BPM o Business Process Management: Todo lo que necesitas saber

BPM o Business Process Management

¿Qué sistema de gestión necesita su empresa?

El BPM permite tener una visión global de los procesos de la organización. Conoce cómo, al implementarlo, mejorarás la productividad y aumentarás los ingresos.

BPM, por sus siglas en inglés Business Process Management, es una disciplina de gestión que integra estrategias, tecnología y objetivos de una organización con las expectativas y necesidades del cliente, a través del enfoque en los procesos de punta a punta. Cuya representación se realiza a través de un workflow o flujo de proceso.

¿Qué es BPM?

BPM, por sus siglas en inglés Business Process Management, es una disciplina de gestión que integra estrategias, tecnología y objetivos de una organización con las expectativas y necesidades del cliente, a través del enfoque en los procesos de punta a punta. Cuya representación se realiza a través de un workflow o flujo de proceso.

De esta manera, consigue tener una visión clara de cómo actúan las personas y cómo generan su oferta de valor tras los procedimientos y tareas ejecutadas, en qué orden y por quién. En este sentido, es importante destacar que a través de este procedimiento se ven los procesos como un conjunto y no se los analiza de forma particular por áreas o departamentos.

Los objetivos del BPM son identificar, analizar y optimizar los procesos de las organizaciones. Lo cual se lleva a cabo con recursos de la gestión empresarial y herramientas, incluida la tecnología.

Un sistema workflow es el que permite definir, ejecutar y gestionar procesos y tareas según reglas definidas. Considerando que un proceso es un conjunto de tareas ordenadas en determinado tiempo y que cumplen con condiciones obtenidas en pautas seguidas por personas o de modo automático.

Ciclo de vida BPM

Para administrar los procesos de negocio es habitual poner en práctica el ciclo de vida del BPM. El cual puede ser organizado por un conjunto gradual e interactivo de actividades que incluyen:

  • descubrimiento
  • modelado o análisis
  • despliegue o desarrollo
  • ejecución o implementación
  • monitoreo
  • optimización

BPM o Business Process Management

Descubrimiento

Cuyo principal objetivo es identificar y entender cada uno de los procesos de negocio que forman la organización. Centrándose en las funcionalidades clave del sistema, especificando todos los detalles de cada uno de los requisitos.

Modelado o Análisis

En esta etapa se analiza cada uno de los procesos de negocio del sistema. Aquí todos los esfuerzos se concentran en describir con mucho detalle cada uno de esos procesos, priorizando el entendimiento general del sistema. Entonces llega el momento de modelarlo con las nuevas características y reglas a seguir con el objetivo de obtener una mayor productividad.

Desarrollo o despliegue

En esta parte se profundiza la tarea realizada antes. Acá se introducen detalles como la interacción entre las actividades e identificar las dependencias con servicios externos.

Ejecución

Se ponen en marcha todos los procesos detallados en los pasos anteriores. Puede ser de forma manual o a través de la automatización de un Business Process Management System (BPMS).

Monitoreo

Cada proceso de negocio se mide para evaluar si dio los resultados esperados. Aquí se tienen en cuenta aspectos como la eficiencia y productividad de cada una de las etapas para su redefinición y mejora.

Optimización

Los procesos que no cumplieron con las expectativas, son optimizados para mejorar su rendimiento en particular y el de la empresa. Es importante tener en cuenta que los procesos pueden no alcanzar los resultados esperados al no contar con un conjunto coherente de tareas o bien porque las necesidades han cambiado.

Beneficios BPM

Ordenar los procesos traerá numerosas ventajas a tu organización, aquí te nombramos las 10 principales:

1. Más productividad

La gestión de los procesos de la empresa a nivel global permite que se eliminen tareas duplicadas. Mientras que, con la automatización de actividades a través de BPMS, se agilizan tiempos y eliminan errores humanos.

2. Mejora continua

A través del ciclo de análisis y monitoreo se optimizan los procesos de forma constante. Esto, a la vez, permite introducir cambios para adecuarse a las nuevas demandas del mercado y, lo más importante, sin afectar a todo el sistema.

3. Menos errores

El análisis y el monitoreo constante permiten identificar fallas en los procesos y corregirlas. Además, la automatización de procesos evita los errores humanos.

4. Garantía de cumplimiento y seguridad

Con el BPM se garantiza el cumplimiento de las reglas de negocio y, ante la aparición de nuevas normativas, la implementación de dichos requisitos regulatorios.

Por otra parte, el sistema se vuelve menos falible ante amenazas de fraude y robo.

5. Más control del negocio

La gestión permite realizar la trazabilidad en los procesos. Además de un mejor manejo de excepciones, el seguimiento de estados, escalamiento de incidentes, consistencia, entre otros.

A su vez, esto brida información que permite medir el desempeño en cada etapa y mejora el control de riesgo al dar soporte para una toma de decisiones más efectiva.

9. Mejorar el ambiente laboral

Gracias a objetivos, procesos y responsabilidades bien definidas, los colaboradores estarán más satisfechos al:

  • poder compartir el conocimiento de forma más simple,
  • contar con una comunicación interna más fluida por tener procesos más transparentes y claros,
  • conocer los alcances de sus responsabilidades y las del resto del equipo.

Esta mejora en el ambiente laboral redundará en una mayor productividad y en más ingresos.

10. Clientes más satisfechos

El BPM se enfoca en aportar valor al cliente, por lo que se convierte en una herramienta muy útil a la hora de reconocer y responder a las nuevas demandas de los clientes. De este modo, permite brindar más calidad y tener clientes más satisfechos.

Diferencias entre BPM, BPMN y BPMS

En sentido estricto, estos tres conceptos no son diferentes, más bien son complementarios.

Como mencionamos al principio, el BPM es una disciplina de gestión que tiene como objetivo acelerar la mejora del rendimiento de las empresas. El cual busca identificar, analizar y optimizar los procesos de negocio, describiéndolos a través de un flujo de trabajo.

Para ejecutar un BPM es necesario contar con herramientas como el BPMS y BPMN.

Los BPMS o Business Process Management Systems, o sistemas de administración y modelamiento de procesos de negocios, en español, permiten automatizar un proceso de negocio, de forma total o parcial. De este modo, logra que la información de cualquier tipo llegue al usuario adecuado en el momento apropiado. Así, por la aplicación de un conjunto de reglas inteligentes, la mayor parte del trabajo es realizado a través de herramientas informáticas, mientras que las personas se ocupan solo de las excepciones.

En tanto, el BPMN o Business Process Model and Notation, conocido también como Modelo y Notación de Procesos de Negocio es un tipo de lenguaje universal. Se trata de una notación gráfica conformada por íconos y símbolos estándar diseñada para representar en un diagrama los flujos y los procesos de negocio de una organización.

En otras palabras, brinda un lenguaje común para colaboradores y personal técnico que ayuda a comunicar los procesos de manera clara, completa y eficiente.

Por lo que podemos decir que, para describir los procesos, el BPM se sirve de la notación a través del BPMN. Luego dichos procesos se pueden desarrollar y ejecutar gracias a la puesta en marcha de un BMPS, que es la herramienta que automatizará dichos procesos.

¿Cuáles son las herramientas BPM?

Las herramientas BPM son aplicaciones ideadas para el diseño, gestión y monitorización de procesos y se utilizan en el entorno empresarial para automatizar, medir y optimizar las operaciones de negocio.

Entre ellos podemos mencionar workflows o flujos de trabajo y colaboración y los sistemas informáticos BPM o BPMS,

A la hora de seleccionar los sistemas BPM es preciso tener en cuenta que deben ser:

  • integrable a los sistemas de información existentes en la organización,
  • fácil de aprender y usar por los colaboradores de las diferentes áreas,
  • buen soporte del proveedor para garantizar la operabilidad continua,
  • autonomía en la operación a través de información de uso brindada por el proveedor,
  • adaptado a la realidad de la organización para que no genere resistencia ni sea complejo de implementar y tenga una buena relación costo-beneficio.

Como vemos, elegir las herramientas adecuadas permitirá no sólo hacer más efectivo el proceso, sino también ayudará a alcanzar los objetivos marcados.

¿Qué sistema de gestión necesita su empresa?