Gestión documental y de la información

La gestión documental engloba un conjunto de operaciones comprometidas con la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, el mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de su ciclo de vida; es decir, desde el momento de su concepción en las oficinas administrativas hasta su ingreso en los dispositivos de archivo.

La gestión documental contribuye a la mejora de los procesos organizacionales al tener en cuenta que, en la sociedad del conocimiento, muchas empresas actualmente se dedican a la prestación de servicios, entre los cuales se encuentra la transferencia, manejo y administración de información, documentos físicos y/o digitales.

Así mismo se hace imperativo recalcar que tales servicios no podrían implementarse sin que por lo menos se cuente, de manera básica, con un sistema de gestión documental por cuanto se hace necesario para el cumplimiento de requisitos como registro físico de toda información requerida para la ejecución del mismo.

Características de un sistema de gestión documental

Dentro de las principales características por las cuales un sistema de gestión documental se hace necesario, se resaltan las siguientes:

  • Manejo de volúmenes: Cada día la relación de documentos se hace más y más extensa, debido en gran parte a la estructuración y reglamentación de procesos.
  • Crecimiento del sector servicios: Dentro de este aumenta de manera exponencial las empresas que trabajan este nicho de mercado, muchas de las cuales se enfocan en tercerizar servicios relacionados con manejo exclusivo de gestión documental.
  • Normalización, estandarización y reglamentación de procesos: Sobre el particular, influyen las certificaciones como ISO, leyes sobre manejo, registro y control documental, así como aseguramiento de procesos que garanticen la gestión de servicios que emplean documentos.
  • Implementación masiva de medios tecnológicos: Debido a la necesidad el registro por cumplimiento de las normativas mencionadas en el ítem anterior, se ha masificado el uso de recursos técnicos como fotocopias, impresiones, escáner, etc.

Es necesaria la relación e integración entre el cumplimiento de las políticas relacionadas con la gestión documental dentro del sistema de gestión de calidad, las cuales usualmente incluyen; políticas y objetivos, manuales de calidad y/o funciones, procedimientos, perfiles, formatos, plan de calidad, registros internos y externos, todos acorde a las necesidades organizacionales.

La empresa en la era industrial y en la era de la información
Fuente: Universidad Militar Nueva Granada, La gestión del conocimiento, como pilar fundamental para los sistemas de gestión de calidad, Oswaldo Hernan Suarez Sosa.

Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

¿qué software es apto para su empresa?

Acceda a nuestros evaluadores

Deja un comentario