RFP para seleccionar un proveedor de outsourcing

La RFP para seleccionar un proveedor de outsourcing es uno de los documentos claves de la contratación. Toda adquisición de servicios o productos debiera basarse siempre en un RFP ya que este documento define las características obligatorias y deseables así como las restricciones de cualquier servicio.

La famosa Solicitud de Propuesta o “Request for Proposal” (RFP), como suele llamársela, es uno de los documentos más importantes para la contratación de servicios o productos.

Además de definir las características técnicas del servicio a externalizar y los condicionamientos comerciales, la RFP para seleccionar un proveedor de outsourcing debe solicitar la aceptación por los licitantes de aquellos términos y condiciones contractuales que para la empresa resulten esenciales de cara a la adjudicación del servicio.

Una vez remitida la RFP a los proveedores invitados al proceso de selección, se suele abrir un período de tiempo en el que los proveedores solicitan aclaraciones o información adicional al cliente con el objeto de afinar el contenido de sus propuestas. Transcurrido este período, los proveedores presentan sus propuesta a la empresa cliente, quien valora las mismas y, en su caso, solicita las oportunas aclaraciones y/o enmiendas. De hecho, es habitual la apertura de un primer proceso de negociación entre el proveedor y el cliente de cara a la adjudicación del proyecto.

Pautas de una RFP para seleccionar un proveedor de outsourcing

La RFP tiene dos protagonistas:

  • La empresa cliente que convoca a los posibles proveedores a presentar propuestas para cubrir sus necesidades.
  • La firma que ofrece sus servicios, llamada en esta instancia, el oferente y que pasará a denominarse proveedor o adjudicatario en el caso que sea efectivamente contratada.

Durante esta parte del Outsourcing es importante para las empresas seguir determinadas pautas con el fin de obtener una propuesta clara del oferente y agilizar la posterior negociación del contrato. Dichas pautas pueden resumirse en los siguientes puntos.
 RFP para seleccionar un proveedor de outsourcing

Términos de la RFP

Además de las características del servicio y los términos y condiciones esenciales, la RFP para seleccionar un proveedor de outsourcing, también debe establecer las reglas que regirán la posterior negociación del contrato, una vez finalizado el proceso de selección del proveedor. De este modo, la RFP para seleccionar un proveedor de outsourcing debe regular cuestiones tales como el plazo máximo de negociación, el contrato que se utilizará como modelo durante la negociación o las obligaciones de confidencialidad durante el proceso negociador.

Adjudicación de los servicios

La RFP para seleccionar un proveedor de outsourcing debe prever que durante el proceso de adjudicación la empresa cliente obtenga una aceptación expresa por parte del proveedor de aquellas cuestiones de negocio y legales, que el cliente considera especiales. Es innegable que la empresa cliente tiene una posición negociadora y ventajosa durante el proceso de adjudicación.

Oferta única

En la preparación de la propuesta que responde a la RFP para seleccionar un proveedor de outsourcing, el oferente debe elaborar una oferta única y consolidada que incluya todos los acuerdos alcanzados en las sucesivas negociaciones y contactos mantenidos entre el proveedor y el cliente durante la fase de adjudicación. A menudo, la ausencia de dicha oferta consolidada crea incertidumbre durante la negociación acerca de lo que se acordó en el contexto de la licitación, lo que conlleva que el proceso negociador se dilate y tense.

Pre contrato o carta de adjudicación

Como parte del ciclo de compras, la RFP para seleccionar un proveedor de outsourcing debe establecer que, una vez finalizado el proceso de adjudicación es recomendable firmar con el proveedor seleccionando “carta de Adjudicación” al objeto de:

  • Dejar constancia de que la adjudicación del servicio tiene carácter preliminar, estando sujeta la adjudicación definitiva del mismo al acuerdo que se alcance, en su caso, durante el proceso de negociación.
  • Obtener del proveedor el compromiso de negociar de buena fe el contrato, en el plazo establecido por el cliente.
  • Acordar un compromiso de confidencialidad en relación con el contenido de las negociaciones.

Fuente: Hogans-Lovells, Outsourcing: Aspectos jurídicos a considerar en las externalizaciones de infraestructuras, servicios y procesos.
Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoSoftware.com

 

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