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La gestión empresarial de contenidos (ECM) es un conjunto de procesos, estrategias y herramientas definidos que permiten a una empresa obtener, organizar, almacenar y entregar información crítica de manera efectiva a sus empleados, accionistas de negocios y clientes.

ECM ayuda a optimizar el ciclo de vida de la información con la administración de documentos y automatiza los flujos de trabajo de los procesos. Es compatible con la mayoría de los tipos de archivos, incluidos los conjuntos de productividad de oficina, archivos de imagen, correo electrónico, diseño asistido por computadora (CAD) y más.

Es fundamental para cualquier organización con grandes volúmenes de contenido tener un plan ECM definido para eliminar las ineficiencias operativas, reducir los costos y cumplir los mandatos de cumplimiento normativo.

Funciones de ECM

ECM se puede dividir en cinco funciones principales: captura, administración, almacenaje, preservación y entrega. El propósito de cada componente, según lo define la Asociación para la Gestión de Información e Imágenes (AIIM), es el siguiente.

Captura

Implica la creación de información mediante la conversión de documentos en papel a formatos electrónicos, la obtención y recolección de archivos electrónicos en una estructura cohesiva y la organización de la información. La información puede incluir facturas, contratos, informes de investigación y más.

Administración

Conecta, modifica y emplea información a través de medios tales como administración de documentos, software colaborativo, administración de contenido web y administración de registros.

Almacenaje

Respalda temporalmente la información que cambia frecuentemente a corto plazo dentro de estructuras de carpetas flexibles para permitir a los usuarios ver o editar información.

Preservación

Realiza copias de seguridad con poca frecuencia de información en el mediano y largo plazo y generalmente se lleva a cabo mediante funciones de administración de registros. Se usa comúnmente para ayudar a las organizaciones a cumplir con el gobierno y otras regulaciones.

Entrega

Proporciona a los clientes y usuarios finales la información solicitada.

Beneficios e importancia de ECM

ECM proporciona una plataforma centralizada donde el contenido se puede mantener y diseminar de una manera que cumpla con los requisitos de cumplimiento normativo y las pautas de gestión de riesgos. Un ECM logra los dos últimos beneficios al eliminar los procesos ad hoc que pueden exponer a una empresa a riesgos de cumplimiento normativo y otros problemas potenciales.

Los sistemas ECM de funciones completas incluyen características tales como taxonomías de contenido, capacidades de auditoría, check-in / check-out y otros controles de flujo de trabajo y mecanismos de seguridad.

Un ECM eficaz puede agilizar los procesos de acceso y de negocio, eliminar los cuellos de botella al reducir el almacenamiento, así como las necesidades de papel y correo, optimizar la seguridad, mantener la integridad y minimizar los gastos generales. Todo esto puede conducir a una mayor productividad. El primer paso es documentar todos los tipos de contenido que trata la organización, los procesos de negocios y su parte, y quién maneja el contenido. El software ECM se puede utilizar para identificar contenido duplicado o casi duplicado, lo que permite a la organización guardar algunas copias de un contenido en particular.

ECM se ha vuelto cada vez más importante y complejo en los últimos años por varias razones. El fraude financiero, las infracciones de datos, y las reglamentaciones diseñadas para prevenirlos, han hecho que el gobierno efectivo de la información sea esencial no sólo por razones de cumplimiento, sino también para ayudar a proteger la reputación de la organización. Las empresas también necesitan administrar el contenido de manera efectiva para la integración con las aplicaciones de Business Intelligence / Business Analytics (BI / BA) que les ayudan a utilizar la información disponible para guiar las decisiones comerciales.

Futuro de ECM

Las estrategias y herramientas de administración de contenido empresarial están cambiando para adaptarse a las demandas de las organizaciones que buscan más agilidad e integración. A medida que la tecnología evoluciona, las plataformas ECM agregan más características, como con la administración de activos digitales.

División consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

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