¿Qué es la minería de procesos?

La minería de procesos es una disciplina que tiene como objetivo descubrir, monitorear y mejorar procesos a través de la extracción de conocimiento del registro de eventos de los sistemas de información.

Los registros de eventos se encuentran disponibles en los sistemas clasificados como PAIS (Process Aware Information Systems), como son los de WORKFLOW, BPMS, ERP, CRM, entre otros. Esta información podría ser analizada con técnicas de minería de procesos para hacer explícitos elementos que generen conocimiento con el fin de que las organizaciones comprendan y mejoren sus procesos.

Esta disciplina ha sido aplicada en varios ámbitos ( salud y educación), se ha aprovechado en distintos tipos de sistemas, tales como los legados de datos, en plataformas colaborativas como Sharepoint y en sistemas para asignación de recursos a actividades en procesos de negocio.

Administración de procesos de negocio

Los procesos de negocio consisten en un conjunto de actividades ejecutadas coordinadamente para completar un objetivo de negocio. Estas actividades se encuentran incorporadas en un marco organizacional y tecnológico que permite su efectiva y completa realización. La administración de estos procesos de negocio es crítica, ya que permite alcanzar su ejecución y brinda la posibilidad de identificar los recursos utilizados.

Para lograr una adecuada administración de los procesos se deben ejecutar una serie de pasos que componen un ciclo, los cuales incluyen conceptos, métodos y técnicas para soportar cada una de las etapas. Estas etapas corresponden al diseño, la administración, la configuración, la promulgación y el análisis, y se pueden ver en la figura 1.

El ciclo de administración de los procesos de negocio es necesario ya que brinda ventajas competitivas a la organización o al negocio, entre ellas las siguientes:

  • Formalizar procesos existentes e identificar mejoras puntuales necesarias.
  • Fuerza a las organizaciones a pensar y formalizar su entendimiento de los procesos propios de negocio.
  • Facilitar el flujo automatizado y eficiente de procesos.
  • Aumentar la productividad.
  • Disminuir la cantidad de recursos utilizados.
  • Simplifica las regulaciones y los problemas de cumplimiento.

Para brindar apoyo a la administración de los procesos de negocio se han creado distintos estándares, que incluyen notaciones simbólicas para la definición de los procesos de negocio. Dentro de estos, los más importantes y utilizados por la industria son Business Process Management Notation (BPMN).

Figura 1. Ciclo de vida de los procesos de negocio

Minería de procesos

La minería de procesos ha surgido como una disciplina que permite analizar e identificar posibles mejoras a los procesos en las organizaciones, por medio del uso de un grupo de técnicas y herramientas.

Esta disciplina posibilita el descubrimiento y el monitoreo de procesos reales, así como proponer mejoras de acuerdo a los hallazgos encontrados. Esto se logra al extraer conocimiento a partir de la información almacenada en los registros o logs de eventos disponibles en los sistemas de información actuales. Se considera un evento como una actividad relacionada con un caso en particular (instancia de un proceso). Típicamente, en los logs de eventos se puede almacenar información correspondiente con distintas actividades que conforman el proceso como tal. Por ejemplo, entre esta información se puede tener: un número de identificador del caso, el nombre de la actividad, el ejecutor, la fecha y la hora de inicio y de finalización de la actividad.

Es posible llevar a cabo tres tipos de minería de procesos:

  1. Descubrimiento, técnica que toma un registro de eventos y produce un modelo sin usar ninguna información a priori.
  2. Análisis de conformidad, en donde se compara un modelo de proceso existente con un registro de eventos del mismo proceso; al hacer esto se puede verificar si la realidad, tal como está almacenada en el registro de eventos, es semejante al modelo y viceversa.
  3. Mejoramiento, en donde se plantea extender o optimizar un modelo de proceso existente utilizando la información sobre el proceso real que reside en algún registro de eventos.

Como parte de las técnicas disponibles para realizar la minería de procesos, se cuenta con una serie de algoritmos para ejecutar los tres tipos mencionados anteriormente.

La necesidad de ir mejorando día a día la automatización de procesos de negocios, surge un desafío al que se enfrentan las organizaciones: el aumento en la cantidad de datos que se almacenan en los sistemas de información. Esta proliferación de datos ha dado origen al concepto de Big Data, el cual corresponde a una nueva generación de tecnologías y arquitecturas diseñadas para extraer valor a partir de una amplia variedad y grandes volúmenes de datos. El reto está en poder obtener provecho de toda esa información generada para diagnosticar problemas e identificar posibles áreas de mejora.

Adaptado por la División consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

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