mismo tiempo, se tuvo en cuenta nuestra necesidad de seguir creciendo en el desarrollo de nuevas aplicaciones”.

Finalmente, al concluir la implementación, se generó un nuevo espacio de formación para empleados para que puedan aprovechar al máximo la utilidad de la que disponían con las nuevas herramientas a través de Avamar EMC y Augusta.

¿Qué mejoró con Avamar EMC?

  • Almacenamiento – Toda la información pudo ser almacenada en un único lugar. Esto permite acceder a todos los datos que antes estaban atomizados.
  • BackUp – La seguridad de la información ahora está garantizada sin importar lo que ocurra. Incluso si se rompiera uno de los nuevos equipos. Anteriormente se corría el riesgo de perder la información y no recuperarla.
  • Deduplicación en origen – El almacenamiento es inteligente y más eficiente. Los datos se guardan una única vez garantizando el mayor aprovechamiento de todos los recursos y capacidad de storage.
  • Mejora de los tiempos de tráfico de datos – En tan sólo 5 horas se actualiza la información generada en toda la provincia. Antes se demoraba un mes y la información era física (no virtual).
  • Aumenta el rendimiento de los equipos – Administra eficientemente el uso de los recursos en todas las locaciones, ya sean oficinas, sucursales y juzgados.
  • Respaldo – La información estará siempre disponible y accesible.

¿Cuál fue el impacto de Augusta en el Poder Judicial?

Augusta, el sistema de Gestión Integral Multi-Fuero y Multi-Instancia para la Administración de Justicia, soportado en la plataforma Avamar EMC, se encuentra en pleno funcionamiento y estos son algunos de los resultados:

Causas y sentencias

Cuando se inicia una sucesión en una oficina de juzgado de Juicios Universales de la ciudad de Mar del Plata, por ejemplo, esa misma solicitud de información debía viajar hacia la ciudad de La Plata, se procesaba, se respondía y finalmente regresaba a Mar del Plata otra vez.

“Este proceso demoraba de 45 a 50 días. Hoy trabajamos con un plazo máximo de 48 hs y en muchas oportunidades conseguimos dar respuesta en el mismo día”

Declaraciones en archivos de audio y video

Tradicionalmente, cuando se citaba a declarar a alguna persona vinculada a una causa judicial -ya sea en calidad de testigo, acusado o damnificado- se lo hacía en presencia de un Juez, un Abogado y un Secretario que tiene la responsabilidad de interpretar y escribir las palabras de quien testimonia.

Actualmente, a través de un sistema de micrófonos y cámaras, las declaraciones son grabadas completamente mientras que el Secretario, quien aún toma nota, tiene también la posibilidad de dejar marcas en el registro audiovisual para indicar en qué minuto y segundo exacto se grabaron cuestiones relevantes para el análisis de los hechos. Al finalizar, esta información se graba en el servidor de Augusta y cada una de las partes de recibe una copia.

“Esto reduce los tiempos de los procedimientos judiciales”, explican desde la Subsecretaría: “Antes llevaba todo un día tomar declaración a las partes. Con este desarrollo, en dos horas se puede tener la declaración de todas las partes involucradas, con la ventaja adicional de que también podemos ir hacia atrás y adelante en el registro. Además, con el video se eliminan posibles errores de interpretación”.

Estadísticas

Antes de concretar la concentración de las 83 bases de datos de la provincia, la información se encontraba atomizada, motivo por el que no se podían realizar análisis y estudios estadísticos que tengan como muestra el total de la información generada por los 19 Departamentos Judiciales.

Cada Secretario Judicial era el responsable por la producción y envío de los datos desde su lugar de origen, hacia la ciudad de La Plata donde la información estadística era consolidada.

Actualmente el proceso es inverso:

“Todos los procesos están montados en un mismo sistema, por lo cual, los nuevos datos se concentran automáticamente en nuestro servidor, se realiza el análisis correspondiente y luego, la información se comparte con cada Departamento Judicial. Esto nos ofrece la posibilidad de hacer devoluciones personalizadas, de acuerdo al rendimiento de cada oficina. Avamar EMC permite acceder con mucha facilidad a los datos para cruzarlos, analizarlos y llegar a conclusiones a las que antes tardaríamos meses o años en llegar”, asegura Alberto Spezzi.

Trámites disponibles en Internet

Las presentaciones y pedidos que los Abogados realizan diariamente al Poder Judicial, antes debían hacerse en persona, con firma certificada, acceder a los formularios, completarlos y luego esperar a que sean respondidos. Dependiendo del tipo de trámite, seguir estos pasos insume bastante tiempo.

Ahora, las formas, formularios y trámites que los letrados necesitan están disponibles en Internet a través del sitio www.scba.gov.ar Pueden acceder a ellos con usuario y contraseña, descargarlos o completarlos online según el caso. Esto reduce el volumen de papeles circulantes, los tiempos de gestión y en cuestiones puntuales se puede hacer el trámite %100 de manera virtual.

“Un ejemplo concreto es la Tasa de Justicia: hoy, un abogado puede descargar el formulario desde Internet a su computadora, completarlo y pagarlo en cualquiera de las sucursales del Banco Provincia. Esto contribuye a reducir las gestiones entre oficinas y acorta significativamente los procesos”

Control de gestión centralizado y en tiempo real

La plataforma funciona como un gran tablero de control en el que se resume la información que el mismo Poder Judicial genera. Esto permite evaluar, corregir y tomar decisiones basadas en el conocimiento de cada situación.

“Ahora somos capaces de conocer la productividad de cada oficina, la cantidad de personas que se encuentran bajo licencia médica y quienes están en su puesto de trabajo, cómo es la liquidación de sueldos, etc. Podemos comparar entre juzgados”, resume Spezzi y continúa: “también controlamos la solicitud de suministros. Cada pedido es registrado. Vemos cuánto papel para impresión pidieron, cuánto consumen, cuándo se les está por terminar y si la cantidad de tinta utilizada se condice con el nivel de consumo”.

Proyectos para 2014

“Estamos trabajando para que el próximo año las subastas judiciales se puedan realizar a través de Internet. Esto generará un mecanismo más ágil y más transparente”, concluye el Lic. Alberto Spezzi, Subsecretario de Tecnología Informática del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires.

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