Tabla de contenidos
¿Sabías que la integración de procesos es clave para optimizar la operatoria y te permite ahorrar tiempo y dinero? Te contamos cómo implementarla con éxito.
En la actualidad, la operatoria de cualquier empresa conlleva la interacción constante entre múltiples plataformas y aplicaciones. Esto a veces trae retrasos en las gestiones e inconsistencias en los datos. Como solución existe la integración de los procesos y en este artículo te damos toda la información para que puedas implementarla con éxito.
¿Qué es la integración de procesos?
La integración de procesos de negocio o Business Process Integration (BPI) es la interconexión de procesos similares con el fin de realizar tareas de actualización, descubrimiento y mejoramiento de modelos de proceso.
Las dos claves para que la integración de procesos sea exitosa son:
- Permitir que las distintas aplicaciones, sistemas y servicios de software unan los procesos comerciales.
- Contar con una utilización compartida y segura de datos entre numerosas aplicaciones.
Tipos de integración de procesos
Antes de conocer los pasos que hay que ejecutar para implementar la integración de procesos, es necesario saber cuáles son los tipos de integración que podemos desarrollar.
Integraciones nativas
Refiere a aquella acción donde los datos fluyen sin problemas entre los software. Por lo que el proceso de configuración es más sencillo, ya que consta de habilitar el permiso entre las aplicaciones para que puedan intercambiar información.
Integraciones de API
Es cuando dos o más aplicaciones comparten datos entre sí a través de sus interfaces de programación de aplicaciones (API).
Integraciones de terceros
En lugar de desarrollar un software desde cero, la empresa apuesta por una herramienta ya existente, sumándole alguna característica que le permita ajustarla a sus necesidades.
Pasos para la integración de procesos
Una integración exitosa de procesos requiere de seguir determinados pasos y aplicar las herramientas adecuadas. Aquí te contamos cuáles son las distintas fases de la implementación de una integración:
1. Identificación de procesos
Antes de iniciar es preciso identificar los procesos internos y externos que deben integrarse, para ello sugerimos utilizar herramientas de mapeo de procesos comerciales. Las cuales representan las funciones típicas a través de palabras y diseños visuales.
Para elegir la herramienta de mapeo de procesos adecuada, es preciso tener en cuenta la capacidad de la organización para documentar los procesos existentes. Ya que así es posible determinar los requerimientos de la integración y la información necesaria para desarrollar las tareas que se vincularán.
2. Documentación y Mapeo
Luego de elegir la herramienta de mapeo llega el momento de ponerla en marcha. En este paso, al documentar, es importante evaluar que los registros describan en detalle las actividades de la organización en tiempo real.
Como resultado, obtendremos diagramas de flujo y otros recursos visuales que unificarán la información entre fuentes dispares, demostrando los procesos existentes y sus relaciones entre sí.
Además, se identifican las ineficiencias que existen en los procesos de la organización para poder abordarlos y darles solución mediante las integraciones.
3. Planificación a través del modelado
Luego del mapeo, el proveedor de la solución de integración contribuyen a crear un modelo que demuestra las adaptaciones que se deberían ejecutar en los procesos para alcanzar los objetivos propuestos.
En este paso se realizan simulaciones de cómo funcionarían los procesos integrados con el objetivo de determinar si dan respuesta a las ineficiencias identificadas de forma previa. Este es una acción muy importante, ya que permite hacer ajustes en el modelo antes de implementar las integraciones, aumentando las posibilidades de éxito.
4. Diseño, implementación y gestión
En este paso se logra sumar la información, eliminando la duplicación de datos y aumentando la eficiencia de la operación del negocio de forma integral.
Al implementar la integración es posible automatizar tareas simples, ahorrando tiempo y dinero dentro de la organización. Como, por ejemplo, emisión de órdenes de compra, estados de cuenta, entre otras.
A su vez, facilitará el intercambio de información en tiempo real entre las distintas áreas de la empresa y con terceros.
En resumen, la integración de procesos aparece como una acción clave para la transformación digital de la operatoria de la empresa en forma general. Por otra parte, la organización conseguirá eliminar los silos de información y mejorar la experiencia de los clientes a través de gestiones más ágiles. Lo cual, sin dudas, será una ventaja competitiva para tu organización.