La necesidad de alcanzar eficiencia, concepto que integra aspectos como el tiempo y costo que son determinantes en los resultados, encamina a las empresas a definir sus procesos, aun cuando no exista un pleno conocimiento de su significado.

Independientemente de su actividad, las organizaciones, cumplen una serie de actividades enfocadas a objetivos que esperan alcanzar. Su desarrollo se orienta a mantenerse activas en el mercado, buscando un reconocimiento y diferenciación por parte del cliente. A nivel interno, transforman entradas de diverso tipo en salidas, las cuales adquieren un valor que son percibidas por quienes demandan de los servicios y productos desarrollados.

El cumplimiento de las funciones que se ejecutan en las diferentes áreas definidas, da lugar a una organización. En ésta, se delimitan funciones para que puedan cumplirse de manera lógica y sistemática. Surge de esta manera la necesidad de alcanzar eficiencia, concepto que integra aspectos como el tiempo y costo que son determinantes en los resultados.

Lo expuesto, encamina a las empresas a definir sus procesos, aun cuando no exista un pleno conocimiento de su significado. En este ámbito, se busca generar modelamientos de trabajo que permitan lograr estándares requeridos para que los objetivos propuestos se materialicen. En este proceso, se combinan elementos que se convierten en orientadores de gestión, dentro de los cuales se encuentran:

  • La satisfacción de la parte interesada.
  • La rentabilidad.
  • La sinergia.
  • El clima laboral.

En adelante utilizaremos el término, parte interesada para referirnos tanto al cliente interno como externo.

Qué es un proceso

Conforme lo expresado, un proceso puede definirse como “un conjunto de actividades que, con un input recibido, es capaz de crear un producto de valor para el cliente”.

Analizando lo expuesto, se resalta el fin del proceso, en donde la definición establece al valor como un elemento indispensable. Por lo tanto, es un error considerar exclusivamente la existencia de una secuencia de actividades, la cual no garantiza la conformación de un proceso.

De igual manera, el hecho de obtener salidas que representan cambios o transformaciones de las entradas utilizadas, no implica la existencia de un proceso, ya que este no se basa en un mecanismo operativo de trabajo, sino en la adopción de una filosofía que permite generar atributos en la mente del consumidor que faculta la diferenciación de un producto o servicio de los demás existentes.

Lo expuesto permite comprender que no todas las empresas disponen de procesos, aunque a nivel interno hayan establecido mecanismos de combinación de recursos humanos, técnicos, tecnológicos y otros para producir un resultado. En este caso, la existencia de un proceso implica un diseño exhaustivo orientado al valor, el cual surge de una relación entre el sujeto y objeto y que está relación produce una estructura empírica, humana y concreta.

Desde una perspectiva técnica, el proceso plantea un resultado que se da en función de un conocimiento aplicado, el cual permite obtener un producto o servicio que resuelve una necesidad y supera las expectativas de quien la tenía. Estos aspectos, parten de una secuencia ordenada de actividades que producen sinergia y por lo tanto consolidan una cultura y comportamiento organizacional.

En base a lo expuesto, los conceptos que definen al proceso como actividades interrelacionadas en sí, son correctos pero incompletos, ya que exclusivamente se enfocan en el medio y no en el resultado. La gestión aclara justamente esta deficiencia, en la medida que dispone de la necesidad de incorporar mecanismos para asegurar la obtención de elementos tangibles o intangibles que son percibidos por el cliente y que le permiten identificar un producto o servicio.

La gestión de procesos, implica la adopción de una visión estratégica de desarrollo de la organización, encaminada hacia la excelencia a través de medios como la sistematización y la consolidación de sistemas.

Gestión de procesos y desarrollo de software

Profundizando el concepto y focalizándose en el desarrollo de software, la gestión de procesos integra políticas, estructuras organizativas, tecnologías y procedimientos necesarios para concebir, desarrollar, implantar y mantener un producto de software. Su desarrollo parte de la conformación de estructuras que permiten el trabajo relacional de cada una de las áreas de la empresa para maximizar el valor producido. La tecnología marca una secuencia de gestión que permite aprovechar cada una de las actividades cumplidas a fin de transformarlas en información que oriente la toma de decisiones.

En este sentido, la gestión interviene en:

  • El registro y documentación de los procesos.
  • El establecimiento de métricas que permitan estimar los tiempos y costos de desarrollo e implementación.
  • La generación de aplicaciones que aporten a mejorar las interrelaciones de las áreas a fin de que estas puedan desempeñarse en función de los estándares definidos.

Se marca, por lo tanto, una clara directriz hacia el logro de una filosofía de trabajo amparado en recursos que tienden a agilizar la gestión, garantizar la seguridad de los datos producidos y maximizar su procesamiento para retroalimentar a los responsables de cada área, permitiéndoles gestionar focalizados en el valor creado y necesario.

La tecnología inmersa en la gestión de procesos, se convierte en un acelerador de eficiencia, buscando mayor productividad a través de la organización de actividades. Al respecto, el desarrollo de software se orienta en principios que, alineados al valor permiten que este no pueda desviarse. Estos principios se acoplan a la gestión, permitiendo la comprensión del concepto estudiado, aspecto que para una mejor orientación se ha procedido a relacionar dos modelos.

Las buenas prácticas

Toda empresa combina y relaciona actividades para poder transformar entradas en salidas que cumplan requerimientos que mejoren la gestión. Las buenas prácticas establecen un criterio de coherencia en la gestión, en donde los procesos existentes son el resultado de profundos análisis que determinen la mejor relación posible a obtener en función de los recursos disponibles.

Al hablar de buenas prácticas, la empresa adquiere un compromiso en adoptar los mejores procesos, procedimientos, políticas, métodos y soluciones para poder cumplir de manera innovadora y original cada uno de los requerimientos.

Analizando lo expuesto, se infiere que las buenas prácticas integran a la empresa alineándose hacia la generación de valor. Esto permite elevar de manera constante los estándares de calidad, logrando relaciones sostenibles de la empresa con proveedores, personal, socios y clientes.

De manera técnica, las buenas prácticas implican la adopción de metodologías de gestión integral. Es decir, requieren de la fijación de procedimientos para poder guiar la gestión cumplida y evaluar los resultados. Al respecto, procedimientos referentes a la Calidad Total, Mejoramiento de procesos, Reingeniería, entre otros, son adecuados en la medida que estos sean cumplidos en base a una adecuada planificación y sustentada con métodos que permitan optimizar los recursos disponibles a fin de que éstos maximicen los resultados.

En función de lo expuesto, las buenas prácticas implican la transformación de la empresa hacia un compromiso referente con el mejoramiento. Su desarrollo establece la búsqueda constante y permanente de nuevas alternativas para brindar un servicio óptimo en donde el cliente pueda alcanzar un beneficio real.

Síntesis

A modo de síntesis, la gestión no es un modelo ni una norma de referencia sino un cuerpo de conocimientos con principios y herramientas específicas que permitan hacer realidad el concepto de que la calidad se gestiona.

Es claro entonces, buscar especializaciones en ramas del conocimiento que permitan consolidar una gestión de procesos adecuada. De esta manera, la presente investigación se enfoca en el área de desarrollo de software Dentro de este ámbito, la gestión de procesos conforma una estructura o modelo integral definido y apoyado con tecnología, la cual se convierte en un medio para llegar a resultados que fomenten una diferenciación. Se puede definir al proceso como una colección de actividades de trabajo, acciones, tareas que se realizan cuando va a crear un producto determinado. En este sentido, la meta de la gestión de procesos es producir un modelo o representación que muestre la firmeza, comodidad y deleite. Para alcanzar esto, se debe implementar la diversificación y convergencia.

Fuente: Universidad Andina Simón Bolívar, Mejoramiento de procesos, basado en el análisis de buenas prácticas, Washington Oswaldo Luna Bastidas.

Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoSoftware.com