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¿Qué es el outsourcing? Cuando hablamos de outsourcing, sin dudas hablamos de tercerizar. Ahora bien, el concepto de outsourcing ha ido resignificando y variando a lo largo del tiempo.
¿Qué es tercerizar?
Outsourcing es el proceso por el cual se realiza una subcontratación o externalización de un servicio. Los recursos para el área necesitada son transferidos por una empresa externa.
Inicialmente, esta concepción de tercerizar tenía una base plena en la tercerización de conocimientos, es decir, una tercerización basada en el saber (ej.: tercerizo la liquidación de los haberes). Este concepto sólo tenía por objetivo cuidar el entregable y sacar la responsabilidad fuera de la órbita de las empresas. Las empresas buscaban fuera de su ámbito a personas con conocimiento, que pudieran brindar una solución que ellas fuera de su alcance.
El outsourcing como decisión estratégica
Claramente, la utilización del outsourcing permite a las compañías potenciar sus recursos para afianzar su ventaja competitiva. Sin embargo, dicha concepción no ha estado desde siempre en la mente de los gestores. Así, el concepto de outsourcing ha ido evolucionando desde un enfoque táctico, que busca la consecución de resultados a corto plazo, hacia otro enfoque de caracteres más estratégico que pretende afianzar la ventaja competitiva a lo largo plazo (ver Figura 1).
Ambos conceptos, tanto como el conocimiento como la eficiencia de costos, resultan ser la base de la idea de outsourcing. Sin embargo, como todo, las necesidades han evolucionado y el Outsourcing ha evolucionado con ellas.
Objetivos del outsourcing
Los tipos de objetivos fundamentales que se persiguen al implementar outsourcing en una empresa son:
- Reducir costos.
- Mejorar el servicio.
- Transformar el negocio.
Cada uno de estos tipos de objetivos lleva aparejado un tipo diferente de externalización.
- Soporte: Es un outsourcing de la infraestructura tecnológica y las tareas asociadas, que se mide fundamentalmente por rendimiento y costo.
- Mejora: Se busca la realización de tareas en un proceso, en base a estándares e indicadores del negocio.
- Transformación: En este tipo de outsourcing, el proveedor se responsabiliza de procesos completos, por lo que la evaluación ha de basarse en indicadores del negocio.
¿Qué tipo de empresa necesita Outsourcing?
Las características que mencionamos, necesarias y concurrentes, se proponen agregar valor para cubrir, hoy, planteos de orden corporativo. Si bien el saber o conocimiento (fiscal, contable, administrativo, previsional, laboral u outsourcing de IT) resulta ser la esencia de la tercerización, un saber adicional es requerido y está relacionado con los procesos.
La búsqueda de soluciones, en este marco, involucra un sinfín de opciones para que los procesos que se tercerizan sean eficientes y eficaces, que mantengan una excelente relación costo-beneficio pero, que a la vez, establezcan los controles ideales, los workflows de comunicación, etc.
Entonces ¿para quién aplica el outsourcing?
- A la pequeña empresa: tercerizando sus procesos administrativo-contables en general, donde los procesos del outsourcer deben establecerse en la periferia de las operaciones con la compañía. ej.: recibir comprobantes para el procesamiento (periferia de entrada) o enviar reportes mensuales a la Gerencia (periferia de salida).
- A la gran empresa: donde la tercerización se concentra, por ejemplo, en una tarea específica como la liquidación de haberes confidenciales o las funciones de cuentas por pagar para deudas con el exterior.
En ambos casos, las necesidades migraron a los procesos. Liquidar haberes puede ser una habilidad compartida por muchos profesionales, sobre todo si las personas están fuera de convenio o el convenio es siempre el mismo. Los aspectos que hacen al cuidado de la confidencialidad de ciertos ejecutivos de una nómina, en cambio, requieren de procesos, de workflows preestablecidos y de un esquema adecuado de autorizaciones. Todos aspectos que diferencian al servicio actual.
Lo mismo también sucede en la pequeña empresa aunque, en estos niveles, los procesos administrativos que se requieren son de mayor integralidad y, por ende, necesitan de menor integración con procesos internos (o su integración es directamente con fundamentos operativos).
Servicios de outsourcing
Como aspecto paralelo e indivisible de los servicios que se tercerizan, integrando parte necesaria de los procesos, están los sistemas. Estos sistemas son una parte sustancial de los servicios y hoy en día, el diferencial de los productos que un outsourcer debiera ofrecer.
Terminologías que hasta hace no mucho parecían proféticas, no aceptadas por simple recelo o repetición de negación (ej.: “nunca iré a la nube”) y áreas hasta entonces “colaterales” a cargo del CFO, pasaron a tomar una relevancia poco usual y nos llevaron a recorrer un mundo totalmente nuevo y poner sobre valor la importancia de IT.
El Outsourcing trajo cambios sustanciales, incorporando el concepto de Share Technology. Esto permite lograr eficiencias e introducir mejoras en los procesos de las empresas o brindar un proceso llave en mano a través de un producto, pudiendo soportar cambios tecnológicos constantes.
De este modo, en la actualidad, es posible aplicar soluciones de tercerización estandarizada o, si no es viable compartir por las características de la empresa, también buscar soluciones basadas en herramientas de RPA, workflows o simples programaciones de rutinas básicas.
¿Por qué considerar al outsourcing?
La adopción de este último enfoque ha permitido comprobar que el outsourcing consigue el desarrollo de la ventaja competitiva de las empresas ya que:
- Proporciona mayor flexibilidad: tanto en capacidad de respuesta (por estar menos integrada verticalmente) como en costos (por existir una clara variabilización de los costos fijos al ser trasladado, en parte, a la empresa proveedora).
- Aprovecha las capacidades de proveedores especialistas: y obtiene de ellos un servicio de alta calidad que difícilmente podría desarrollarse internamente.
- Libera tiempo de la dirección: permitiendo que se concentren en el desarrollo de aquellas actividades claves que afianzan la posición en el mercado y cuyo desarrollo consigue levantar claras barreras para los competidores.
La conjunción de todos estos factores consigue la potenciación de los recursos de toda compañía y su concentración en el desarrollo de aquellas actividades básicas de su negocio permitiendo así, afianzar y mejorar su posición competitiva.
Por BDO