Usted podría tener perdidas de US$5,000 por empleado al año

Si bien la mayoría de los tomadores de decisiones pasan horas intentando descubrir cómo elevar la competitividad del negocio, también lo es que muchas veces el problema está frente a sus ojos sin que ellos se percaten. Prueba de ello son las conclusiones dadas a conocer por Gartner, IDC, Forrester y AIIM, que afirman que el manejo de documentos se traduce en cuantiosas pérdidas.

Desde dar seguimiento a una orden de compra o al pago de una factura hasta presentar un reporte a instituciones de regulación o medir el desempeño de un área, toda actividad que requiera de la disposición de información confiable y en tiempo real se complica a causa de una mala administración de los documentos. El motivo: 80 % de la información empresarial no está estructurada en sistemas.

Tanto Gartner como IDC, Forrester y AIIM indican que una empresa gasta en promedio US$5,000 al año por empleado buscando documentos de manera ineficaz. En ese sentido, resulta de vital importancia proveer al sector empresarial de soluciones capaces de gestionar de manera eficiente todo documento que ingrese a la cadena de valor de las compañías.

“TOTVS es una empresa que tiene sus bases en el emprendimiento y, por tanto, conoce a la perfección las necesidades a resolver de las empresas. Esto la llevó a desarrollar soluciones como aquellas plataformas diseñadas bajo el paradigma SOA y tal es el caso de Fluig”, explica Martín Cayón, Director de TOTVS Norte de América Latina.

Control total de los procesos análogos y digitales

Plataformas como Fluig, de TOTVS, incorporan procesos, personas y documentos bajo un concepto colaborativo, que apunta a la gestión combinada de procesos, documentos e identidades. Integrable a cualquier software de gestión, Fluig funciona como un gran portal unificador de los sistemas de una compañía, tornando el acceso seguro, a partir de 7 Cards:

  1. Business Process Management (BPM). Gestión automatizada de procesos.
  2. Enterprise Content Management (ECM). Administración documental y de contenidos.
  3. Analytics. Análisis de los procesos de negocio y su adecuada ejecución.
  4. Social. Permite crear redes sociales profesionales privadas.
  5. Web Content Management (WCM). Diseño y creación de portales.
  6. Mall. Portal de aplicaciones y procesos de negocios
  7. Identity. Gestión de identidades centralizada.

Las combinaciones de estos 7 Cards son capaces de incrementar exponencialmente la competitividad de una organización. Por lo tanto, sin importar el giro del negocio, mi sugerencia es prestar atención al Card ECM. ¿Por qué? Simple: porque toda compañía tiene forzosamente que llevar un estricto control de sus documentos.

ECM, la solución a sus necesidades de administración documental

La Gestión Electrónica de Documentos (GED) –o Documents Management (DM) – es la tecnología que provee un medio para capturar, almacenar, localizar y recuperar fácilmente informaciones existentes en documentos y datos electrónicos, durante todo su ciclo de vida. El objetivo es proveer a las empresas de las herramientas más innovadoras para:

Edición

Versiones y revisiones

  • Validez
  • Aprobación
  • Check-in y Check-out
  • Envío de correos electrónicos
  • Papelera inteligente
  • Recuperación

Categorización en carpetas

  • Búsqueda avanzada de documentos
  • Perfil de Usuario y Seguridad
  • Navegación por el Historial
  • Navegación por Favoritos
  • Publicación

Documento Individual

  • Múltiple (lote)
  • Captura
  • Integración Office
  • Drag-And-Drop
  • Colaboración en la web

Múltiples tipos de contenido

  • Indicación de lectura
  • Upload y Download
  • Adjuntos
  • Propiedades del documento

Rastreo de documentos, protección de datos, acceso a la información por usuario, confirmación de Recibido y Autorizado son algunas de las ventajas que ofrece el card ECM de Fluig. Así, se alcanza un control y administración de documentos digitales y análogos. Esto, en el mediano plazo, se traduce en un incremento de la competitividad y deja de ser una perdida.

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