La planificación estratégica de los sistemas de información tiene como propósito la revisión del estado actual de la organización, la identificación de la situación estratégica deseada y la planificación de los proyectos y cambios en la organización necesarios para alcanzar dicho estado deseado, típicamente en un periodo de 3 o 5 años.
Esta actividad debe involucrar a todos los actores relevantes de la organización para conseguir la alineación de los objetivos de los sistemas de información con los organizativos.
A pesar que el proceso de creación del plan de sistemas no es trivial, como tampoco lo es su posterior despliegue, el objetivo se puede definir de una manera sencilla: se trata de analizar el estado actual de las tres dimensiones básicas de los sistemas de información, identificar su situación futura deseada y determinar las acciones necesarias para alcanzar dicha situación futura:
FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización
La primera fase del proyecto consiste en asegurar que cubrirá de manera efectiva las necesidades de la organización, y conocer esta suficientemente para poder determinar posteriormente sus requisitos de los sistemas de información. El primer paso será validar el plan de proyectos y Establecer los antecedentes.
FASE 2. Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información
La segunda fase del proyecto, una vez identificado el contexto y revisada la información disponible sobre la estrategia y planificación de la organización, es determinar cuáles son los requisitos concretos de negocio a los que pueden contribuir estos sistemas.
Para identificar dichos requisitos con una visión amplia y estratégica, deben revisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del análisis:
- Análisis FODA del negocio.
- Requisitos de contexto y operativos.
FASE 3. Determinar el estado actual de los sistemas de información
Una vez que se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la siguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de información, para poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido a partir de sus tres aspectos básicos:
- Estado de la infraestructura técnica
- Estado de las aplicaciones
- Estado de la organización
FASE 4. Análisis de necesidades de los sistemas de información
Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas de información y determinado el estado actual de estos, se debe realizar su análisis para identificar cuáles son los puntos fuertes a mantener y las debilidades a mejorar. Para ello puede realizarse un análisis a los siguientes niveles:
- Análisis estratégico de los sistemas de información.
- Benchmarking de las prácticas de la competencia y del estado de la industria IT.
- Soporte ofrecido a los compontes de negocio.
- Evaluación de coste/beneficio de las aplicaciones y los sistemas.
El análisis identificará acciones de mejora, determinadas en base a las oportunidades identificadas anteriormente, y se agruparán en los tres aspectos de los sistemas de información anteriormente vistos:
- Aplicaciones.
- Infraestructura.
- Organización y procesos.
FASE 5. Definir la estrategia y plan de sistemas de información
La última fase de un proyecto de planificación estratégica de sistemas es la definición de la estrategia y plan de sistemas.
FASE 6. Desarrollar el programa de despliegue
Una vez finalizado y aprobado el plan estratégico de sistemas, se debe desplegar y ello se planifica y gestiona de manera similar a cualquier otro programa o proyecto grande.
- Lanzamiento del programa.
- Seguimiento y evaluación del programa.
Una vez completada la planificación anual, la actividad principal es el seguimiento de los indicadores operativos y de los proyectos en curso, así como la toma y supervisión de las acciones correctivas que se abran en base a las desviaciones identificadas. En paralelo se mantiene la relación con el cliente interno, que es el resto de la organización, gestionando la demanda de peticiones generales y de proyectos no previstos en el plan de sistemas.
Por Alex Ballarin de Cynertia Consulting
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