¿Qué Software es apto para su empresa?

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Sabemos la importancia de la información en la administración de las empresas y todos sus procesos, pues ésta no es sólo un insumo necesario para operar, sino también un output (que es la información que proporciona un computador después de procesar un conjunto de datos determinados) constante de todos los procesos y operaciones que se llevan a cabo dentro de una organización.

El manejo de todo lo que representa información no es tarea fácil, sobre todo cuando las empresas alcanzan un determinado tamaño y un cierto grado de burocratización. Los documentos comienzan en este punto a tomar un papel fundamental en la vida de las organizaciones, no sólo para operar y controlar todo proceso a nivel interno, sino también porque las legislaciones de muchos países exigen cada vez más a las empresas cierto control sobre toda la documentación producida por ellas. Por tanto, la información, y la documentación, necesitan que se las gestione.

La gestión de dicha documentación, por supuesto, genera costos y no sólo en el ámbito económico, sino que también representa un gasto de tiempo.

Las computadoras, las bases de datos, los sistemas de almacenamiento digital en general, y, sobre todo, la introducción de la Gestión Documental Inteligente, significaron un cambio fundamental en la manera de hacer el trabajo detrás de la operación diaria de las empresas.

¿Qué es la Gestión Documental Inteligente -GDI-?

Pues no es más que un conjunto de normas técnicas y prácticas que se utilizan para administrar el flujo de documentos en una organización; lo que viene a traducirse en

  • Sencillez.
  • Rapidez.
  • Ahorro en el acceso.
  • Ahorro en el almacenamiento de la información de la empresa.

Con la Gestión Documental Inteligente se aplican nuevas tecnologías como la Semántica, el procesamiento de imágenes y del lenguaje natural a la Gestión de los Documentos y del Conocimiento.

De esta forma, se pueden automatizar tareas administrativas relacionadas con la captura y clasificación de documentos o el procesamiento de la información que hay en documentos no estructurados.

Es decir, agregar valor a la imagen documental, creando no sólo el acceso inmediato a datos críticos y reduciendo los costos de almacenamiento, sino también gestionando la clasificación de dicha información.

La pregunta que debe hacerse es ¿sigue su empresa en la era del papel?

Por Guillermo Cantini,
Presidente de Lakaut S.A.

 

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