Process Mining o minería de procesos, la clave para optimizar procesos

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Process Mining

El mining process o minería de procesos es clave para optimizar los procesos de negocio. Aquí los beneficios y distintos tipos de minería de procesos.

Conocer los procesos actuales con datos reales ayudará a tu organización a perfeccionarlos y descubrir procedimientos más aptos. En este artículo te damos las razones para incorporar a la minería de procesos como una herramienta de mejora continua.

¿Qué es el process mining o minería de procesos?

El process mining o minería de procesos es una técnica diseñada para descubrir, monitorear y mejorar procesos reales. Esta se aplica mediante la extracción de conocimientos relevantes en los registros disponibles de eventos de los sistemas de información corporativos.

A través de una «radiografía» de un proceso comercial permite dar visibilidad e identificar ineficiencias en las operaciones principales. Esto es posible gracias a que los procesos empresariales más frecuentes se llevan a cabo a través de sistemas de información.

El process mining también se puede considerar como una parte de la gestión de procesos comerciales (BPM) que aplica la ciencia de datos con técnicas de minería de datos y aprendizaje automático. Práctica que se utiliza para profundizar en los registros del software de la empresa, comprender el rendimiento de sus procesos y brindar soporte.

Algunas de las posibles aplicaciones de la minería de procesos es:

  • Identificación de procesos automatizados con la extracción de modelos de procesos de un registro de eventos.
  • Comprobación de conformidad: Observación de las desviaciones mediante la comparación del modelo y el registro.
  • Identificación de patrones y tendencias a través de la minería de información pública en redes sociales.
  • Construcción automatizada de modelos de simulación: Para proyectar resultados considerando todos los factores que interactúan en un entorno.
  • Extensión de un modelo
  • Predicción de casos, para prever impactos de acciones comerciales, entre otras opciones.

Beneficios del process mining

La minería de procesos brinda innumerable cantidad de beneficios a las organizaciones, a continuación mencionamos las 7 principales:

1. Información precisa e imparcial

Los colaboradores que trabajan con los procesos en el día a día podrán brindar valiosa información sobre lo que sucede en el desarrollo, sin embargo, solo aportarán una óptica y no una imagen completa.

En tanto, el process mining ofrece información objetiva basada en datos reales, convirtiéndose en una herramienta para auditar, analizar y mejorar sus procesos comerciales existentes.

2. Integraciones y automatizaciones más efectivas

Para realizar inversiones en tecnología es preciso tener en claro los objetivos a lograr, pero sobre todo el funcionamiento de las herramientas tecnológicas que ya se encuentran trabajando.

Por ejemplo, a través de la minería de procesos se puede: orquestar la automatización de procesos robóticos (RPA), la inteligencia artificial (AI), el aprendizaje automático (ML), entre otras.

Con esta técnica es posible identificar qué tareas dentro de los procesos se verán más beneficiadas con la automatización, consiguiendo así una integración mucho más provechosa entre plataformas nuevas y existentes.

3. Decisiones más acertadas

Contar con datos reales de los procesos funcionando ayuda a tener información fiable para tomar decisiones que optimizarán el desempeño del negocio y la rentabilidad.

4. Ahorro de recursos

La minería de datos permite generar procesos más eficientes, ahorrando tiempo y dinero. No solo un mejor uso de las horas de trabajo de los colaboradores, sino también desde el área directiva al tomar decisiones que representan menos riesgos y garantiza el cumplimiento.

5. Aplicable a toda industria y área organizacional

El process mining también tiene como ventaja que es aplicable en cualquier industria y áreas de la organización. Pudiendo aplicarlo a gran escala y con poco esfuerzo humano.

6. Mejor experiencia del cliente

Al descubrir tendencias y patrones con el process mining es posible brindar una experiencia más satisfactoria. Esto tiene un impacto positivo en la fidelización de los clientes, en el incremento de las ventas y una gestión más eficiente gracias a las automatizaciones.

7. Mejora continua

El empleo de la minería de procesos de forma continua permite optimizar y evaluar el rendimiento de los mismos con periodicidad. Es decir, el process mining es una herramienta que servirá para mejorar nuestro negocio de manera indefinida.

Tipos de minería de procesos

Como mencionamos al inicio de este artículo, existen diversas aplicaciones de la minería de datos. Para cada una de ellas se utilizan:

Minería de Descubrimiento

En este tipo de minería se combinan los registros de los sistemas de información con datos basados en IA. De este modo, se develan las interacciones digitales del humano con la finalidad de crear o ajustar un proceso al máximo.

Por lo general, los procesos se analizan desde una perspectiva distinta utilizando técnicas de análisis de variantes.

  • Flujo de control: las variantes se comparan en función de la ocurrencia de actividades en los seguimientos de ejecución y su orden de ejecución relativo.
  • Rendimiento: las variantes se comparan en función de las medidas de rendimiento.

La división del análisis de registros del proceso se puede llevar a cabo en función de los datos contextuales y así identificar distintos mapas de procesos para cada archivo de registro.

Para la construcción de los modelos descubiertos pueden usarse distintas herramientas. Una de ellas es el estándar BPMN (Business Process Model and Notation) que permite construir modelos de procesos compactos y comprensibles.
Además de la perspectiva de flujo de control plano, los subprocesos, los flujos de datos y los recursos se pueden integrar dentro de un diagrama BPMN.

Comprobación de Conformidad

La comprobación de conformidad confirma si el modelo de proceso previsto se refleja en la práctica. Este tipo de minería de procesos compara la descripción de un proceso con un modelo ya existente en función de sus datos de registro de eventos, identificando cualquier desviación del modelo previsto.

La realización de pruebas de conformidad revelará discrepancias entre el proceso real y modelo de referencia. El registro de eventos y el proceso ideal se utilizan como entradas, y la salida son datos de diagnóstico que muestran las diferencias y similitudes del modelo con la anotación.

Para verificar el cumplimiento del proceso, se examinan los registros de eventos en función a cuatro parámetros de calidad:

  • Aptitud: Indica qué tan bien el modelo de proceso representa el comportamiento observado.
  • Simplicidad: Asegura que el modelo no tenga complejidad excesiva.
  • Precisión: Restringe los modelos cuyo comportamiento no pueden ser registrados en los eventos.
    Generalización: Valora la capacidad de los modelos de procesos para extender y recrear el comportamiento futuro, en lugar de capturar cada rastro de registro.

La importancia de encontrar y corregir cualquier secuencia de proceso no planificada es una prioridad para las empresas. Su relevancia radica en que estas imprecisiones pueden generar: problemas de auditoría, infracciones reglamentarias, requerir el uso de recursos adicionales o socavar la calidad del producto/servicio. Todo esto en última instancia siempre representa pérdidas financieras, por eso es vital revisar la pertinencia del modelo de proceso de destino.

Minería de rendimiento

También conocida como mejora del modelo, minería de extensión o minería organizacional. En esta clase de process mining, se utiliza información adicional en pos de mejorar un modelo de proceso existente. Para evaluar el avance de la optimización se usa un registro de progreso y en función de esta información, se realizan los cambios. Es importante destacar que la minería de rendimiento es útil en la mejora continua de las operaciones.

Supongamos analizamos el archivo de registro de un proceso comercial a través de los métodos de revisión de conformidad y descubrimiento. De este modo, identificamos las fallas y desviaciones en los procesos.

A continuación hacemos los cambios específicos en nuestro modelo de destino, que sirve como una guía estándar para la implementación del proceso. Esto implica ajustar para aliviar los cuellos de botella o eliminar secuencias de procedimientos particulares.

Los cambios en los procesos solo pueden evaluarse después de que se hayan implementado durante un período de tiempo.

En definitiva, el process mining o minería de procesos puede convertirse en un gran aliado para que tu organización sea más eficiente y competitiva, a la vez que ahorra recursos como tiempo y dinero. La clave está en implementar el tipo de process mining de acuerdo con la etapa del análisis en que se encuentre cada proceso en particular.

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