Tabla de contenidos
Conoce 6 metodologías de procesos para mejorar el rendimiento. Te contamos cómo funcionan, los beneficios de cada una y los pasos a seguir para aplicarlas.
Implementar las metodologías de procesos adecuadas para mejorar el rendimiento de los procesos ayudará a tu organización a aumentar la eficiencia, reducir costos, impulsar la agilidad empresarial, optimizar las operaciones y mucho más.
Aquí reunimos los métodos que permiten abordar distintos aspectos de tu organización en pos de mejorar los procesos. Lee hasta el final, ¡este es un post para guardar!
Metodologías de procesos: Lean
Esta metodología fue usada de forma completa por Henry Ford, en 1913, para la producción del Ford T. Luego el proceso fue mejorado en el año 1930, cuando se creó el Sistema de producción Toyota, que brindó mayor continuidad en el flujo del proceso y mayor variedad de modelos
Qué es el modelo Lean
Lean es una forma de pensar sobre la creación del valor necesario con menos recursos y menos desperdicio. A la vez que es una práctica que consiste en la experimentación continua para lograr un valor perfecto con cero desperdicio.
Cómo funciona la metodología Lean
El pensamiento Lean y la práctica ocurren juntos. A través de la experimentación continua, los trabajadores y directivos aprenden innovando en su trabajo, ya sea trabajo físico o de conocimiento, para obtener una calidad y un flujo cada vez mejores, menos tiempo y esfuerzo, y costos más bajos.
Beneficios de la metodología de procesos Lean
El mayor beneficio es que la organización es altamente adaptable, pero además:
- incrementa la eficiencia,
- reduce los cuellos de botella,
- disminuye los costos,
- fortalece la relación con los clientes,
- cultura organizacional basada en la mejora continua,
- mayor compromiso.
Pasos de implementación de la metodología de procesos Lean
La implementación de las metodologías de procesos Lean consiste en 5 pasos que se desarrollan en un ciclo.
Paso 1: Definir el Valor
Identifica el valor desde la perspectiva del cliente final. Es decir, saber qué producto específico valora el cliente, que satisface sus necesidades a un precio específico y en un momento específico.
Paso 2: Mapear el flujo de valor
Traza el recorrido del conjunto de acciones necesarias para llevar un producto específico a través de las tres tareas de gestión críticas de cualquier negocio: la resolución de problemas, la gestión de la información y la transformación física. Crea un mapa del estado actual y el estado futuro del flujo de valor. Aquí es importante identificar y categorizar los desperdicios del estado actual para eliminarlos.
Paso 3: Crea el flujo de valor
Realiza los pasos restantes en el flujo de valor, elimina las barreras funcionales y asegúrate de que la organización esté centrada en optimizar el tiempo de entrega del producto.
Paso 4: Establecer extracción
Deja que el cliente extraiga productos según sea necesario, eliminando la necesidad de un pronóstico de ventas. Comienza un nuevo trabajo solo cuando haya demanda y tu equipo tenga capacidad disponible. Con el objetivo de producir el valor que realmente necesitan tus clientes y evitar la sobreproducción.
Paso 5: Perfeccionar
Implementa un proceso de mejora continua para lograr que lo que ofreces se acerque cada vez más a lo que el cliente busca. Su objetivo es mejorar todos los procesos de tu equipo, centrándose en mejorar las actividades que generan el mayor valor para tu cliente mientras elimina la mayor cantidad posible de actividades inútiles.
Metodologías de procesos: Six sigma
El Six Sigma fue presentado por el ingeniero estadounidense Bill Smithen 1986. Esta metodología usa datos y herramientas empíricas y estadísticas para analizar deficiencias e impulsar mejoras. Su éxito se basa en el hecho de que es una estrategia comprobada que se aplica a cualquier tipo de negocio.
Qué es la metodología de procesos Six Sigma
Six Sigma es una de las metodologías de procesos de mejora y control de calidad. El cual adopta un enfoque basado en datos para resolver desafíos en cualquier tipo de operación y minimizar la cantidad de variaciones en el producto final.
Su objetivo es lograr que el proceso alcance Six Sigma, es decir, llegar a un punto en el que solo 3,4 errores por millón de eventos de proceso den como resultado un defecto. De esta manera, se obtiene una mayor estabilidad del proceso.
Cómo funciona el Six Sigma
En todo tipo de organización se precisa reducir los desperdicios, para ello se necesita identificar qué da lugar a los errores, defectos en el producto final o acciones que generan pérdidas.
Para realizar esta acción es preciso evaluar las operaciones actuales utilizando primero las herramientas de Six Sigma, como un mapa de flujo de valor, con el propósito de generar una representación visual. Luego, con herramientas de gestión como los 5 porqués, que desglosa el problema hasta llegar a la causa raíz de los errores, defectos y desperdicios.
Beneficios de implementar Six Sigma
Además de lograr una calidad uniforme en el producto final, esta metodología genera otros beneficios.
- Aumento de la eficiencia,
- Disminución de residuos,
- Reducción de errores,
- Mayor cumplimiento legal,
- Más rentabilidad.
Cómo aplicar Six Sigma
Como mencionamos, esta metodología cuenta con distintas herramientas para su uso. Aquí citaremos las dos más populares.
DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar)
Se utiliza para analizar y optimizar los procesos existentes.
- Definir el problema y los objetivos del proyecto.
- Medir de forma minuciosa los diversos aspectos del proceso actual.
- Analizar datos para, entre otras cosas, encontrar los defectos de raíz en un proceso-
- Mejorar el proceso.
- Controlar cómo se realiza el proceso en el futuro.
DMADV (definir, medir, analizar, diseñar, verificar)
Este método es usado para nuevos procesos, productos o servicios.
- Definir los objetivos del proyecto.
- Medir los componentes críticos del proceso y las capacidades del producto.
- Analizar los datos y desarrollar varios diseños para el proceso, hasta llegar al mejor.
- Diseñar y detalles de prueba del proceso
- Verificar el diseño a través de simulaciones y un programa piloto.
Metodologías de procesos: TQM
La gestión de calidad total (TQM) es una filosofía de gestión que involucra prácticamente a todos los empleados de una organización en un programa incesante de mejora de la calidad.
La filosofía TQM se basa en un conjunto de principios que incluyen:
- compromiso de liderazgo,
- compromiso de los empleados,
- toma de decisiones basada en hechos,
- mejora continua,
- enfoque en el cliente.
Qué es la Gestión de Calidad Total (TQM)
La Gestión de Calidad Total o TQM (por sus siglas en inglés Total Quality Management) es una filosofía de gestión que busca integrar todas las áreas de la organizaciónpara enfocarse en satisfacer las necesidades del cliente y los objetivos organizacionales.
Es un método por el cual la gerencia y los empleados pueden involucrarse en la mejora continua de la producción de bienes y servicios. Es una combinación de herramientas de calidad y gestión destinadas a aumentar el negocio y optimizar las prácticas para evitar desperdicios.
Los principios de la gestión de la calidad total son: foco en el cliente, consideración de los empleados, enfoque hacia el proceso, sistemas cohesivos, mejora continua y comunicación.
Cómo funciona el TQM o Gestión de la calidad total
El Total Quality Management (TQM), ve a la organización como una colección de procesos y considera que la clave de la mejora continua está en incorporar los conocimientos y experiencias de los trabajadores. Para medir el éxito de la implementación, se tiene en cuenta la satisfacción del cliente interno o externo.
En este caso, el análisis de TQM utiliza un enfoque tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. Eso significa que se alienta a la gerencia y al liderazgo, a detectar e implementar mejoras tanto como a los empleados.
Beneficios de la metodología de procesos TQM
Además de lograr la mejora continua, con la metodología TQM pueden obtenerse estas ventajas y beneficios:
- incremento de la productividad,
- mejor posicionamiento en el mercado,
- eliminación de defectos y desperdicios,
- reducción de costes y mejor gestión de costes,
- mayor rentabilidad,
- mejor experiencia del cliente y fidelización del mismo,
- mejora del clima laboral,
- procesos mejorados e innovadores,
- mayor adaptabilidad, por mencionar algunos.
4 pasos para implementar la Gestión de calidad total
Para su implementación es preciso que la alta dirección conozca las metodologías de procesos y se comprometa a sumarla como una de las estrategias de la organización.
A continuación, compartimos uno de los métodos más fáciles para implementar. Se trata de cuatro pasos para controlar la mejora continua de procesos y productos.
PDCA (Plan, Do, Check, Adjust)
Planificar (Plan)
En esta parte se identifica y comprende el problema o el aspecto sobre el que se va a trabajar. A partir de la investigación, se proponen ideas y desarrolla el mejor plan para la implementación.
Hacer (Do)
Se pone en marcha la solución propuesta en el paso anterior, mediante un programa piloto para comprobar si logra las mejoras de calidad esperadas. En este paso es muy importante documentar los resultados.
Comprobar (Check)
Revisamos si la prueba piloto dio los resultados esperados, si cumplió con las expectativas se puede avanzar hacia el próximo paso, caso contrario hay que regresar al paso uno.
Ajustar (Adjust)
Una vez que haya probado y esté satisfecho con la solución, puede implementarla a gran escala. Este proceso es un bucle, sin embargo, sin principio ni fin. El éxito es solo la nueva línea de base que volverá a probar para mejorar.
Metodologías de procesos: MBO
La gestión por objetivos contribuye a la creación de metas tangibles que deben cumplir los colaboradores para acompañar el buen desempeño de la organización. Es una herramienta útil para eliminar los silos organizacionales y lograr una mayor transparencia en todas las organizaciones.
Qué es la Gestión por objetivos o MBO
MBO o gestión por objetivos es un enfoque estratégico que busca aumentar el rendimiento de las empresas. A través de la alineación de los objetivos de los miembros de los equipos con los de la organización.
Se trata de un sistema gerencial integral que garantiza que los empleados reciban una comunicación clara sobre sus funciones y responsabilidades, Comprendiendo el papel que desempeñan en la salud general de la organización.
Cómo funciona la metodología de procesos MBO
Con la ayuda de los colaboradores, se establecen los objetivos. Lo relevante de esto es que las metas sean desafiantes pero alcanzables.
Luego los trabajadores reciben comentarios de forma regular y se pone foco en las recompensas, no en el castigo. Esto permite enfatizar en el crecimiento y desarrollo personal, en lugar de la negatividad por no alcanzar los objetivos.
Existen al menos tres formas de establecer las metas a cumplir:
- El jefe establece los objetivos.
- El individuo y el jefe las definen de forma conjunta
- El individuo establece sus propias metas tomando como referencia las prioridades y objetivos de la organización.
Beneficios de la metodología de procesos MBO
Esta metodología, además de alinear los objetivos de la organización con los de cada colaborador, tiene otras ventajas:
- Mayor comprensión del impacto individual dentro de la organización.
- Comunicación clara de las expectativas adaptadas a cada colaborador.
- Definición del sentido de éxito y la forma de alcanzarlo.
- Impulso del trabajo colaborativo.
- Incremento de la lealtad de los colaboradores.
Pasos para implementar el MBO en tu organización
La implementación del MBO en las organizaciones requiere cumplir con cinco pasos:
Definir objetivos
Especifica que necesita lograr la empresa y en qué período de tiempo.
Crea y compare los objetivos con los colaboradores
Es preciso ser gráficos sobre cómo la responsabilidad que tienen ante esas metas de la organización. De este modo, ellos podrán crear metas específicas e individuales.
Alentar la participación y supervisar el desempeño
Es momento de impulsar la participación, pero también revisar que los objetivos estén a la altura de las posibilidades reales.
Evaluar el desempeño y progreso
Luego de revisar los objetivos y el desempeño, es hora de ver si es necesario realizar cambios. Todo esto con el objetivo de ver que el progreso se realice de acuerdo a los tiempos planteados.
Brindar feedback
Si el proceso avanza según lo previsto, hazle saber a tus colaboradores. En caso de que no cumpla con las expectativas, coméntale en privado y ofrécele los pasos a seguir para mejorar su desempeño.
Metodologías de procesos: BPM
El BPM es una de las metodologías de procesos que permite tener una visión global de los procesos de la organización.
Qué es BPM o Modelado de procesos de negocio
BPM, por sus siglas en inglés Business Process Management, es una disciplina de gestión que integra estrategias, tecnología y objetivos de una organización con las expectativas y necesidades del cliente, a través del enfoque en los procesos de punta a punta.
Los objetivos del BPM son identificar, analizar y optimizar los procesos de las organizaciones. Lo cual se lleva a cabo con recursos de la gestión empresarial y herramientas, incluida la tecnología.
A la vez, es importante destacar que a través de esta metodología se ven los procesos como un conjunto y no se los analiza de forma particular por áreas o departamentos. Por lo que puede ser muy útil para superar los silos organizacionales.
Cómo funciona el BPM
Para representar esta visión integral, el BPM utiliza un workflow o flujo de proceso. Lo que permite dar una visión clara de cómo actúan las personas y cómo generan su oferta de valor tras los procedimientos y tareas ejecutadas, en qué orden y por quién.
El workflow que permite definir, ejecutar y gestionar procesos y tareas según reglas definidas. Considerando que un proceso es un conjunto de tareas ordenadas en determinado tiempo y que cumplen con condiciones obtenidas en pautas seguidas por personas o de modo automático.
Beneficios del BPM
Ordenar los procesos traerá numerosas ventajas a tu organización, algunas de ellas son:
Más productividad
La gestión de los procesos de la empresa a nivel global permite que se eliminen tareas duplicadas.
Mejora continua
Gracias a la trazabilidad hay un mayor control sobre los procesos, mientras que a través del ciclo de análisis y monitoreo hay una optimización constante de los mismos.
Reducción de errores
El análisis y el monitoreo constante permiten identificar fallas en los procesos y corregirlas.
Garantía de cumplimiento y seguridad
Mejora del ambiente de trabajo
Gracias a objetivos, procesos y responsabilidades bien definidas. También debido a una comunicación más fluida.
Clientes más satisfechos
El BPM se enfoca en aportar valor al cliente, por lo que permite brindar más calidad y tener clientes más satisfechos.
Pasos para mejorar los procesos según BPM
Para mejorar el rendimiento de los procesos a través de la metodología del BPM hay que implementar un conjunto gradual e interactivo de actividades que incluyen:
Descubrimiento
Para identificar y entender cada uno de los procesos de negocio que forman la organización.
Modelado o Análisis
Se toma cada uno de los procesos y se los describe al detalle, priorizando el entendimiento general del sistema. Luego, se lo modela con las nuevas características y reglas a seguir para obtener mayor productividad.
Desarrollo o despliegue
En esta etapa se introducen detalles como la interacción entre las actividades e identificar las dependencias con servicios externos.
Ejecución
Se ponen en marcha los procesos modelados, de forma manual o a través de la automatización de un Business Process Management System (BPMS).
Monitoreo
De cada proceso de negocio para evaluar si dio los resultados esperados, teniendo en cuenta aspectos como la eficiencia y productividad de cada etapa para su redefinición y mejora.
Optimización
Si los procesos no cumplieron con las expectativas, son optimizados para mejorar su rendimiento en particular y el de la empresa. La falla puede estar en no contar con un conjunto coherente de tareas o bien porque las necesidades han cambiado.
Metodologías de procesos: Benchmarking
Benchmarking es una herramienta que implica una búsqueda de las «mejores prácticas» en un proceso de negocio específico. Es una herramienta muy usada por las empresas con objetivos sólidos y la búsqueda de la mejora continua.
Qué es el benchmarking
El benchmarking es un proceso que implica medir el rendimiento de su negocio frente a un competidor en el mismo mercado. Esto le dará una mejor comprensión del rendimiento y el potencial de su negocio.
Permite descubrir cuál es el mejor desempeño que se está logrando. Esta información se puede utilizar para identificar brechas en los procesos de una organización con el propósito de lograr una ventaja competitiva.
Cómo aplicar el benchmarking
El uso del benchmarking dependerá de tipo de evaluación comparativa que precisemos realizar.
Benchmarking interno
Si otros equipos u organizaciones dentro de su empresa han establecido mejores prácticas en procesos similares. Con el benchmarking interno podrás analizar lo que están haciendo para que pueda encontrar áreas en las que puede mejorar y ser más eficiente.
Benchmarking competitivo
Se aplica para comparar productos, servicios, procesos y métodos de sus competidores directos. A través de una revisión se mide la posición de la organización y la de sus competidores dentro de la industria. Así se identifican las acciones a ejecutar para aumentar la productividad.
Benchmarking estratégico
Muy útil cuando necesitas mirar más allá de su propia industria para identificar el desempeño de clase mundial y las mejores prácticas para que pueda buscar formas de adaptar sus métodos a sus procedimientos y procesos.
Beneficios del benchmarking
Además de la mejora continua y establecerse como un sólido competidor en el mercado, el benchmarking brinda beneficios como:
- identificar y priorizar las partes del negocio que podrían mejorar,
- identificar tus fortalezas y debilidades,
- comprender mejor las necesidades de sus clientes,
- establecer metas y expectativas claras de desempeño,
- monitorear su desempeño y administrar el cambio con más eficiencia,
- entender a los competidores y fortalecerse en el mercado.
Pasos para aplicar el benchmarking
Podríamos confundirlo con la investigación de la competencia. Sin embargo, el benchmarking tiene mayor profundidad.
Aquí te contamos el paso a paso para aplicarlo en tu organización:
Identificar qué se va a comparar
Esto se logra realizando preguntas específicas y dirigidas a través de métodos cuantitativos o cualitativos.
Determinar cuáles son los competidores
No tienen que ser de la misma industria. Lo importante es identificar las estrategias efectivas que están usando y las áreas que tienen mejor desempeño.
Documentar procesos
Esto incluye documentar los procesos actuales de nuestra organización, como así también los de la competencia. Es muy relevante tener en cuenta que es factible utilizar la información disponible, ya que parte de ella podría estar sujeta a tratos de confidencialidad.
Delinea los objetivos
Llega el momento de proponer metas concretas para nuestra organización.
Desarrolla un plan de acción
En este punto es vital detallar tareas a ejecutar, persona a cargo del desarrollo y plazo para concretarla.
También determinar cómo se va a recopilar la información y diseñar el material tipo encuesta para recabar los datos necesarios.
Controla los resultados
De este modo, podrás saber si las acciones se están aplicando de forma consistente y si están alcanzando los resultados deseados.
Como conclusión, lograr un mejor rendimiento de los procesos requiere de elegir la metodología adecuada para tu organización. Solo hay que tener en cuenta lo que necesitas trabajar. Ya sea mejorar la competitividad, comenzar a ver la organización como un proceso integral, alinear los objetivos de los colaboradores y de la empresa, lograr una calidad total, etc.
Sin importar lo que precises trabajar, es fundamental que la metodología que adoptes sea implementada de forma consistente.