Implementar la mejora continua permite potenciar el desempeño de las distintas áreas de tu organización. Conoce cómo lograrlo de forma simple.
En este artículo te contamos qué es, cuáles son los pasos para implementarla y hasta incluimos 7 ejemplos que te van a inspirar para ponerla en marcha.
¿Qué es la mejora continua?
La mejora continua es el desarrollo de un esfuerzo ininterrumpido enfocado en perfeccionar de manera incremental los productos, servicios o procesos a lo largo del tiempo. Para realizar esta acción, los procesos se auditan y modifican de forma constante en función de su sostenibilidad, eficiencia, eficacia y flexibilidad.
En otras palabras, se trata de una estrategia comercial a largo plazo para mejorar su negocio en términos de valor y satisfacción del cliente. Potenciando la calidad, velocidad de comercialización y reducción de costos.
Hay dos formas de implementarla:
Mejora continua incremental
Son las que van introduciendo cambios de manera gradual con ajustes puntuales en las operaciones de la organización, lo cual permite ahorrar tiempo y garantizar la calidad.
Por ejemplo, Toyota aplica el concepto Jidoka, que significa detener la línea cada vez que ocurre un problema para abordarlo de inmediato, logrando que no se generen productos defectuosos.
Mejora continua innovadora
Genera un cambio profundo en un proceso u operación y requiere de más tiempo de implementación. Sobre todo, de la activa participación del equipo de trabajo que lo usa.
Los resultados suelen ser más impactantes, generando un cambio significativo en la productividad, la producción y las ganancias de una organización.
5 etapas de la mejora continua
Cuando hablamos de la mejora continua como un proceso sin interrupciones, es probable que lo asociemos con una acción agotadora. Sin embargo, cuando lo abordamos con pasos bien definidos, el panorama se pone más claro. A continuación, le contamos cuáles son los 5 pasos que debes seguir para implementar la mejora continua:
Definir
Para comenzar la mejora es preciso identificar el proceso que estará sujeto al cambio.
Este punto requiere organizar y capacitar a un equipo que se dedique a describir los problemas, preocupaciones u oportunidades, recopilar datos de rendimiento actuales y crear un mapa de procesos.
Identificar
Precisar los clientes y proveedores que serán parte del proceso. Aquí también es muy importante, precisar los requisitos del procedimiento, como así también las acciones de entrada y salida. Por otra parte, identificar los desperdicios que se desprenden de este proceso y las actividades que generan valor agregado.
Para, por último, generar una lista de posibles mejoras.
Seleccionar
Con el objetivo final de delinear el proceso adecuado. Primero hay que establecer los objetivos de rendimiento a alcanzar y criterios de selección para las probables soluciones.
Luego, priorizar las posibles soluciones y seleccionar la/s mejor/es solución/es.
Implementar
A continuación, es preciso desarrollar un plan de acción para lograr los objetivos junto con la definición de métricas para comprobar el rendimiento del proceso.
Una vez definido esto, es preciso documentar las soluciones, ponerlas a prueba e implementarlas como parte del plan de acción.
Evaluar
A partir de una retroalimentación continua y la medición del progreso del plan de acción, es preciso comparar los resultados con los objetivos de rendimiento esperados.
En caso de que sea necesario, implementar acciones correctivas, identificar nuevas oportunidades de mejora y repetir el ciclo otra vez.
7 ejemplos de mejora continua
Para comprender mejor los casos de aplicación de la mejora continua, citamos estos 7 ejemplos gráficos que ayudan a ver su impacto.
1. Optimización de uso del tiempo
Ante la disminución de la productividad, se puede implementar una auditoría que permita identificar en qué punto del proceso se desperdicia tiempo. Luego el área directiva puede tomar decisiones para mejorar el tiempo de desarrollo de estas tareas.
2. Evaluar por qué no se alcanzaron los objetivos definidos
El caso sería, un equipo de ventas no alcanza los objetivos planteados. El coordinador investiga sobre los métodos empleados para la venta y decide reforzar la capacitación para sumar nuevas técnicas de comunicación con los clientes.
3. Valoración del desempeño de los colaboradores
Puede ser una acción regular que permita identificar a aquellas personas que se destacaron en la labor y aquellas que requieren de un apoyo por parte de la organización para poder mejorar su desempeño.
4. Aporte proactivo de los colaboradores
Los colaboradores son quienes ponen en práctica los cambios, por ello es importante tener en cuenta su visión.
Un caso sería, un colaborador que trabaja un proceso y, de forma proactiva, identifica una forma más simple de realizar la tarea. Paso seguido, lo da a conocer al equipo y los coordinadores, enriqueciendo el modo de hacerlo.
5. Simplificar proceso de compra
Por ejemplo, en cierto punto del recorrido de compra, los clientes con frecuencia abandonan o dilatan la finalización del proceso. Luego de identificar el punto, se evalúa de forma interna (o a través de encuestas a clientes) el inconveniente y se da una solución ofreciendo una alternativa.
5. Elevar el desempeño
El equipo tiene buen desempeño, pero su potencial no está explotado al 100%. Para incrementar los resultados se puede apostar por un sistema de estímulo con reconocimientos, premios económicos o beneficios especiales como, por ejemplo, días libres.
6. Actualización en capacitaciones
En un mercado tan competitivo, mantenerse al tanto de las últimas tendencias es vital para cualquier empresa. Por ello, otro ejemplo de mejora continua, es la actualización periódica de las capacitaciones del personal.
Método Kaizen para la mejora continua
La mejora continua, a menudo conocida como Kaizen, es esencialmente una pequeña estrategia de mejora incremental paso a paso. Se basa en la creencia de que la mejora continua puede lograrse mediante una serie interminable de pequeños cambios.
Es una estrategia en la que los empleados de todos los niveles de una empresa trabajan juntos de manera proactiva para lograr mejoras periódicas e incrementales en los procesos.
Podemos decir que el sistema Kaizen cuenta con una naturaleza dual compuesta por:
- Un plan de acción desarrollado a través de eventos enfocados en implementar mejoras. Por lo general, estos eventos se distinguen por desarrollar el ciclo PDCA (Plan, Do, Check, and Act) que encierra las siguientes actividades:
- Establecer objetivos y proporcionar los antecedentes necesarios.
- Revisar el estado actual y desarrollar un plan de mejoras.
- Implementar esas mejoras.
- Verificar y arreglar lo que no funciona.
- Informar los resultados y determinar un seguimiento.
Una filosofía que trata de construir una cultura en la que todos los colaboradores participan de forma activa para sugerir e implementar mejoras en la empresa.
Como conclusión, si logras incorporar a la mejora continua en la cultura de tu organización, es posible generar resultados superadores en todos los aspectos del desempeño. Logrando beneficios como: mayores ventas, colaboradores y clientes más satisfechos, menor cantidad de desperdicios, entre otros.