Proceso implementación de cuadro de mando integral

Una implementación adecuada del Cuadro de Mando Integral (CMI) en una organización, requiere de un análisis del estado actual, del entorno, de lo que se busca y de la capacidad real de la organización, para que el CMI no sea un simple cuadro indicando valores, sino que sea una herramienta para el control de la gestión en una empresa.

Para la implementación del CMI pueden tomarse, como mínimo, las siguientes fases

  • Analizar el estado actual de la organización.
  • Definir la unidad de negocio en que se implementará.
  • Involucrar a la alta dirección y mandos medios.
  • Seleccionar y diseñar indicadores.

Fase 1 – Analizar el estado actual de la organización

La implementación del CMI es un momento adecuado para que se haga un análisis de cómo está la estructura organizativa de la empresa y del entorno.

Muchas empresas ya tienen claro sus objetivos estratégicos, su análisis externo mediante herramientas como PEST, y un análisis interno para obtener el análisis DAFO, en estos casos, conviene darle una revisión y ver si este sigue siendo válido y congruente. Hay empresas que no poseen este tipo de análisis, por lo que el proceso del CMI es la oportunidad para utilizar estas herramientas y que los resultados encontrados sirvan como abono al desarrollo del CMI.

Es también de mucha importancia, tener clara la misión y visión de la organización, para saber hacia dónde se dirige y que se espera en el corto, mediano y largo plazo.

Fase 2 – Definir la unidad del negocio en que se implementará

Dependiendo del tamaño de la organización, el cuadro de mando integral (CMI) puede ser implementado sólo en áreas específicas o para productos específicos. Si esto es así, el segundo paso será definir en qué área se implementará y verificar que los indicadores que se establezcan sean congruentes con el resto de áreas de la organización. En caso de organizaciones pequeñas el CMI deberá ser implementado en toda la organización.

Fase 3 – Involucrar a la alta dirección y mandos medios

La implementación de un CMI puede haber sido recomendada o no por el CEO o junta directiva de la compañía. Independientemente de donde haya surgido la idea, involucrar y comprometer a la alta dirección en el desarrollo e implementación del CMI es un paso clave y de los más críticos para su éxito.

Cuando la alta dirección no se involucra y no da seguimiento a un cambio de este tipo, la experiencia indica que estos cambios fracasarán ya que si ni ellos están convencidos muchos menos sus colaboradores. Así mismo, los mandos medios de la compañía incluso colaboradores aún en puestos menores pero claves deben ser tomados en cuenta, ya que son los que conocen en muchos casos los puntos débiles y rendimientos adecuados de los procesos y permiten que los indicadores que se elaboren estén de acuerdo a la realidad y capacidad de la organización, o si la alta dirección lo cree conveniente, hacer ajustes para que esta incremente.

Lo recomendable entonces, es que el equipo implementador ya sea interno o externo, realice entrevistas con el CEO, con cada miembro de la junta directiva, jefaturas medias y puestos claves identificados.

Luego con la información recopilada, realizar una sesión de síntesis, en donde se analizan los hallazgos y elaborar una lista preliminar de indicadores y metas. Debe tomarse en cuenta en este punto, una posible resistencia a cambios en cualquier nivel de la organización. La resistencia al cambio, es también, uno de los principales motivos de fracasos en la implementación de estrategias empresariales.

Realizar el denominado “taller ejecutivo: primera ronda”, el cual consiste en fomentar una lluvia de ideas para establecer tres-cuatro objetivos por cada perspectiva del CMI, los cuales deben discutirse individualmente hasta llegar a un consenso de los participantes, quienes deben ser los altos mandos junto con el equipo implementador, luego se elabora una lista preliminar de indicadores para cada objetivo.

Fase 4 – Seleccionar y diseñar indicadores

Con la lista preliminar de indicadores, se debe trabajar con los subgrupos de directivos creados por cada una de las perspectivas con el fin de conseguir cuatro prioridades:

  • Establecer la expresión final de los objetivos estratégicos en función de las intenciones expresadas en el taller ejecutivo anterior.
  • Identificar para cada uno de los objetivos, el indicador o indicadores que permitan la cumplimentación del objetivo/os.
  • Identificar para cada uno de los indicadores propuestos, las fuentes de información necesarias y las acciones que haya que realizar para que esta información sea accesible
  • Identificar, para cada una de las perspectivas, los vínculos clave entre los indicadores dentro de la perspectiva, así como entre esta perspectiva y las demás del cuadro de mando.

Una vez realizado lo anterior, el responsable de elaborar el cuadro debe desarrollar el “taller ejecutivo: segunda ronda”, cuyo objetivo es elaborar un informe en el que se recojan las intenciones y contenido del Cuadro de Mando Integral a todos los empleados de la unidad u organización a implantar.

Gráfico 1 – Las 4 perspectivas del CMI

Fase 5 – Implantación

Es la culminación de las fases anteriores y se realiza un “taller ejecutivo: tercera ronda”, para reflejar el consenso de los dos talleres anteriores. Para concluir el proceso de implantación, se recogen las 10 reglas claves del éxito para la implantación del Cuadro de Mando Integral.

Fuente: Universidad Politécnica De Valencia-Definición, desarrollo e implementación de un cuadro de mando integral para el control de la gestión estratégica de una empresa-Ernesto Baltasar Montes Soriano

Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

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