Mejora de procesos: cuáles son sus beneficios y qué herramientas necesitas

Cómo implementar la mejora de procesos

¿Qué sistema de gestión necesita su empresa?

La mejora de procesos es continua y ofrece a las organizaciones múltiples beneficios. Conoce cuáles son y de qué forma puedes implementarla en tu empresa.

La mejora de procesos comerciales o Business Process Improvement (BPI) es una práctica que busca identificar, analizar y mejorar los procesos existentes dentro de una organización. Su objetivo es identificar áreas en las que pueden mejorar la precisión, la eficacia y la eficiencia para luego realizar cambios dentro de los procesos en pos de optimizarlos y alcanzar nuevas cuotas de mercado o estándares de calidad.

En las siguientes líneas te comentamos qué herramientas puedes utilizar para lograr con éxito una mejora de los procesos en tu organización.

¿Qué es la mejora de procesos?

La mejora de procesos comerciales o Business Process Improvement (BPI) es una práctica que busca identificar, analizar y mejorar los procesos existentes dentro de una organización. Su objetivo es identificar áreas en las que pueden mejorar la precisión, la eficacia y la eficiencia para luego hacer cambios dentro de los procesos en pos de optimizarlos y alcanzar nuevas cuotas de mercado o estándares de calidad.

La mejora de procesos permite identificar las operaciones, las habilidades de los empleados o las tecnologías que podrían mejorarse o agregarse. De este modo, busca conseguir procesos más fluidos, un flujo de trabajo más eficiente y un crecimiento comercial general.

A su vez, la mejora de procesos es un elemento clave de los softwares BPM, porque automatiza los procesos que se agregan a este sistema. Luego, a través del software, gerentes y ejecutivos de procesos pueden ver dónde se necesitan mejoras teniendo en cuenta indicadores como, por ejemplo, tiempo de ejecución.

¿Por qué es importante la mejora de procesos?

La mejora de procesos comerciales o BPI tiene una gran importancia, ya que permite identificar cuellos de botella, fricciones, ineficiencias y otros problemas dentro de sus procesos y tomar medidas correctivas,

Beneficios de la mejora de procesos

Poner esta práctica en marcha permitirá a tu organización:

1. Automatizar el trabajo

Al automatizar se libera a los colaboradores de tareas repetitivas, eliminando actividades tediosas y burocráticas. Combinando la tecnología, las habilidades de las personas y las metodologías adecuadas, se puede optimizar el trabajo. A la vez que se mejora la calidad del trabajo, agilizando el flujo de trabajo y aportando más transparencia al trabajo en equipo.

2. Costo reducido

A través de un análisis exhaustivo de estadísticas, cifras, presupuesto y proyectos, se identifican los puntos a mejorar. Así se logra ahorrar dinero mediante la automatización del trabajo y la aplicación de estrategias de gestión del tiempo.

3. Menos errores

Con la optimización de procesos y la automatización, se reducen los errores que pueden surgir de la carga de información a través de agentes humanos.
Además, al disminuir los fallos los empleados se desempeñan de forma más eficiente.

4. Satisfacción de las demandas del mercado

Con las técnicas de mejora de procesos puedes garantizar una mejor competitividad en tu industria, a la vez que alcanzas tus objetivos comerciales de manera más efectiva.

Por otra parte, gracias a una mayor concentración de los colaboradores, podrás brindar una mejor atención a tus clientes y por ende una mayor satisfacción. Lo cual tendrá un impacto directo sobre la calidad de los servicios o productos que ofrece su empresa.

5. Optimización del uso de recursos

Uno de los mayores beneficios es la capacidad de evaluar con precisión la rentabilidad de los proyectos. Como así también de ciertos procesos que consumen demasiado tiempo y dinero y no aportan ningún valor a la empresa.

Gracias al seguimiento del progreso, es posible identificar en tiempo real dónde se generan desperdicios, ya sea dinero, recursos o tiempo, y actuar en el momento adecuado.

6. Definición de la cultura

La mejora de los procesos ayuda a respaldar la estrategia, la misión, la visión y los objetivos actuales. Ya que con su implementación se pueden eliminar aquellos que no sustentan la cultura de la empresa y crear nuevos alineados con los valores de la empresa.

Además, con una cultura definida es posible elegir las herramientas y metodologías adecuadas a la estructura organizativa.

7. Flujo de trabajo eficiente y fluido

La mejora de los procesos de negocio le permite eliminar esfuerzos redundantes y optimizar el tiempo de ejecución de determinadas actividades. Como así también garantizar el desarrollo continuo de los flujos de trabajo y un mejor cumplimiento de las normas y reglamentos.

Fases de la mejora de procesos

La mejora de proceso cuenta con ciertas fases o pasos para que pueda implementarse con éxito:

Identifica qué proceso necesitas cambiar

Esto normalmente se hace a través del mapeo u otra visualización de los pasos, actividades y flujos de trabajo dentro del proceso.

Mapea el proceso actual

En este paso hay que identificar cuellos de botella, ineficiencias, redundancias y otros puntos débiles dentro del flujo de trabajo. Dicha acción se lleva a cabo mediante el uso de herramientas de visualización y aportes de las partes interesadas.

Llevar a cabo un análisis de la causa raíz

Para ello es preciso generar un reporte del proceso a mejorar. Documentar lo que está pasando, evaluar estadísticas, cifras, presupuesto, etc. Aquí es muy importante realizar un seguimiento a través del tiempo para evaluar rendimiento y, en caso de que corresponda, rentabilidad.

Mapea y registra el proceso potencial

El rediseño del proceso requiere crear un esquema para no perderse. Para ello puedes usar herramientas dedicadas como software de colaboración, programas de mapas mentales o aplicaciones de gestión de procesos y proyectos. Lo que te ayudará a tener toda la información en un solo lugar, generar un flujo de trabajo fluido y mantener una estructura coherente.

En este paso, es muy importante documentar cada parte del proceso a través del registro de datos y recopilación de todas las métricas.

Probar el proceso y revisar

Con la información documentada en la fase anterior debes realizar un análisis y probar la solución propuesta para garantizar que no tenga un impacto negativo. De este modo, además de garantizar la compatibilidad de la ley, ayudará a eliminar riesgos y mantener la coherencia.

Implementar el nuevo proceso

Los modelos de gestión del cambio pueden ayudar a asegurar la adopción exitosa de la actividad o tecnología nueva o revisada.

Evaluar y cuantificar

El Business Process Improvement (BPI) es una mejora continua que necesita ser monitoreada y ajustada. Para lograrlo es preciso verificar las métricas, donde se evalúa si los cambios se han producido y cuál es el resultado. De modo que con las lecciones aprendidas se puede evitar que se repitan los errores en el futuro.

Herramientas de la mejora de procesos

Los directivos a cargo de gestionar la mejora de los procesos suelen utilizar una o más metodologías, que se complementan, en la gestión de proyectos.

Gestión ágil

La metodología Agile proviene del mundo del desarrollo de software. Consta de un enfoque que reúne equipos multifuncionales para trabajar en ciclos de producción cortos llamados sprints. El objetivo es mejorar o agregar características y funciones tecnológicas como una forma de mejorar un proceso.

Gestión eficiente

Conformado por un amplio grupo de metologías, más conocidas como Lean. El término lean fue acuñado por primera vez por John Krafcik en 1988, para referir el sistema de producción de TOYOTA. Un sistema que usa menos de todos los recursos en comparación con otros procesos de producción.

Una filosofía que promueve la mejora continua y las formas de aumentar la eficiencia dentro de un proceso y otorgar un valor agregado a los resultados. Si bien tiene una clara impronta “fabril”, pueden ser utilizadas en distintos procesos, ya que ayuda a eliminar el desperdicio y se enfoca en las actividades que crean valor para sus clientes.

Las metodologías Lean abarca los siguientes enfoques:

Kaizen

Este enfoque abarca a toda la organización desde abajo hacia arriba (bottom-up), exige cambios pequeños y continuos que se acumulan en mejoras significativas.

Su objetivo principal es ayudar a crear una cultura dentro de la organización que aliente a los empleados de todos los niveles a detectar, sugerir e implementar mejoras en los procesos.

En la práctica, la metodología se centra en los llamados eventos Kaizen que involucran a empleados de todos los niveles de la organización. Se trata de pasos de acción para la mejora de procesos que incluyen:

  1. Establecer y declarar objetivos comerciales o de proyectos.
  2. Revisar el proceso actual para detectar margen de mejora.
  3. Implementar los cambios necesarios.
  4. Revisar los cambios y corregir según sea necesario.
  5. Documentar y presentar los informes de resultados.

Ciclo PDCA

El ciclo PDCA forma parte de muchas metodologías de mejora continua. Sus pasos incluyen:

  1. Planificar. Identificar el área para mejorar y desarrollar un plan para el cambio.
  2. Hacer. Implementar el cambio a pequeña escala como prueba.
  3. Controlar. Observar los resultados del cambio y determinar su eficacia.
  4. Acto. Tomar medidas en función de los resultados que haya observado. Puede: implementarse el cambio de forma amplia o volver a realizar el ciclo para detectar más posibilidades de mejora.

Este ciclo a veces se denomina PDSA (por las siglas en inglés: plan, do, study and act) o el ciclo de Deming, en honor a W. Edwards Deming, quien lo desarrolló en la década de 1950.

Gestión de Calidad Total (TQM)

El Total Quality Management (TQM), al igual que el Kaizen, involucra a toda la empresa en la mejora de procesos. Para medir el éxito de la implementación, que sigue el ciclo PDCA, se tiene en cuenta la satisfacción del cliente interno o externo.

En este caso, el análisis de TQM utiliza un enfoque tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. Eso significa que se alienta a la gerencia y al liderazgo, a detectar e implementar mejoras tanto como a los empleados.
La filosofía TQM se basa en un conjunto de principios que incluyen:

  • compromiso de liderazgo,
  • compromiso de los empleados,
  • toma de decisiones basada en hechos,
  • mejora continua,
  • enfoque en el cliente.

Six Sigma

El Six Sigma fue presentado por el ingeniero estadounidense Bill Smithen 1986. Esta metodología usa datos y herramientas empíricas y estadísticas para analizar deficiencias e impulsar mejoras. Los seguidores de Six Sigma a menudo emplean DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar) para estudiar y optimizar los procesos existentes.

Su objetivo es reducir la probabilidad de fallos a 3,4 (tres y cuatro décimas) de defecto por millón de ocasiones. De esta manera, el enfoque Six Sigma puede conducir a una mayor estabilidad del proceso.

Es una metodología avanzada y requiere conocimientos de estadística, por ello es mejor contratar a un especialista certificado o un consultor de procesos que pueda guiarte durante todo el proceso.

Teoría de las Restricciones

Esta se basa en la creencia de que un proceso siempre incluirá al menos una restricción o cuello de botella que obstaculice la eficiencia y los objetivos comerciales. Las restricciones pueden ser equipos, políticas o personas que impiden que un sistema produzca más de lo que podría generar. También se considera dentro de las limitaciones a la cantidad de personas y sus mentalidades o conjuntos de habilidades.

El objetivo de esta metodología es identificar esas restricciones y descubrir cómo destrabar la obstrucción, para evitar que limite a todo el sistema.

Para implementar esta teoría sigue estos cinco pasos:

  1. Identificar la(s) restricción(es) de un proceso
  2. Examinar la restricción para determinar cómo usarla a su máxima capacidad.
  3. Subordinar a la restricción, o configurar todo lo demás en el sistema para lograr el mejor rendimiento posible.
  4. Elevar la restricción agregando recursos o ajustando procesos para abrir el cuello de botella.
  5. Repetir el proceso.

Es importante destacar que la teoría de las restricciones asume que siempre hay al menos una restricción en un proceso. Eso no significa que el proceso esté roto, pero siempre se puede encontrar formas de mejorarlo para aumentar su eficiencia y productividad.

Estas metodologías suelen complementarse con herramientas que permite comprender y obtener visibilidad de los procesos comerciales. Como, por ejemplo:

  • mapeo de procesos de negocios;
  • kanban para administrar y rastrear el trabajo a medida que fluye a través de un proceso; y
  • mapeo de flujo de valor para registrar los pasos repetibles en el proceso.

En conclusión, la mejora de procesos consiste en un ciclo de mejora continua que debe adecuarse a las características de la organización y el tipo de cambio que sea necesario.

Más allá de la metodología que se emplee para implementar la mejora, siempre es indispensable analizar en profundidad la situación actual para poder crear una solución. Para que, luego de probarla e implementarla, pueda volver a medirse para ajustar y volver a comenzar el ciclo de mejora continua.

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