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En un artículo anterior hemos escrito sobre el ambiente virtual como modelo para implementar la gestión del conocimiento. En este analizaremos la gestión documental como modelo que masifica el conocimiento y contribuye a los objetivos de la organización.

La sociedad del conocimiento, es aquella en la cual se desarrolla el recurso humano con base en el manejo de la información como fundamento para el desarrollo organizacional. La revolución de la productividad conllevo a que durante aproximadamente 50 años las ideas y la cátedra se materializaron y perfeccionaron y fue así como en la década de los años 90 se dio el boom de dicho planteamiento, en gran parte gracias a la implementación y el éxito logrado en casos como los mostrados en la industria automotriz japonesa, particularmente en la manufactura Toyota.

La gestión documental, engloba un conjunto de operaciones comprometidas con la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, el mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de su ciclo de vida; es decir, desde el momento de su concepción en las oficinas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivo.

Por consiguiente, la gestión documental contribuye a la mejora de los procesos organizacionales al tener en cuenta que muchas empresas actualmente se dedican a la prestación de servicios, entre los cuales se encuentra la transferencia, manejo y administración de información, documentos físicos y/o digitales.

Se hace necesario recalcar que los sistemas de conocimiento no podrían implementarse sin que por lo menos de manera básica se cuente con un sistema de gestión documental por cuanto se hace necesario para el cumplimiento de requisitos como registro físico de toda información requerida para la ejecución del mismo.

Características de un sistema de gestión documental

Dentro de las principales características por las cuales un sistema gestión documental se hace necesario, se resaltan las siguientes:

a. Manejo de volúmenes: Cada día la relación de documentos se hace más y más extensa, debido en gran parte a la estructuración y reglamentación de procesos.
b. Crecimiento del sector servicios: Dentro de este aumenta de manera exponencial las empresas que trabajan este nicho de mercado, muchas de las cuales se enfocan en tercerizar servicios relacionados con manejo exclusivo de gestión documental.
c. Normalización, estandarización y reglamentación de procesos: Sobre el particular, influyen las certificaciones como ISO, leyes sobre manejo, registro y control documental, así como aseguramiento de procesos que garanticen la gestión de servicios que emplean documentos.
d. Implementación masiva de medios tecnológicos: Debido a la necesidad el registro por cumplimiento de las normativas mencionadas en el ítem anterior, se ha masificado el uso de recursos técnicos como fotocopias, impresiones, escáner, etc.

La organización de la documentación del sistema de gestión de la calidad normalmente sigue a los procesos de la organización o a la estructura de la norma de calidad que aplica, o a una combinación de ambas. Pero puede utilizarse cualquier otra forma que satisfaga las necesidades de la organización. La estructura de la documentación utilizada en el sistema de gestión de la calidad puede desarrollarse en forma jerárquica. Esta estructura facilita la distribución, conservación y comprensión de la documentación.

Es así como todo lo indicado hasta el momento demuestra la relación e integración entre el cumplimiento de las políticas relacionadas con la gestión documental dentro del sistema de gestión del conocimiento , las cuales usualmente incluyen; políticas y objetivos, manuales de calidad y/o funciones, procedimientos, perfiles, formatos, plan de calidad, registros internos y externos, todos acorde a las necesidades organizacionales.

Tabla La empresa en la era industrial y en la era de la información

Fuente: Universidad Militar Nueva Granada, Facultad de estudios a distancia administracion de empresa, Bogotá, Colombia-La gestión del conocimiento, como pilar fundamental para los sistemas de gestión de calidad. análisis, desarrollo y casos de éxito – Oswaldo Hernan Suarez Sosa.

Adaptado por la división consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

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