Para realizar la descripción de los procesos se hará uso de una estructura en la que se definen las fichas de proceso donde se recoge información relevante para las tareas sucesivas, como son las propuestas de mejoras de los procesos, el modelado de los procesos mejorados y la implementación posterior.

Con estas fichas se consigue definir los aspectos que se verán involucrados en el proceso en cuestión y cuál es su relación con otros componentes. Antes que nada es necesario clasificar los procesos para dar prioridades y ver el impacto en la empresa y su función.

  • Procesos estratégicos: Son los que marcan las estrategias de actuación de la empresa y de los demás procesos, se usan de guías o directrices para marcar límites y acotar las actuaciones.
  • Procesos operativos: Son los procesos que aportan valor añadido a la empresa transformando los recursos en bienes o servicios que se venden a los clientes.
  • Procesos soporte: Son los procesos necesarios para que se puedan realizar los dos tipos de procesos anteriores.

Elementos necesarios para definir un proceso

Para describir un proceso correctamente hay mucha información que se debe de recabar, hay que saber cuál es importante para el proceso y cual se puede despreciar porque no aporta demasiado valor. A continuación se detallan una serie de informaciones que serán necesarias en cualquier proceso, las cuales se pueden ampliar si es necesario.

Nombre del proceso

Sirve para identificar el proceso que se está estudiando, se le puede asignar una referencia numérica para mejorar su búsqueda. Es necesario para relacionar los procesos con otros cuando se hace un estudio más general, como de un departamento o la empresa en su conjunto.

Responsable del proceso

En este apartado se identifica la persona o equipo que tiene asignada la responsabilidad del proceso. La finalidad del responsable es conseguir los objetivos establecidos.

Objetivo del proceso

Identifica la finalidad, el propósito o razón de ser del proceso y a quién se dirige. Puede incluir una descripción inicial del proceso, breve y clara, de manera que sirva de orientación y presentación.

Procedimientos asociados

Este apartado relaciona el conjunto de actuaciones necesarias para conseguir los objetivos del proceso.

Entradas y salidas del proceso

Las entradas y salidas de un proceso marcan los límites,identificando dónde empieza y dónde finaliza el alcance de su influencia.

Indicador de proceso

Los indicadores permiten obtener información, medir y hacer un seguimiento de la manera como se orienta el proceso hacia el cumplimiento de su objetivo. Permiten conocer la evolución y las tendencias del proceso, y también planificar los valores deseados.

Un indicador de proceso es un soporte de información (normalmente una expresión numérica) que representa una magnitud, de tal manera que, mediante su análisis, nos ayuda a la toma de decisiones y a actuar sobre las variables de control que permitan cambiar el comportamiento del proceso.

Documentación del proceso

Documentación vinculada requerida para poder desarrollar el proceso, tanto normativa como de cualquier otro tipo.

Registros

Documentos vinculados al proceso que proporciona información basada en observaciones, actividades relacionadas, incidencias y otras informaciones. Este tipo de información es permanente y no modificable.

Variable de control

Parámetros sobre los cuales se tiene capacidad de actuación dentro del ámbito del proceso para modificar los resultados y conseguir los objetivos fijados.

Fuente: Implementación de BPM, Escuela Técnica Superior de Ingeniería, Universidad de Sevilla, Pedro López Garzón.

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