Plantas industriales: cuando la gestión de la documentación es critica

La problemática de la gestión de documentos es ampliamente conocida y tratada. Sin embargo, se falla en resolver y mantener las buenas prácticas, mal acostumbrados a los vicios y preconceptos de practicidad. Posiblemente la gestión de documentos es una de esas cosas que solo se valora en el momento que realmente se necesita y es precisamente allí dónde se da cuenta de sus errores y se arrepiente de no haber hecho las cosas correctamente.

Una planta industrial es uno de lo casos más extremos en donde se manifiesta esta necesidad, específicamente con los documentos técnicos. Es importante destacar que las plantas industriales tienen una particularidad. Entre la etapa del proyecto, construcción, puesta en marcha y finalmente la operación y mantenimiento de la planta, va cambiando paulatinamente el rol de los participantes hacia la documentación. En un principio la verdad última está en los documentos y se trabaja para que la planta lo refleje. Hacia el final, la verdad última está en la planta y se trabaja para que los documentos la reflejen. Sin embargo, existe algo que se mantiene constante, la necesidad de contar con la información simple y rápidamente y que la misma sea la ultima verdad.

gestión de documentos

Hoy en día existe una gran cantidad de soluciones informáticas, algunas siendo simples repositorios de documentos electrónicos, otras mas complejas que tienden a optimizar el trabajo en grupo sobre la documentación. Independientemente de la solución elegida, existen algunas reglas básicas que deben cumplirse. Muchas veces la primera pregunta es como organizar los documentos. Dependiendo de la etapa o con quien se hable, la respuesta será por especialidad y tipo de documento, ó, por activo, esto es, todos los documentos relacionados con un elemento real de la planta. En realidad no hay por que elegir una o la otra, se necesitan las dos formas. Más aun, los documentos deberían tener una importancia asociada. Por ejemplo en el caso de un accidente, no se quiere ver todo, solo algunas cosas que tienen que poder accederse muy rápidamente sin siquiera pensar o buscar.

Lo siguiente es ser conciente de que solo puede existir, por más que sea electrónico, una y solo una copia original de cada documento y que cuando el documento es impreso o copiado deja de ser válido. Esto último quizás es más fácil de visualizar diciendo que las copias electrónicas o en papel son elementos perecederos, por lo cual su “consumo” (llámese uso) debe ser inmediato, para luego ser descartado. Durante la etapa de construcción esto ahorra muchísimo tiempo, dinero, y dolores de cabeza, y en la etapa de operación y mantenimiento, también.

La evolución o cambios de un documento nunca invalida ni reemplaza la versión anterior, la misma sigue conteniendo la verdad única en aquel marco temporal, la nueva versión contiene la verdad única del nuevo marco temporal que comienza en el momento de su aprobación y terminará en el momento de la aprobación de la siguiente versión. Esto último conocido generalmente bajo el concepto de “historia de los documentos” que poco puede importar, aunque si en realidad se lo piensa como tener la historia de la planta, la cosa cambia, o no?. El impacto de esto tampoco es menor. La principal diferencia está en solo conocer cual fue la falla, o también poder rastrear donde, cuando y por que se originó. En accidentes industriales el tener o no la historia de la planta toma substancial relevancia.

Finalmente deben existir procedimientos, privilegios, roles y responsabilidades claramente definidos en lo que respecta a la documentación. Los procedimientos deben reflejar la evolución de nuestro rol hacia la documentación en las distintas etapas de la vida de la planta y sobre todo deben asegurarse que la verdad única esta en los documentos y que todos aquellos que la necesitan, tienen esta información simple y rápidamente.

Una vez más, al igual que los seguros de un auto, estos no evitan que se tenga un accidente, pero de suceder, seguro que se estará más que contento de tenerlo.

Por División Consultoría de Evaluando ERP

 

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