La capacitación en el proceso de implementación de un sistema – Parte II

En todo proyecto de implementación de sistemas van a coexistir dos elementos básicos, las necesidades de los Usuarios para dar solución a sus problemas operativos y de gestión (requerimientos), y la implementación por parte de los Consultores, de las funcionalidades previstas en el software aplicativo a instalar (SW).

Los proyectos por definición tienen una fecha de inicio y finalización determinados, al igual que un alcance, presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. Cada proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas porque se trabaja con personas.

La Organización del Equipo de Trabajo

El aspecto que analizaremos es la Organización del Equipo de Trabajo, entendiendo como tal a los roles y responsabilidades en las distintas tareas que deben desarrollar los integrantes de dicho Equipo conformado por los Usuarios (en los distintos niveles de la Empresa), y los Consultores de la empresa proveedora del SW.

Gerencia de proyectos

Dentro de las empresas se requiere de un Gerente de Proyecto de tiempo parcial o completo, para la cual no siempre hay disponibilidad interna, o conocimiento en el área en particular para llevar a cabo el proyecto. Mediante la Gerencia de Proyectos externa brindamos al cliente la oportunidad de ejecutar proyectos sin tener que desplazar funcionarios internos de sus cargos actuales y/o recurrir en costosos procesos de capacitación en el tema.

Una de las funciones primordiales del Gerente de Proyecto es gestionar las situaciones de conflicto donde se efectúa el trabajo. Se requieren habilidades de administración para sortear las diferentes situaciones que se presenten, y además garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos estipulados. Estas habilidades van desde la definición del proyecto, hasta la administración de las medidas de avance del mismo. Esta figura clave dentro de la Organización del Proyecto requiere además de las habilidades mencionadas, una formación específica. Es habitual que en proyectos de cierta envergadura se requiera una certificación del PMI (Project Management Institute).

Comité Ejecutivo

Cuando los conflictos no pueden ser resueltos por el Gerente de Proyecto a satisfacción de las partes, es decir los Usuarios y los Consultores, éste debe tener la posibilidad de “escalar” el problema. Los conflictos tienden a agravarse si no son resueltos rápidamente, llegando a situaciones de insatisfacción que complican el avance del Proyecto.

Para evitar estas situaciones debe existir en la Organización del Equipo de Trabajo, la figura del Comité Ejecutivo. Es el organismo interno encargado de la toma de decisiones en cuanto a la asignación de recursos, resolver conflictos y adoptar las medidas estratégicas relativas al Proyecto. Habitualmente está conformado por los Gerentes de Área.

Sponsor Ejecutivo

El Sponsor (patrocinador) en un ejecutivo de la Alta Gerencia de la empresa. Es aquella persona que apostó por el proyecto ante la Dirección y que ayudará a conseguir los recursos financieros y humanos para implementarlo. Un patrocinador deberá ser el socio en las decisiones acerca de cómo usar los fondos destinados para el proyecto, ser el socio en el manejo y negociación de los cambios al alcance, y deberá tener la visibilidad necesaria en la organización para transformar el proyecto en algo significativo.

Tareas adicionales

Líder Técnico

En los casos donde es necesario realizar tareas de programación debe existir la figura del Líder Técnico. Es responsable por la dirección del trabajo de todo el personal involucrado en tareas de Análisis, Diseño, Programación, Documentación, Pruebas e implementación de todas las interfases y aplicaciones complementarias que se definan para el Proyecto.

Quality Assurance

Es cada vez más frecuente la necesidad de la figura del Quality Assurance. Su función es la de controlar desde el inicio del proyecto la calidad en la implementación del SW. Esto es la correcta aplicación de la metodología de trabajo, el proceso de capacitación y transferencia de conocimiento a los Usuarios y las mejores prácticas en cuanto a la aplicación de las funcionalidades del SW en los distintos procesos de negocio de la Empresa.

Algunas Consideraciones finales

La selección del personal adecuado es uno de los factores clave para el éxito del proyecto. Durante el proceso de selección, deben asegurarse los siguientes factores:

  • Que cada uno de los integrantes del Equipo esté calificado para desempeñar el rol asignado.
  • Que cada uno de los integrantes del Equipo tenga definidas sus responsabilidades específicas y objetivos dentro del proyecto.
  • Que los integrantes del Proyecto tengan aptitudes para trabajar en equipo sin olvidar el objetivo final: “La implementación exitosa del sistema”.

Al solo efecto de mostrar gráficamente la Organización del Proyecto que hemos comentado precedentemente, presentamos como ejemplo un Organigrama del Proyecto. Según el tamaño de este, algunas de estas funciones pueden no estar presentes:

Por Augusto Escales,
Director de AT Latin America,
info@atlatinamerica.com.ar,
www.atlatinamerica.com.ar

 

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