Los proyectos de Business Intelligence (BI) no son como otros con un conjunto finito y estático de las necesidades de una persona de negocios o un departamento. En su lugar, el propósito de un sistema integrado de BI para apoyo a las decisiones, es proporcionar a toda la Organización la capacidad de análisis, para toda las personas de negocios y todos los departamentos de la organización. Eso implica asumir nuevas tareas, roles y responsabilidades y un enfoque práctico sobre planificación de proyectos de inteligencia de negocios.

Ningún proyecto de Business Intelligence (BI) se “lleva a tierra” sin algunos contratiempos. Los retrasos son comunes. Por ejemplo, algunos productos pueden no tener la capacidad de procesamiento suficiente, mientras que otros pueden no funcionar bien en un entorno distribuido. Cambiar proveedores y productos puede resultar costoso en términos de tiempo y dinero. Con frecuencia, los vendedores no pueden ofrecer las soluciones integrales que las empresas esperan porque hay proyectos que requieren integrar todas las piezas de sus productos de BI. Esto deja a la integración de tecnologías de la información en manos del personal de tecnología.

Muchas organizaciones no planifican ni se preparan adecuadamente para los retrasos. Los contratiempos son inevitables en un proyecto que involucra muchos recursos tal como es la implementación de BI, incluso bajo las mejores circunstancias. Para manejar las fechas de entrega y evaluar los contratiempos que puedan presentarse, la primera recomendación es describir las actividades de gestión de proyectos en los términos más simples. El objetivo es responder a cuatro preguntas básicas.

  1. ¿Qué va a ser entregado?
  2. ¿Cuándo se hará?
  3. ¿Cuánto va a costar?
  4. ¿Quién lo hará?

Estas preguntas se traducen, respectivamente, en las cuatro limitaciones principales del proyecto de alcance, esfuerzo (tiempo), el presupuesto y los recursos.

Antes que el responsable del proyecto pueda crear un plan de proyecto para hacer frente a estas limitaciones, deberá tomarse el tiempo para entender claramente los requerimientos relacionados, riesgos, limitaciones y supuestos.

Definición del proyecto de BI

La planificación incluye la creación de un Documento de Expectativas del proyecto, que lo define en términos de:

  • Las metas y objetivos
  • Ámbito de aplicación (el proyecto prevé entregar)
  • Riesgos
  • Limitaciones
  • Supuestos
  • Procedimientos de control de cambios
  • Temas de procedimientos de gestión

El Documento de Expectativas del proyecto es un acuerdo entre el patrocinador del negocio y el personal de TI para el desarrollo de la aplicación de Business Intelligence (BI). Si algún componente Documento de Expectativas cambia, el proyecto tiene que ser reevaluado y tienen que ser renegociadas las definiciones.

Temas a considerar, preguntas provocadoras

Las respuestas a las siguientes preguntas puede ayudar a diseñar el plan de proyecto y la hoja de ruta para la puesta en marcha de un proyecto de Business intelligence (BI).

Participantes de la empresa

¿Tenemos un patrocinador fuerte del negocio? ¿Tenemos un patrocinador de respaldo para el caso que el primero falle?
¿Tenemos grupos de interés con los que es necesario comunicarse regularmente?
¿Cuánto tiempo están comprometidos los participantes del proyecto? ¿Están asignados a tiempo completo, o estarán disponibles cuando se los solicita?

Alcance del Proyecto y Entregables

¿Recibimos una solicitud formal de un proyecto de BI?
¿Cuál es el grado de detalle de los requerimientos?
¿Cuáles son los entregables solicitados?
¿Se puede implementar el alcance requerido dado el horario y la disposición los recursos?

Análisis Costo-Beneficio

¿Ya realizó un análisis de costo-beneficio?
¿Cuál es la rentabilidad esperada de la inversión (ROI)?
¿Qué tan pronto se materializará el retorno de la inversión?
¿Debemos revisar nuestros componentes de infraestructura técnica y no técnica?
¿Nuestra infraestructura tienen alguna falla?
¿Qué componentes de la infraestructura necesitamos para trabajar y entregar como parte del proyecto de BI?¿Qué componentes técnicos de infraestructura? ¿Qué componentes no técnicos de infraestructura?

Dotación de personal y Habilidades

¿Hemos identificado ya los miembros del equipo?
¿Todos los miembros del equipo tienen las habilidades necesarias para llevar a cabo las responsabilidades asignadas?
¿Hay que programar un entrenamiento antes del inicio del proyecto?
¿El jefe de proyecto asignado estará a tiempo completo? ¿Tiene otras responsabilidades administrativas? En este último caso, ¿quién se hará cargo de esas otras responsabilidades durante la duración de este proyecto?

División consultoría de Evaluando Software