Selección de software: de lo estratégico a lo táctico

Aunque en los últimos años el volumen de procesos de selección de sistemas en general y de software en particular, han descendido respecto a lo que sucedía hace 10 años, las necesidades e inquietudes no han cambiado, al contrario se han complicado como consecuencia de los cambios en el mercado (fusiones de empresas, desaparición de otras, nuevos paradigmas en relación al uso multiplataforma, software libre, etc.).

Las grandes consultoras suelen mostrar la situación actualizada de los informes Gartner (ver gráfico adjunto) y basándose en ello suelen trabajar con los productos Top con presencia internacional.

Este enfoque no siempre se adapta a la realidad la empresa y el país concreto en el que esta se ubica, siendo imposible conocer todas las soluciones sectoriales y locales disponibles en cada momento.

Basarse o imitar lo que tienen otras empresas del sector o de características similares, no suele ser acertado como criterio para la selección de software, como no siempre lo es para otros ámbitos de gestión del negocio (modelo comercial, modelo logístico, modelo financiero, etc.).

Selección de software

Como se ve las preguntas son múltiples y las respuestas pueden variar de una empresa a otra, independientemente de si se quiere seleccionar un ERP, BI, CRM u otro tipo de software, por lo que cada caso es distinto y las decisiones marcaran un proceso con visión estratégica o más táctica.

Y me refiero por táctica aquella que se basa en reemplazar o potenciar lo que tengo sin mayores requisitos que un funcionamiento estable, ordenado y entendido como una evolución respecto a lo actual. En cambio un enfoque estratégico tiene elementos de “revolución” en tanto que se plantea revisar el paradigma en su conjunto y aprovechar la introducción de un nuevo software como revulsivo para mejorar el negocio no sólo la captura de información de calidad mediante las diferentes transacciones del sistema.

selección de software

A lo largo del proceso de evaluación nos podemos encontrar con empresas que tengan tendencia a explicar todo lo que se puede hacer con el sistema, su potencia, la cantidad de clientes, la constante evolución del producto. No nos dejemos llevar por ello, lo que debemos dejar claro y asegurar es que se va a revisar lo que vamos a necesitar en la empresa (sea a corto o medio), así como la flexibilidad para introducir cambios, revisar el resto de componentes y posibilidades es tiempo perdido.

Analizando como han abordado proyectos en otros clientes, qué personas han intervenido, entendimiento del negocio y qué rol han jugado, intentando validar referencias y exigiendo en el contrato definitivo la lista de personas que van a desarrollar el proyecto para verificar su experiencia.

selección de software

Contratar un equipo externo e independiente, que pueda arbitrar y asesorar en el proceso, es un medio para reducir riesgos y costes, a la vez que aporta ideas respecto a oportunidades de mejora.

Este tipo de colaboraciones suelen oscilar entre un 5-10% del coste total del proyecto y en cambio ayudan a que no se produzcan desviaciones que tendrían un impacto claramente superior a estos porcentajes.

Por Mariano López García
Director GB Consulting

 

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