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El concepto de BPM surge como evolución a lo largo del tiempo de la gestión empresarial, para dar respuesta a cuestiones como la globalización de los mercados, las deslocalizaciones del tejido productivo y organizativo de las empresas, las evoluciones en los patrones de consumo, la necesidad de que los cambios sean cada vez más rápidos y bruscos, así como nuevos conceptos y habilidades entre las personas que trabajan en la empresa.

Todo ello además se debe de realizar de manera eficiente y eficaz, ya que no solo basta con ser el mejor y tener los menores costes, sino que se debe de ser capaz de transmitir estas ventajas al usuario final.

El concepto de BPM es una suma de componentes, técnicas y filosofías que diferentes autores han recogido en sus trabajos.

El sistema BPM es entendido en algunos trabajos, como una evolución de los sistemas workflow, pero para otros autores representan conceptos similares con la inclusión de alguna aplicación.

Hay autores que le dan gran importancia a lo que aporta el sistema BPM hacia la empresa. Los beneficios del sistema ayudan a alcanzar objetivos y además los alinean con la buena marcha de la compañía. Una de las características más importantes es que permiten su modelado, configuración o incluso cambio radical del funcionamiento de la aplicación informática sin tener grandes conocimientos tecnológicos, gracias a lo cual las personas desarrollan el sistema sin tener una formación específica, pudiendo así ahorrar costes y ganar rapidez, lo que provoca una mayor aceptación por parte de desarrolladores y usuarios.

Desde el punto de vista de los procesos de las empresas los BPM también aportan soluciones y mejoras. Los procesos son los encargados de transformar los recursos y materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales. Estas transformaciones son la base de las empresas, son el valor agregado que aportan y la razón de que sus clientes les contratan, por lo que si se potencian estas transformaciones se estará redundando en mejoras para la empresa. Con la filosofía BPM se potencian los procesos, los vuelve más transparentes y manejables por todos, evitando que sean una caja negra con la que trabajar.

Los sistemas BPM permiten automatizar un proceso de negocio, total o parcialmente en el que la información de cualquier tipología llega al usuario adecuado en el momento adecuado, sobre la base de un conjunto de reglas inteligentes, que permite que la mayoría del trabajo sea realizado informáticamente, mientras que las personas se ocupan solamente de las excepciones.

Otro aspecto que mejora considerablemente es el de la gestión global de los aspectos de la empresa. Facilita el manejo de los programas por parte de los usuarios, ya que los sistemas BPM son capaces de crear una interfaz para el usuario única para él, en lo que se refiere a contenido y forma, pudiendo personalizar el entorno.

Un sistema workflow es el que permite definir, ejecutar y gestionar procesos y tareas según unas reglas, considerando un proceso como un conjunto de tareas ordenadas, bien temporalmente, bien cumpliendo condiciones obtenidas en reglas que son realizadas por personas o de una forma automática.

Módulos principales de un BPMS

  • Motores de Orquestación: Permiten coordinar la secuencia de actividades según los flujos y reglas del modelo de procesos.
  • Herramientas de análisis y de inteligencia del negocio: Permiten analizar la información producto de la ejecución del proceso.
  • Motores de Reglas: Ejecuta reglas que permiten abstraer las políticas y decisiones.
  • Repositorios: Mantiene los componentes y recursos de los procesos disponibles para su reutilización.
  • Herramientas de Simulación y Optimización: Permite comparar los nuevos diseños de procesos con el desempeño actual.
  • Herramientas de Integración: Permiten integrar el modelo con otros sistemas.

Características de los sistemas BPM

Una serie de características que deben de tener los sistemas BPM que se muestra a continuación.

  • Reglas de negocio robustas y flexibles a través de motores de reglas de negocio.
  • Arquitectura basada en web.
  • Seguridad y autenticación de usuarios .
  • Asignación de actividades por “roles” y dinámica.
  • Gestión de timers dinámicos.
  • Ejecución paralela de una misma actividad.
  • Cambios a los procesos “On-the-Fly” o en línea.
  • Subprocesos y procesos articulados.
  • Ejecución y dinámica de subprocesos
  • “Process RollBack”.
  • Manejo robusto de excepciones.
  • Reportes estadísticos y de monitorización, y/o generador de reportes (datos del workflow).
  • Organización (organigrama y localidades geográficas).
  • Calendario de negocio (festivos y horarios)
  • Integración con servidores de aplicaciones.
  • Servicios del motor a través de webservices.
Fuente: Escuela técnica superior de ingeniería, Universidad de Sevilla, Implementación de un BPM en una PyME, Pedro López Garzón.

Adaptado por la división consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

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