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Muchos trabajadores tienen ahora varios dispositivos móviles para sus vidas personales y profesionales. Los dispositivos suelen funcionar como ambos, una tendencia conocida como traer su propio dispositivo (BYOD – Bring your own device) para trabajar. La nube abrió la posibilidad de versiones virtuales de esta práctica, subconjuntos de BYOD conocidos como traer su propia nube (BYOC – Bring your own cloud) –usar una nube personal para el trabajo– y traer su propia aplicación (BYOA – Bring your own app) –usar una aplicación personal única para el trabajo.

La mayoría de las aplicaciones propias “que se pueden traer” están alojadas en la nube, y un entorno de nube que se trae al lugar de trabajo a menudo tendrá varias aplicaciones que el empleado puede utilizar. Continúe leyendo para obtener respuestas a las preguntas más frecuentes acerca de BYOC y BYOA.

¿Por qué los empleados están tan atraídos por traer sus propias herramientas?

BYOC y BYOA son una respuesta al aumento de la movilidad física y virtual de la fuerza de trabajo. Los empleados quieren y necesitan tener acceso a la información desde diferentes ubicaciones y dispositivos. Las comunicaciones personales, el almacenamiento y las herramientas de colaboración les dan a los trabajadores una mayor flexibilidad. Los servicios más populares incluyen Google Drive, Apple iCloud, Dropbox, Skype y Yammer.

Los empleados que acuden a los servicios de nube y aplicaciones personales también pueden estar huyendo de aplicaciones deficientes internas o herramientas para toda la compañía, una indicación de que los empleados quieren y necesitan más aplicaciones fáciles de usar y servicios en la nube, según el consultor y colaborador de Search Cloud Applications, Tom Nolle. Los empleados también pueden sentir la necesidad de cambiar porque quieren trabajar con una herramienta más familiar.

¿Cuáles son algunas ventajas de la práctica?

Una gran ventaja de las herramientas de nube personales es que los empleados pueden acceder a la información de trabajo desde más ubicaciones y dispositivos, una función útil en muchas circunstancias. Por ejemplo, si los empleados que regresan de las vacaciones se retrasan en el aeropuerto, los servicios en la nube y las aplicaciones personales les permiten trabajar sin tener una computadora portátil de trabajo en el viaje.

Si todos los empleados están utilizando su propio conjunto de herramientas, puede ser caótico, pero también puede ser una manera de reducir el gasto en TI. Tom Nolle señala que el uso personal de muchas herramientas de almacenamiento en nube, como Google Drive, es gratuita, pero las versiones de la empresa tienen una tarifa.

BYOC y BYOA también ofrecen la oportunidad para que los empleados encuentren una herramienta que realice todas las funciones que necesitan. Esto puede liberar a los empleados de la molestia de trabajar con herramientas problemáticas que no responden a todas sus necesidades.

¿Cuáles son los riesgos de seguridad involucrados con BYOC y BYOA?

Todo lo relacionado con la nube parece activar las alarmas de advertencia para la gente de seguridad de TI. Esas preocupaciones no son infundadas. Un estudio de 2014 realizado por Edge Strategies y patrocinado por la empresa de gestión de TI remota LogMeIn Inc. encontró que TI subestimó el número de aplicaciones no autorizadas descargadas por el usuario que se están utilizando en sus empresas. TI estima que existe un promedio de 2.8 aplicaciones no autorizadas en sus empresas, pero el número real se acerca a 28.

La falta de conocimiento de TI –no saber qué aplicaciones externas se han traído a la empresa– significa que TI probablemente no está asegurando estos dispositivos o la información de la empresa a la que se accede en ellos. Los empleados que son despedidos o dejan una organización pueden irse con datos de la empresa aún en sus dispositivos personales. Incluso si TI es consciente de las aplicaciones y servicios en la nube que los empleados están utilizando, es difícil confirmar que la información de la empresa se ha eliminado de todos sus dispositivos.

Aunque TI debe tener conocimiento y tratar de abordar estos puntos, algunas preocupaciones de seguridad podrían ser universales. Las laptops de la empresa y las memorias USB pueden perderse, ser robadas o hackeados, dando lugar a una pérdida de datos de la compañía. Y el almacenamiento corporativo centralizado puede ser atractivo para los hackers, ya que la información confidencial de la compañía está en un solo lugar y se puede acceder a toda ella a la vez. La nube puede complicar las cosas, pero no inventó los problemas de seguridad de datos.

¿Qué otros problemas hay?

Las aplicaciones desconocidas no solo introducen problemas de seguridad, sino también plantean preguntas acerca de la estabilidad de la red de la empresa. Si TI no sabe qué aplicaciones se están ejecutando en la red, no saben cuánto ancho de banda están utilizando esas aplicaciones.

Aunque ser capaces de acceder a los documentos de trabajo desde cualquier dispositivo hace más fácil la vida de los empleados cuando están trabajando, también puede colapsar los límites entre la vida profesional y personal de los empleados y puede conducir a la frustración y al agotamiento de los empleados que encuentran que ya no pueden dejar el trabajo atrás. Los gerentes deben asegurarse de que los empleados que practican BYOC ó BYOA equilibren el trabajo y la vida personal de forma adecuada.

El punto de BYOC y BYOA es aumentar la productividad, pero algunas herramientas podrían terminar siendo más molestas que útiles. Además, los empleados pueden terminar usando demasiadas herramientas, lo que elimina una de las ventajas de BYOC y BYOA.

¿Cómo deberían responder TI y la gerencia?

Muchos expertos recomiendan que TI se involucre con el movimiento BYOC y BYOA sin sofocarlo. Los equipos de TI pueden hacer esto respetando las opciones de los trabajadores sin dejar de ser conscientes de dónde están poniendo información los empleados.

Los administradores y los equipos de TI deben averiguar lo que los empleados están haciendo con las nubes y las aplicaciones personales, y luego decidir si las herramientas externas son buenas para la empresa e introducir el uso en una política. Los gerentes de proyecto pueden ayudar a TI alentando a los empleados a asentarse en un solo entorno (si es posible), para que las aplicaciones externas ayudan con la organización en lugar de introducir una mayor desorganización.

Además de implementar una política para traer sus propias prácticas, TI también puede colocar un producto de gestión de dispositivos móviles (MDM) en los dispositivos que los empleados utilizan para acceder a aplicaciones externas. Una herramienta de MDM permite a TI mantener un ojo en las aplicaciones y servicios que los empleados están utilizando. Otro paso es la creación de una tienda de aplicaciones corporativa desde la cual los empleados pueden descargar aplicaciones aprobadas por la empresa.

Los equipos de TI también deben evaluar si la infraestructura de la empresa puede manejar todas las aplicaciones y los servicios de nube que los empleados están ejecutando sobre la red.

Por División Consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

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