Automatización de procesos: 5 ventajas de implementarla

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Automatización Procesos

Según la consultora Forrester, la automatización de procesos puede conducir a un ahorro de hasta el 90% en gastos operativos. Conoce cómo lograrlo en tu empresa.

Las empresas que implementan soluciones de automatización de procesos de negocio son más rentables y consiguen una mayor satisfacción de sus clientes. En este post te contamos los distintos tipos de automatización, cómo es el proceso de implementación y cómo se beneficiará tu organización. Además, compartimos casos de uso para que puedas apreciar todo su potencial.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de los procesos de negocio o BPA (por sus siglas en inglés, Business Process Automation) es la utilización de herramientas tecnológicas para reemplazar el trabajo manual y repetitivo en tareas recurrentes de la organización. Sus objetivos son mejorar la eficiencia, democratizar el acceso a la información y agilizar los procesos en todos los departamentos. Por ejemplo, la automatización de procesos administrativos puede aplicarse en gestiones que van desde la incorporación de los empleados en Recursos Humanos hasta las compras en Finanzas.

Con su implementación es posible eliminar los silos de información, minimizar los costos operativos, reducir los errores humanos, optimizar los procesos de trabajo y brindar un mejor servicio al cliente.

Es importante destacar que las soluciones de BPA suelen ser complejas, ya que están conectadas a múltiples sistemas de tecnología de la información (TI) empresarial y adaptadas de forma específica a las necesidades de una organización.

Tipos de automatización de procesos

Existen cuatro tipos principales de automatización de procesos comerciales, los cuales varían según su nivel de complejidad.

1. Automatización básica

Refiere a las plataformas de gestión, colaboración y comunicación de proyectos. Donde la información se organiza de manera automática para que sea comprensible y accesible con facilidad para ser usada.

2. Automatización de procesos

La automatización de procesos es una plataforma dedicada de software y aplicaciones que se utiliza para documentar y gestionar todos los procesos empresariales.

Actúa sobre los procesos de toda la empresa en general.

3. Automatización de integración

Con este tipo de automatización, se libera de tareas específicas repetitivas que consumen tiempo productivo de los colaboradores. Puede implementarse con un software de Automatización Robótica de Procesos (RPA) que puede está capacitado para imitar los pasos repetitivos que toman los humanos, como copiar y pegar datos en un campo. Tan solo es preciso definir las reglas de operación.

Un caso sería, en la atención telefónica a clientes, cuando un cliente llama y se identifica, el software recopila toda la información y se la ofrece al operador disminuyendo el tiempo de gestión.

4. Automatización de inteligencia artificial (IA)

La automatización de la inteligencia artificial es cuando combina la IA con sus herramientas de software integradas para una toma de decisiones más rápida e inteligente. El sistema puede decidir en su nombre con los datos que se presentan. Agregando el aprendizaje automático, aumentará la «inteligencia» del sistema de IA a medida que aprenda y analice más información.

Un ejemplo sería, el uso del chatbot para la atención al cliente. El cual a través de una pre-configuración con un diagrama de flujos va guiando al usuario con opciones para resolver sus consultas y, en caso de que no pueda dar respuesta, deriva a un agente humano.

5. Analítica automatizada

La analítica predictiva o prescriptiva automatizada son distintas funciones del procesamiento cognitivo.
A través de la inteligencia artificial puede extraer y correlacionar datos de múltiples fuentes, como unidades internas y externas, para proporcionar un análisis en profundidad que a través del esfuerzo humano no podría obtenerse de forma rápida.

Proceso de automatización de procesos de negocio

Para implementar la automatización de procesos de negocio es preciso primero poner en práctica la Gestión de Procesos de Negocio (BPM), mediante la cual podremos analizar y controlar los procesos con el objetivo de mejorar el flujo de trabajo. De este modo, es posible corregir los errores y alcanzar los objetivos estratégicos.

Esto se logra a través de la implementación de un BPMS (Business Process Management Suite o System), un software que mapea, automatiza, ejecuta y monitorea procesos.

La automatización de procesos estará presente en cada una de las etapas de Gestión de procesos de negocio:

  • En la implementación, a través del BPMS, se insertan los procesos modelados y formularios electrónicos, definiendo responsables y prioridades.
  • En el desarrollo y ejecución se pone en práctica el mapeo de procesos, realizando las actividades que son parte de cada procedimiento.
  • En el monitoreo, verifica si las metas, los objetivos y el proceso son los esperados. Mediante la automatización, la confiabilidad de la información será mayor e incluso puede se puede monitorear de forma automática y enviar alertas para casos críticos. Si en esta instancia se identifican fallos o cuellos de botella en el proceso, se puede volver a la fase de modelado para corregir errores.

Como vemos, con la implementación de un BPMS pueden automatizarse hasta los procesos de control, logrando resultados más rápidos, objetivos y confiables.

Ventajas de la automatización de procesos

La automatización de procesos representa numerosas ventajas para la organización, tanto internas como externas.

Aquí mencionamos algunas de ellas:

1. Mejora de la eficiencia

Permite contar con un flujo de trabajo optimizado sin interferencias manuales. Esto hace que las tareas sean más rápidas y efectivas, ahorrando tiempo y dinero.

2. Menos errores

La automatización elimina el error humano, un factor que suele ser causante de gran parte de las ineficiencias dentro de un negocio. También estandariza sus procesos de trabajo y permite que las operaciones funcionen con más previsibilidad, lo que significa que se pueden esperar resultados consistentes.

3. Trazabilidad de las gestiones

Las herramientas ofrecen información sobre quién está haciendo y qué tarea está realizando, como así también cómo están funcionando los procesos. Esto permite detectar el punto en el que se registran retrasos o fallos y resolverlos de forma rápida.

4. Elimina los silos

Gracias a la democratización de los datos, la colaboración y conectividad de los equipos empresariales y de TI es posible en una plataforma única.

A la vez que contribuye para la coordinación de personas, sistemas e información en toda la organización para respaldar la estrategia de negocio.

5. Mejora la percepción de los clientes

Con la centralización de la información es posible brindar a los clientes una experiencia más personalizada. Además, las gestiones se pueden realizar de forma rápida y eficiente, lo cual ayuda a fidelizarlos.

Ejemplos de la automatización de procesos

Como mencionamos, la automatización de procesos puede aplicarse a las distintas áreas de tu empresa. Estos son algunos de los casos de uso de la automatización de procesos.

1. Automatización de procesos de compras

Todo el flujo del proceso de compra se puede estandarizar y desarrollar en línea. Permite la carga en la herramienta de formularios y pasos ya predefinidos y diseñados.

  • Se puede automatizar:
  • aprobación del presupuesto,
  • cotizaciones,
  • evaluación de la viabilidad técnica (mediante reglas comerciales predefinidas),
  • aprobación de compra,
  • generación de recibo de pago,
  • contratación, entre otras tareas.

La automatización permite que cualquier empleado con permiso que tenga acceso al sistema y pueda seguir el avance del proceso y actuar en consecuencia. Esto evita errores y acelera la ejecución de actividades.

2. Automatización de la incorporación de Recursos Humanos

La automatización puede eliminar mucho trabajo de los flujos de trabajo cotidianos de recursos humanos como, por ejemplo:

  • el procesamiento de solicitudes de empleo,
  • el manejo de nóminas,
  • la gestión de datos de empleados actuales y anteriores almacenados en diferentes bases de datos,
  • la administración de beneficios.

Por ejemplo, en el proceso de incorporación de empleados es posible automatizar: la recopilación de información de los candidatos, organizar sesiones de inducción y de capacitación, configurar cuentas bancarias, reunir documentos relevantes, por nombrar algunas.

3. Automatización del proceso de cobranza

La automatización en los procesos de cobranza hace más simples y consistentes la gestión.
Por ejemplo, las integraciones permiten registrar pagos de diferentes medios y asignar los importes en el sistema. Como así también consolidar el estado de cuenta.

Asimismo, la información centralizada ayuda a gestionar deudores con propuestas personalizadas basadas en su comportamiento como pagador.

4. Automatización de la gestión de contratos

Al eliminar el uso del papel en el proceso de contratación, es posible digitalizar y estandarizar todo el proceso.

  • Algunas de las ventajas de automatizar la gestión de contratos son:
  • la precarga de formatos para distintas finalidades,
  • la accesibilidad remota para usuarios autorizados,
  • la posibilidad de contar con firmas digitales que tienen valor legal, entre otras.

En cualquiera de los casos, la automatización permite reducir los pasos de un proceso, haciéndolo no solo más ágil sino más efectivo.

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