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En este artículo se mostrará la relevancia que tienen los sistemas BPM, siglas del inglés Business Process Management, para diferentes aspectos de las organizaciones. La filosofía de estos sistemas es la de centrarse en los procesos de las organizaciones, ver que se hace y cómo se puede mejorar, esta es la base de estos sistemas.

Los sistemas Business Process Management (BPM) tienen una filosofía detrás, como todos los sistemas empresariales, no son simplemente una unión de programas y tareas apoyándose en los avances tecnológicos. La filosofía de estos sistemas es la de centrarse en los procesos de las organizaciones, ver que se hace y cómo se puede mejorar, esta es la base de estos sistemas.

Una de las empresas que implementó un sistema BPM les dijo al personal que el objetivo no era realizar mil procesos en un segundo, sino realizar un proceso correctamente y repetirlo mil veces. Tal vez esta frase ejemplifica lo que es la filosofía de Business Process Management (BPM).

En aquellas organizaciones donde se automatizan los procesos de trabajo bien definidos se logrará aumentar la velocidad con la que se ejecutan dichos procesos. No obstante, si se automatizan unos procesos mal definidos, se aumentará la velocidad de mala ejecución de los mismos. Por lo que es necesario antes de automatizar realizar un estudio para realizar correctamente los procesos.

Esta pausa para las organizaciones y el hecho de poder reflexionar sobre sus procesos hace que se puedan ver errores y posibles mejoras, además al poner en el centro a los procesos se les da más importancia y produce un cambio en la cultura de las organizaciones.

Hay otra serie de ventajas que recogen diferentes autores que se centran en aspectos operativos de la organización:

  • Mayor retorno sobre las inversiones realizadas en tecnología e información.
  • Mayor sensibilidad a las demandas del mercado a un menor costo.
  • Motor de cambio cultural en la organización al combinar la innovación tecnológica con el capital intelectual.
  • Integración de personas, procesos y tecnología.
  • Agilidad y flexibilidad en la gestión de los procesos empresariales.
  • Mejora el rendimiento y la productividad de todos los involucrados en el desarrollo de los procesos de negocio.
  • Reducción en el número de pasos al desarrollar las actividades y los procedimientos.
  • Reducción en los ciclos de error, por la automatización de tareas administrativas.
  • Reducción de tiempos de respuesta y aumento en la calidad y eficiencia.
  • Reducción en el número de trabajadores requeridos.

Razones para la implementación de Business Process Management

Globalización

Las ventajas de trabajar en coordinación con otras empresas obteniendo beneficios y reducción de costos, volviéndose su unión más competitiva con respecto al resto. Esto se consigue organizándose tanto a nivel de negocio como a nivel tecnológico en un proceso de negocio colaborativo, también llamado coreografía de proceso.

Estructura descentralizada

Debido al uso de internet no es necesario disponer de una única base de datos, con acceso exclusivo de unos pocos autorizados, sino que con la descentralización de departamentos, servicios y clientes se hace necesario el uso de sistemas diferentes, que a su vez son más rápidos a los cambios y consumen menos recursos.

Stakeholders

Los Stakeholders son las personas que les interesa la buena marcha de la empresa como pueden ser accionistas, empleados, proveedores y en general toda persona relacionada con las organizaciones que se beneficie de su mejora.

Los sistemas BPM aportan beneficios para este grupo separado en 4 segmentos:

  • Los directores de negocio: Pueden, de forma más directa medir, controlar y responder a todos los aspectos y elementos de sus procesos operacionales. Son los que conocen los procesos y gestión de la empresa y gracias a estos sistemas pueden centrar su actividad en lo que mejor saben hacer sin tener que programar código y en ocasiones pudiendo realizar las implementaciones de forma autónoma.
  • Los directores de la tecnología: Pueden aplicar sus habilidades y recursos de forma más directa en las operaciones de negocio.
  • La dirección y los empleados: Pueden alinear mejor sus esfuerzos y mejorar la productividad y el rendimiento personal.
  • La empresa como un todo: Puede responder de forma más rápida a cambios y desafíos a la hora de cumplir sus fines y objetivos.

Ventajas de Business Process Management

Diseño y modelado de procesos

Se posibilita que, de forma fácil y rigurosa, pueda definir procesos que abarcan cadenas de valor y coordinar los roles y comportamientos de todas las personas, sistemas y otros recursos necesarios. También los vuelve más transparentes y entendibles por personas distintas de los creadores de dichos procesos.

Personalización

La personalización de los productos cada día es mayor, entre los productos terminados y los que se encargan bajo pedido, además estos cambios se realizan de forma más rápida y en mayores aspectos del producto que antes, por lo que un buen gestor de cambios e integración entre toda la cadena del proceso productivo es necesaria.

Comoditización

En mercados maduros, de artículos básicos, los productos y servicios que compiten son prácticamente imposibles de distinguir para el consumidor, lo que obliga a los proveedores a diferenciarse a través de un único factor, como es el precio. Las compañías de mercados de productos básicos deben alcanzar nuevos niveles de control de la eficiencia y de los costos si quieren sobrevivir, y deben invertir en innovación para crecer.

Productividad

Es necesario producir más, y generar más valor, con menos recursos y en menos tiempo. Debido a esto se requieren sistemas más pesados en programación y rapidez en la gestión de compras para los proveedores, también se aumenta el control y las exigencias en la calidad de los productos.

Innovación

Es necesaria la búsqueda de nuevos productos, nuevas actualizaciones y funcionalidades, ya que rápidamente se quedan obsoletos los productos. El sistema debe de ser capaz de recuperar modelos anteriores, realizar el control del cambio durante el proceso de actualización, incluir los comentarios de estudios externos e incluir el precio de los componentes de los proveedores entre otras tareas que supone lanzar un nuevo producto al mercado.

Legislación

Los requisitos reguladores y gubernamentales están sumergiendo a las compañías en ejercicios burocráticos que consumen valor. El costo de conformidad con las reglamentaciones no para de crecer incluso más rápidamente en TI, por lo que las compañías intentan reducir el costo que supone la adecuación de esta normativa.

Cambios en las personas y el trabajo

En la era del trabajador con cultura y la transición al capital intelectual, la naturaleza del trabajo ha cambiado. Muchos entornos de trabajo se caracterizan ahora por horario flexible, trabajo a distancia, colaboración, redes sociales y dependencia creciente de las tecnologías de la información y de la comunicación. Alcanzar niveles más altos de productividad y rendimiento requiere nuevos enfoques.

Satisfacción del cliente

Los clientes son cada vez más exigentes, tienen más sitios donde comparar y la diferenciación es difícil. Valores como la rapidez de envío, la gestión del cobro o la personalización son cada vez más importantes para mantener a los clientes y generar otros nuevos. Por todo ello debe de haber un sistema que sea capaz de gestionar toda la información del cliente, incluso ser capaz de darle recomendaciones en función del consumo anterior que ha tenido, es decir, que los servicios que se ofrecen son más completos y es necesario planificar y gestionar estos procesos, reconociendo las tendencias del mercado en tiempo real y, en consecuencia, movilizar todos los recursos de la empresa para asegurar la satisfacción de las necesidades del cliente.

Entorno de trabajo

Hay muchas aplicaciones que siendo su objetivo y funcionamiento parecido cambian radicalmente su interfaz, lo que conlleva un obstáculo para sus usuarios cuando realizan el cambio. Si se tiene en cuenta la cantidad de aplicaciones que son necesarias utilizar para realizar un proceso, se entenderá la potencialidad del sistema Business Process Management (BPM) ya que es capaz de aunar en una sola interfaz configurable por personal de la empresa de manera que aunque los programas que hay detrás cambien, nunca cambiará el entorno al que están acostumbrados los usuarios.

Veamos un ejemplo. En un proceso típico de entrada de pedidos, un empleado tendría que cambiar entre su correo electrónico, que es donde se le notifica en primer lugar, y los distintos sistemas de ventas para registrar las diferentes partes de un pedido, más luego dirigirse al sistema financiero para registrar la transacción de crédito y finalmente al sistema ERP para comprobar los niveles de stock. Con BPM, el empleado simplemente estaría ante una sola vista que presenta todos los campos de entrada y las notificaciones necesarias para completar el pedido.

Tabla 1 – Casos de aplicación de BPM

Fuente: Escuela técnica superior de ingeniería, Universidad de Sevilla, Implementación de un BPM en una PyME, Pedro López Garzón

Adaptado por la división consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

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