Logística de un Proyecto…

Si una organización reconoce la necesidad de efectuar un cambio para mejorar su gestión y optimizar resultados es porque advierte que necesita la información concreta y oportuna para la toma de decisiones en tiempo y forma.

Eso implica no solamente elegir una nueva herramienta de software (por ej. un ERP – Enterprise Resource Planning) o re-implementar el software que ya tienen, sino realizar un profundo análisis de las debilidades de sus diferentes áreas de negocio, evaluar las fortalezas y realizar un plan para poner en práctica los objetivos a corto, mediano y largo plazo, apuntando a la visión de la empresa.

Desde el momento que iniciamos este camino formulando un plan, es cuando debemos tener en cuenta toda una serie de factores a incorporar en el mismo: tiempos, objetivos, recursos, canales de comunicación, evaluaciones de avance, etc.

Podemos empezar de diferentes formas: formulando una tormenta de ideas, o volcando en papel los objetivos a cumplir, o con reuniones de diferentes sectores, etc.

Lo realmente importante es ORGANIZARSE, y ahí es cuando comenzamos a hablar de la LOGISTICA de un PROYECTO:

Iniciar un proyecto que ponga en práctica el plan implica una serie de temas a considerar:

  • Designar un Responsable o Líder de Proyecto, que sea un buen comunicador al resto del equipo, que aproveche todos los canales disponibles, que estimule e inspire al equipo, que pueda compartir la información sobre planes y prioridades, abriendo un abanico de sana discusión para subsanar de la mejor forma los inconvenientes que puedan llegar a surgir y transmita los valores y cultura de la organización.
  • Designar Responsables por cada una las diferentes áreas de la Organización involucradas en el Plan: nadie mejor que un integrante del departamento afectado para identificar las necesidades, fortalezas y debilidades.
  • Relevar las necesidades de tiempos y recursos necesarios para la puesta en marcha del PLAN.
  • Documentar el proyecto con su PLAN, relevamientos, cronograma, conclusiones y recomendaciones. Incluir la forma en que se va a medir la evolución del Proyecto.
  • Hacer cumplir el cronograma pautado tanto por parte de los responsables del proyecto como por parte de cada miembro de la Organización que se vea involucrado. Cumplir día y horario de reuniones agendadas sin interrumpir la tarea diaria de los recursos afectados es una excelente práctica.

Comunicar la evolución y los logros del Proyecto a toda la Organización es una motivación de trabajo en equipo que vale la pena aprovechar y disfrutar…

Por Patricia González Ángulo
Implementador Funcional Senior ERP en Intersoft

 

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