En el momento que un empresario evidencia la necesidad de buscar asesoramiento externo, para ser ayudado a definir algunos aspectos estratégicos de su compañía, comienza a compartir información sensible con potenciales proveedores de estos servicios que está requiriendo.
Los servicios pueden ser muy variados: van desde la revisión de la estrategia de desarrollo y crecimiento de su empresa, pasando por la identificación y selección de un sistema de gestión, hasta la contratación de mano de obra para ejecutar actividades que ya tiene planificada. En estos casos, es importante:
- Determinar claramente el problema.
- Qué tipo de servicios se debe solicitar.
- Identificar los proveedores potenciales que estarán en condiciones de poder brindarlo (con el mejor presupuesto , en tiempo y con la calidad esperada).
- Qué se espera de este trabajo (identificar los factores claves de éxito).
Luego de éste proceso, se debe seleccionar y contratar un proveedor para comenzar con el trabajo. A partir de aquí, comienza la relación con el/los proveedores contratados. El vínculo puede ser desarrollado de diferentes formas por ambas partes (contratada y contratante), pero siempre será más beneficioso si se establece una relación de “socios estratégicos” en lugar de “cliente – proveedor”. Este tipo de situaciones aparenta ser muy simple, pero suele causar que muchos proyectos o servicios fracasen antes de comenzar, a veces sin darse cuenta, dado que no se establecen reglas de convivencia sanas para ambas partes, que le permitan desarrollar el trabajo en forma armónica, lo que provocará:
- Desconfianza sobre el proveedor.
- Ocultamiento de información.
- Baja priorización del proyecto frente a otros temas.
- Desmotivación de los participantes (poca proactividad y entusiasmo).
- Informes incompletos.
- Escasas expectativas sobre el resultado del proyecto/ servicio.
- Mala calificación del proveedor.
Generalmente, cuando algo sale mal, es común identificar al proveedor como el foco del problema. Suele ser verdad en algunos casos, pero generalmente el problema no es el proveedor, sino la elección que la compañía hace de él. Los consejos que debe tener en cuenta el contratante, son los siguientes:
- Determine bien quienes pueden brindar el servicio que usted requiere, y tómese el trabajo de averiguar referencias del proveedor y las personas que estarán trabajando dentro de su empresa. Le está abriendo las puertas a un extraño, pero al momento de contratarlo tiene que confiar en el profesionalismo de éste. Si lo considera conveniente, firme un acuerdo de confidencialidad.
- Apoye al proyecto y dé el ejemplo frente al resto de los colaboradores que estén involucrados en el proyecto.
- Esto motivará a todo el equipo para que participe y colabore, obteniendo un mejor resultado.
- Trate al proveedor como un socio estratégico. Sin lugar a dudas, el proveedor pasa a ser su socio –al menos durante el proyecto/servicio para el cual fue contratado- , por lo cual, tiene que confiar en que él, hará lo mejor para su compañía. Si no lo siente así, debe replantearse si su elección ha sido la correcta.
- Integre a su compañía al equipo de su “socio estratégico”. Si el proyecto/servicio lo permite, integre a los miembros del equipo de trabajo del proyecto/servicio con el equipo de su propia empresa. Ésta situación le permitirá desarrollar una mejor relación entre el equipo, que se traducirá en una mejor calidad del trabajo a realizar.
Conclusión
Estas pautas le permitirán a usted y a su “socio estratégico” trabajar armoniosamente y buscar la mejor solución al problema determinado, en donde el beneficio podrá ser medido para ambas partes, dado que se evitarán discusiones poco productivas – o luchas de poder – y fuera del foco del trabajo a ser realizado.
Rubén Bruno
Gerente Senior de TOTVS Consulting para Cono Sur, TOTVS