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BPMP (Business Performance Management Process). Es un nuevo concepto que se está introduciendo en las compañías de seguros y que unifica lo mejor de dos mundos: por un lado el BPM (Business Process Management) y por otro el PMP (Performance Management Process)

¿Qué es un BPM?

Para entender un poco BPMP veamos rápidamente que persiguen los conceptos de BPM y PMP. Las empresas necesitan constantemente adaptar y mejorar sus procesos, pero frecuentemente están frenadas por aplicaciones y sistemas que no están preparados para explotar nuevas oportunidades y adaptarse a los cambios de forma ágil. El BPM, con sus enfoques evolucionados y sus tecnologías de punta, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de la “Agilidad” y “Flexibilidad” necesaria para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades de mercado.

Popularmente se llama Gestión de Procesos de Negocio (BPM – Business Process Management) a “la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administración de los procesos del negocio”.

En un mundo donde las tres “C”, Comunicación, Colaboración y Coordinación ya es la normalidad, se requieren de tecnologías que orquesten los procesos, la organización, los sistemas, y los clientes, colaboradores y otros entes externos. Pero a su vez, las empresas exigen un alto ROI (Retorno de la Inversión), y ya muchas de ellas han comprobado que este tipo de tecnologías y enfoques lo aporta, consiguiendo espectaculares mejoras y beneficios..

Cuando hablamos de BPM 360 estamos haciendo referencia a cubrir la mejora continua de los procesos de una empresa.

¿Qué es PMP?

Performance management es un sistema integrado de métodos que permiten conocer el desempeño de una organización. Se lleva a cabo como un ciclo permanente que involucra la realización de actividades relacionadas con la estrategia, el control de gestión y la inteligencia de negocios.

Desde hace algunos años se oye hablar de performance management para referirse a un sistema integrado de métodos de gestión que permiten conocer el desempeño, idealmente en tiempo real, de una empresa u organización, todo ello con el fin de mejorar su rendimiento por la vía de detectar oportunamente los problemas que se presentan y solucionarlos efectivamente.

En rigor performance management es un ciclo permanente que involucra la realización de determinadas actividades, empleando métodos medianamente establecidos y apoyándose en tecnologías de la información para llevar a cabo un auténtico control de gestión del negocio.

Este ciclo se puede descomponer de diversas formas, pero básicamente responde a la estructura del típico ciclo de vida de desarrollo que se ha usado desde hace décadas en ingeniería y que comienza con análisis y sigue con diseño e implementación.

En el caso particular de performance management el ciclo puede ser descrito constando de las siguientesetapas:

  • Análisis estratégico
  • Planificación
  • Desarrollo y Monitoreo
  • Inteligencia del Negocio

Nótese que es un ciclo y, por lo tanto, no tiene comienzo ni fin, sino que se trata de un “loop” o círculo que debe ser recorrido permanentemente, pasando por todas sus fases de manera relativamente secuencial. Es un ciclo de aprendizaje y mejora continua.

¿Qué es BPMP?

BPMP como plataforma tecnológica, consolida al BPM & PMP en una misma plataforma arquitectura. Esto genera una retroalimentación exponencial al negocio y al dinamismo de los mismos. Poder definir y plasmar los procesos de negocios en una única plataforma tecnológica y a su vez en ese mismo modelo volcar las reglas de negocios, métricas de análisis de gestión, informes OLAP , dashboards de gestión , reporting & monitoring, proporciona una nueva dimensión de valor para las Empresas.

En cuanto a las principales funcionalidades que BPM provee, tenemos:

  1. Asignar actividades a las personas de forma automática y según cualquier criterio, o según cargas de trabajo.
  2. Recordar a las personas sus actividades, las cuales son parte de una cola de WorkFlow.
  3. Optimizar la colaboración entre personas que comparten actividades.
  4. Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imágenes.
  5. Asignarle proactivamente a las personas que deben ejecutar las actividades, todos los recursos necesarios (Documentos, información, Aplicaciones, etc.) en cada una de ellas.
  6. Definir y controlar “alertas” según criterios de tiempo, de evento o de condición, provocando así algún mensaje a un supervisor, un “escalado” de actividades a otras personas para que las resuelvan, y/o una resignación automática.
  7. Modificar los procesos y gestionar excepciones “en vivo”, o “al vuelo”, y desde cualquier lugar, es decir, permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla y sin necesidad de meter mano informáticamente. Además, a través de cualquier navegador para que realmente se pueda realizar desde cualquier lugar.
  8. Proveer una vista “on-line” para supervisores del estado e histórico de cada instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeño de las personas.
  9. Hacerles llegar a cada persona sus actividades y alertas, independientemente de su ubicación geográfica, a través de la WEB, Email, SMS, o cualquier otro dispositivo móvil.
  10. Proveer métricas para responsables de áreas, organizadores, gestores de procesos y calidad, tanto para efectos de Mejora Continua como de Indicadores de Calidad y de Gestión.
  11. Integrarse fácilmente con otros sistemas, aplicaciones y ERPs.
  12. Proveer un alto nivel de soporte para la interacción humana
  13. Implementar métricas de control y gestión en modo DashBoard
  14. Implementar análisis operativos o gestión con herramientas OLAP’s embebidas

Beneficios

Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos. Dentro de los más importantes podemos describir:

  • Mejora la atención y servicio al cliente.
  • Incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo.
  • Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación, aplicaciones y bases de datos.
  • Disminuye “drásticamente” el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades.
  • Asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso.
  • Disminuye “drásticamente” el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situación de un ítem de trabajo
  • Simplificación de salidas – “outputs” – automáticas. Documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos a móviles, etc.
  • Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos.

Por Ricardo Zukauskas,
de Piramide Technologies.

 

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