¿Es momento de hacer un cambio en el negocio de nuestra PyME?

Estamos en un momento crecimiento, en donde nos vemos forzados a mejorar y optimizar sus procesos: actualizar el ERP o, adquirir uno nuevo, de esta manera se frena el crecimiento del negocio.

Eso sale cuando es necesario ver los costos de inversión para el mantenimiento del sistema. Se debe tomar una decisión estratégica para minimizar los riesgos, en caso de aparezcan, para poder tener un futuro lo más estable posible. Para ello, se requiere de un análisis exhaustivo sobre los costos involucrados en un período de varios años. Dichos costos deben tomar en cuenta los elementos que a continuación detallamos.

Infraestructura

El costo hace referencia a la implementación, el soporte y el mantenimiento de servidores en caso de elegir tener control del hardware, además, hay que añadir dispositivos que proporcionen sustentabilidad y continuidad del negocio. Otro camino es la contratación de un servicio cloud, el cual también puede ser una opción viable para tener la infraestructura fuera de la oficina.

Plan de renovación

La planificación, el armado y la implementación del proyecto debe tomar en cuenta los gastos en honorarios de consultoría, sueldos de personal de TI internos, costear la curva de aprendizaje del nuevo hardware y software y revisar cómo impacta en la productividad de la compañía, así como examinar el costo de oportunidad en conjunto con el equipo de finanzas, encargado de las actividades de valor añadido.

Adicionalmente, se recomienda siempre tener una cantidad asignada para extras y considerar los costos internos para el período de estabilización después de la actualización del sistema.

Recursos operativos

Es cierto que debe adicionarse a los costos internos y externos asociados con el soporte diario de la aplicación del ERP, sin embargo, tiene que considerar recursos propios para mantener activa la dinámica del cambio.

Servicio de mantenimiento y soporte

Es importante incluir el mantenimiento y los gastos de soporte para los proveedores de software de aplicación, más honorarios para el hardware, los sistemas operativos y las bases de datos.

Costos para crecer o reducir

La empresa PyME se encuentra bajo la premisa de la flexibilidad. El sistema ERP que use deberá tener esta condición, estar preparado para poder acompañar el crecimiento, o para reducirse en caso de que se presente una crisis.

Este tipo de empresario visualiza sus procesos reales y busca soluciones con base en las capacidades del sistema requerido. Sin embargo, pensar en un nuevo sistema de ERP implica la posibilidad de transformar toda una arquitectura, no es simplemente cambiar un libro mayor.

Cuando en el negocio se presenta un cambio imprevisto que implica conocer los resultados financieros para tomar decisiones, es posible construir soluciones temporales a fin de proporcionar informes inter-mes. Por ello, es fundamental que la empresa PyME y el empresario, reflexione sobre el costo de estas soluciones, el costo de no tener información oportuna, así como la ventaja que obtiene la competencia. Para solucionar estos problemas, las compañías tienen que conocer claramente los puntos débiles en su proceso actual y considerar cómo poder escalar el sistema y cuál sería su impacto financiero.

Costos para actualizaciones

Cualquier proyecto debe de tomar en cuenta posibles costos para la aplicación de parches y correcciones, así como la implementación de nuevas características y funcionalidades.
De esta forma, al analizar minuciosamente todos estos costos y los métodos progresivos, la empresa PyME estará ampliamente capacitada para tomar la mejor decisión estratégica que su negocio requiera en cualquier momento.

Por Martín Cayón,
Director de TOTVS Norte de América Latina

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