¿Qué es una app de formularios?

¿Qué software de gestión necesita su empresa?

Cada vez son más las empresas que le hacen frente al problema del papeleo. Usando la tecnología a su favor logran decir adiós al formulario en papel y con ello digitalizan procesos administrativos y operativos. ¿Cómo lo hacen? Usando una app de formularios.

Este tipo de soluciones se destacan en el mercado porque son de fácil implementación, seguras y de bajo costo. Sin embargo, hay empresas que por desconocimiento siguen confiando en el papel. Es por ello que hoy te contamos en detalle qué es y qué puedes hacer con una aplicación de formularios.

Alcance de una app de formularios

En pocas palabras, una app de formularios es una solución móvil de captura de datos. Permite recoger todo tipo de información (fotos, geolocalización, dibujos, códigos de barra, firma, etc.). Funciona con o sin acceso a internet. Una vez reunida dicha información, la aplicación genera un informe personalizado. Este informe se enviará automáticamente al personal involucrado por email.

En otras palabras, es una herramienta capaz de digitalizar procesos administrativos y operativos:

  • orden de trabajo,
  • ficha de control de horas,
  • informe de servicio,
  • control de inventario,
  • hoja de entrega de material,
  • orden de inspección
  • y más.

Por otro lado, como su nombre lo indica, es un software aplicativo. Su función principal es facilitar el trabajo empresarial. Se puede conectar con otros sistemas como ERP y CRM, así la información se centraliza y fluye rápidamente.

Otra característica importante es que es una solución en la nube. No hace falta instalar nada en el ordenador o contar con servidores propios que mantener. Una buena app de formularios ofrece un servicio seguro y alojado en la nube.

¿Cómo funciona una aplicación de formularios?

Lo primero a saber es que el éxito de estas aplicaciones de formularios es su fácil uso. Así que en pocos pasos deberías estar usando la aplicación.

Paso 1: Creación de formularios

Para crear los formularios se ofrece una plataforma web. Desde allí, puedes construir fácilmente tus formatos, usando el sistema de “arrastrar y soltar”. No se necesita conocimiento en programación.

Entre los campos disponibles para diseñar formularios están: foto, selección múltiple y geolocalización. Otros son lector de código de barras, cálculo automático y firma digital. Asimismo, puedes importar tu base de datos para simplificar la captura de información.

Entre las funcionalidades más atractivas están los sistemas de validación y la creación de escenarios de correo. De esta forma, un formulario puede ser rellenado por el técnico y transferido al superior para su aprobación. Una vez validado, se genera el informe y se envía al resto del equipo.

Otra funcionalidad destacable es la opción de formularios prellenados. Estos son útiles porque una vez creado se asignan al personal a cargo. Esta persona recibe una notificación en su móvil y así sabe que tiene una nueva tarea a realizar; también puede visualizarla en la agenda de la app.

En resumen, al crear formularios digitales se logra simplificar y estandarizar la captura de datos. De esta forma, todos los implicados usan los mismos formatos y se evita los errores de escribir a mano.

Paso 2: Definición de usuarios

Una vez hechos los formularios, es momento de gestionar a los equipos que trabajarán con ellos. Desde la plataforma web, se crean los usuarios y se define el nivel de acceso que tendrán a los formularios y a la información recolectada.

Con este paso cubierto, será fácil asignar los formularios al personal y hacer el seguimiento respectivo.

Paso 3: Diseño de reportes automáticos

Tienes la posibilidad de configurar completamente el reporte que será enviado automáticamente. Por ejemplo, puedes añadir el encabezado, la fuente y el estilo de tu empresa. De esta manera, el reporte tendrá la imagen de tu empresa.

Paso 4: Rellenar los formularios desde la app

En un móvil o tablet, descarga la aplicación y comienza a rellenar los formularios. Puedes hacerlo tengas o no acceso a internet. ¡Así de simple!

Imagina que tienes una empresa de mantenimiento y hoy te toca hacer una inspección de maquinaria. Llegas al sitio, abres la app y rellenas el formulario de inspección. Registras todo lo solicitado y añades fotos para una mayor precisión. Pides la firma de tu cliente para su validación y firmas tú también. Terminado el servicio, envías al personal indicado el informe. De esta manera y en tiempo real, indicas si esta todo bien o si por el contrario hay que asignar una nueva visita para reparar la maquinaria.

Con estos cuatro pasos sabes lo esencial de las aplicaciones de formularios y qué puedes hacer con ellas. Seas del sector de la construcción, servicios, agricultura, venta u otro, la digitalización de formularios puede ayudarte a optimizar tus procesos. Con este tipo de herramientas no solo harás tus formularios digitales. Además, aplicarás un proceso efectivo de recolección de información y de supervisión.

Por Kizeo.

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