Necesidades de Información en una PyME

Para analizar las necesidades de Información en una PyME primero hay que recordar las áreas funcionales de la empresa: aprovisionamiento y logıstica, producción, marketing y ventas, finanzas, recursos humanos.

Para comprender bien qué objetivos tiene un sistema de información y cómo debe funcionar, hay que entender también dos conceptos relativos al contexto, o medio ambiente, en el que se inserta una empresa. Nos referimos al conjunto de factores que le afectan, donde existen amenazas que pueden perjudicar o destruir una empresa, y oportunidades que pueden incrementar las cualidades de la misma.

Por un lado el medio ambiente interno o aquellos ”factores, como el personal, la estructura, sus políticas y recompensas, que ejercen influencia en la manera de realizar el trabajo y de conseguir los objetivos.

Por otro, el medio ambiente externo, más complejo en tanto que conforma factores ajenos al dominio interno de los gestores, y por tanto requiere una vigilancia permanente.

A su vez, este medio ambiente externo tiene una doble estructura:

  • Medio ambiente externo remoto, como el clima político, la situación económica, las tendencias sociales, o las innovaciones tecnológicas.
  • Y el medio ambiente externo inmediato o cercano, formado por clientes, proveedores, distribuidores, competidores, fuentes de financiación y reguladores.

Los flujos de información en una PyME

Observaremos este medio ambiente externo como un conjunto de fuentes de información que el gestor de una empresa debe conocer para una eficaz toma de decisiones y por tanto deben ser tenidos en cuenta.

Un flujo de información fluye a través de un canal o medio y se utiliza para transmitir la misma de un emisor al receptor o receptores. Los canales pueden ser orales o escritos tanto físicos como digitales.

Hay distinguir entre los flujos de información formales o informales que tienen un protocolo o están estructurados acorde a la organización de la empresa. Y los flujos informales, que ocurren fuera de estos ámbitos pero también tratan temas del ámbito laboral como reunirse para tomar un café después del trabajo u organizar una cena.

Estas caracterizaciones son mucho más fáciles de diferenciar en una gran empresa. En las pequeñas o microempresas los trabajadores no se tiene claro el organigrama o es prácticamente horizontal. En el caso de las pequeñas el canal que más se usa es el oral o el escrito físico. En las medianas empresas se utilizan los tablones/ pizarras de anuncios o las circulares incluso también se utilizan aplicaciones móviles tanto de manera formal como informal. Cuando por ejemplo se utiliza una aplicación móvil en la que están tanto empleados como jefe directo, el mismo canal sirve para hacer comunicaciones verticales, horizontales, formales e informales.

Necesidades de Información en una PyME

Las necesidades información de una PyME, varían respecto a las de las grandes empresas.

Mientras que la economía de escala transforma reducciones de costos de centavos en beneficios de miles, para una PyME resulta casi inapreciable esa mejora.

Para una PyME el gran beneficio de un sistema de información reside en el control de la misma. Generalmente se pasa del control físico a cargo de una persona en una oficina, a un registro digital que permite el acceso restringido, instantáneo y remoto. En una PyME es más difícil ver los beneficios de un sistema de información porque suelen ser indirectos, es decir no se transforman directamente en más ventas o costos más bajos.

Una característica muy útil para las PyMEs es tener toda la información relacionada con la empresa accesible de forma rápida. Mantener un pequeño gestor de contenidos con todos los manuales necesarios para el empleado y la información sobre legalidad ordenada e indexada permite acceder a ella y consultar las dudas mucho más rápido que manuales impresos que se pierden.

Poder medir el impacto de una campaña de marketing y establecer objetivos de ventas no se puede hacer si no se tiene la información necesaria. Otros aspecto a tener en cuenta es que los beneficios no son inmediatos, poder almacenar datos históricos de las ventas no se hace rápido. Es un espejismo pensar que no merece la pena implementar un sistema de información en una PyME. Los beneficios no son directos ni inmediatos pero están ahí.

Fuente: Escuela de Ingeniería informática – Trabajo fin de grado – Grado de ingienería – Mención en tecnología de la información – Análisis de implementación de sistemas de Información tipo ERP PyMES.

Traducido y adaptado por la División Consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

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