¿Qué es la Gestión de Proyectos, y cómo puede ayudarme?

¿Quién de nosotros no ha hecho proyectos? Y no sólo en el ámbito laboral, sino en el personal. Desde siempre, incluso desde nuestra infancia, estamos cambiando cosas, ideando escenarios diferentes al que encontramos, y nos empeñamos en hacer que esos sueños se concreten. Justamente, la Gestión de Proyectos, trata sobre ese cambio. En este artículo veremos una breve introducción a la Dirección de Proyectos (Project Management), y su relación con la generación de valor en las organizaciones.

Cómo ese cambio aportará valor a la organización

Si bien la humanidad ha desarrollado proyectos desde siempre, en las últimas décadas las características de estas iniciativas, y el entorno en el que se desarrollan, requieren que sean encaradas de otra forma. Se hace imprescindible un enfoque más profesionalizado, que permita que los proyectos lleguen a buen puerto, atravesando numerosos inconvenientes.

Elegir… y hacer

El primer paso de una gestión efectiva de proyectos es… elegir el proyecto adecuado. Pero, ¿es para tanto? Sí. Las empresas que no eligen correctamente sus proyectos los condenan al fracaso, desde su misma génesis. Un proyecto mal seleccionado, con los objetivos equivocados, o con un enfoque inadecuado, no se podrá “remontar”, por más gestión proactiva que se intente aplicarle. Pero en muchas ocasiones sucede lo opuesto: excelentes ideas de negocio fallan porque no se gestionan adecuadamente los proyectos elegidos para llevarlas a cabo.

En proyectos de software, por ejemplo, podemos tener en claro la necesidad del cliente, podemos involucrarlo de manera temprana, y contar con su apoyo; o podemos tener una excelente idea de negocio. Pero si no planificamos correctamente el alcance de la solución, ni tenemos un trato frecuente con el cliente (interno o externo), o no ponemos el foco adecuado en los riesgos del proyecto, toda la iniciativa sólo es un gasto sin valor, a pesar que la idea original haya sido buena.

Pero, ¿qué es un proyecto?

Entendimos la importancia de una buena gestión de proyectos, pero ¿de qué hablamos cuando nos referimos a proyecto?

Llamaremos proyecto a las iniciativas que tienen las siguientes características:

Temporal: Tiene un inicio y un fin. Esta es la principal característica que los distingue de las acciones operativas en las organizaciones. Las operaciones soportan el “día a día” de las organizaciones… los proyectos buscan asegurar su “mañana”. Sin los proyectos adecuados, gestionados correctamente, ninguna empresa es sustentable.

Resultado único: Cada proyecto brinda un resultado único, diferente al anterior, que perdura en el tiempo, y busca aportar beneficios (no siempre económicos) a la organización y/o a sus clientes o principales interesados. “¿Esto es así? Porque en mi empresa hacemos proyectos siempre del mismo tipo”, suelen comentar… Sí, pero el cliente cambia, o las necesidades tienen otra prioridades, o la tecnología requiere un nuevo enfoque, o el entorno (competitivo, económico, etc.) se modificó con respecto al proyecto anterior. Y este entorno influencia a la gestión de los proyectos como un todo: desde su concepción, pasando por su planificación y ejecución, hasta su cierre.

Objetivos. Cada proyecto se hace con un fin (más o menos específico) dependiendo del tipo de proyecto.

Restricciones. Todo proyecto tiene restricciones acerca de qué debe entregar, en qué plazo y con qué recursos (económicos, de presupuesto, o de bienes que puede disponer).

Conclusión

Por lo tanto, la Gestión de Proyectos (Project Management) es una disciplina que nos permite alcanzar los objetivos que se proponen las organizaciones y requiere incorporar numerosas dimensiones de la solución, y diversas habilidades: técnicas, de comunicación, etc.

En definitiva: sin proyectos, no hay organizaciones sustentables.

En los próximos artículos ahondaremos en el marco conceptual de la Gestión de Proyectos, desarrollado por el Project Management Institute (PMI®), organización que ha desarrollado el estándar global de facto utilizado en esta disciplina PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), y las principales certificaciones profesionales relacionadas.

Por el Lic. Pablo Zarbo, PMP
pablo.zarbo@impalarisk.com

 

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