Todo lo que necesita saber de los movimientos BYOC, BYOA y CYOD

¿Qué sistema de gestión necesita su empresa?

Muchos trabajadores tienen ahora varios dispositivos móviles para sus vidas personales y profesionales. Los dispositivos suelen funcionar como ambos, una tendencia conocida como traer su propio dispositivo (BYOD – Bring your own device) para trabajar. La nube abrió la posibilidad de versiones virtuales de esta práctica, subconjuntos de BYOD conocidos como traer su propia nube (BYOC – Bring your own cloud) –usar una nube personal para el trabajo– y traer su propia aplicación (BYOA – Bring your own app) –usar una aplicación personal única para el trabajo. Otra tendencia también es el CYOD, “Choose Your Own Device”, o “Elije tu propio dispositivo”.

La mayoría de las aplicaciones propias “que se pueden traer” están alojadas en la nube, y un entorno de nube que se trae al lugar de trabajo a menudo tendrá varias aplicaciones que el empleado puede utilizar. Continúe leyendo para obtener respuestas a las preguntas más frecuentes acerca de BYOC, BYOA y CYOD.

¿Por qué los empleados están tan atraídos por traer sus propias herramientas?

BYOC y BYOA son una respuesta al aumento de la movilidad física y virtual de la fuerza de trabajo. Los empleados quieren y necesitan tener acceso a la información desde diferentes ubicaciones y dispositivos. Las comunicaciones personales, el almacenamiento y las herramientas de colaboración les dan a los trabajadores una mayor flexibilidad. Los servicios más populares incluyen Google Drive, Apple iCloud, Dropbox, Skype y Yammer.

Los empleados que acuden a los servicios de nube y aplicaciones personales también pueden estar huyendo de aplicaciones deficientes internas o herramientas para toda la compañía, una indicación de que los empleados quieren y necesitan más aplicaciones fáciles de usar y servicios en la nube, según el consultor y colaborador de Search Cloud Applications, Tom Nolle. Los empleados también pueden sentir la necesidad de cambiar porque quieren trabajar con una herramienta más familiar.

¿Cuáles son algunas ventajas de la práctica?

Una gran ventaja de las herramientas de nube personales es que los empleados pueden acceder a la información de trabajo desde más ubicaciones y dispositivos, una función útil en muchas circunstancias. Por ejemplo, si los empleados que regresan de las vacaciones se retrasan en el aeropuerto, los servicios en la nube y las aplicaciones personales les permiten trabajar sin tener una computadora portátil de trabajo en el viaje.

Otro gran beneficio que se obtiene con esta implementación es la satisfacción y aumento de productividad de los empleados. También, es posible percibir una reducción en los costos directos de administración y soporte de equipos, ya que en la mayoría de los casos los usuarios ya están acostumbrados a utilizar los suyos y no requieren soporte por parte del área de TI en la empresa, tanto en su operación, como en el mantenimiento.

Otro punto importante es que también se reduce el costo en la actualización de los equipos de los participantes. No se trata solo de la actualización de software, sino principalmente de la necesidad de actualizar la tecnología y cambiar el equipo. Algunas empresas adoptaron el CYOD definiendo un valor máximo para la entrega de un equipo al empleado pero éste puede seleccionar otro modelo de la lista pagando la diferencia de costo para obtener uno más moderno y sofisticado.

¿Cuáles son los riesgos de seguridad involucrados con BYOC, BYOA y CYOD?

Todo lo relacionado con la nube parece activar las alarmas de advertencia para la gente de seguridad de TI. La falta de conocimiento de TI significa que TI probablemente no está asegurando estos dispositivos o la información de la empresa a la que se accede en ellos. Los empleados que son despedidos o dejan una organización pueden irse con datos de la empresa aún en sus dispositivos personales. Incluso si TI es consciente de las aplicaciones y servicios en la nube que los empleados están utilizando, es difícil confirmar que la información de la empresa se ha eliminado de todos sus dispositivos.

A continuación, se detallan con ejemplos algunos riesgos y desafíos importantes en esta implementación:

  • Seguridad: las laptops de la empresa y las memorias USB pueden perderse, ser robadas o hackeados, dando lugar a una pérdida de datos de la compañía. Incluso, muchas veces se creen archivos perdidos por no conocer cuál es el mejor programa para quitar la protección contra escritura de un usb. Y el almacenamiento corporativo centralizado puede ser atractivo para los hackers, ya que la información confidencial de la compañía está en un solo lugar y se puede acceder a toda ella a la vez.
  • Soporte a la utilización e instalación de software en los equipos: encontrar el balance correcto entre lo que el soporte técnico de la empresa puede hacer y lo que espera el usuario -de un equipo propio utilizado para sus actividades profesionales- puede ser muy difícil. El BYOD hace que un sin número de equipos diferentes estén en uso dentro de la empresa, pero el soporte técnico de la misma seguramente no va a conocerlos a todos. Es importante conocer los principales sistemas operativos para saber cómo apoyar a un usuario en un momento de duda o mal funcionamiento de un aplicativo corporativo.
  • Riesgos jurídicos: es importante que la empresa solicite la firma de un documento que la respalde en cuanto al mal uso del equipo. Este debe dejar claro las responsabilidades de la empresa (solamente en los aplicativos corporativos y/o entregados para la ejecución del trabajo diario del empleado).

Según lo explicado, podría parecer que tenemos más riesgos que beneficios. El BYOD o CYOD aún son temas considerados como nuevos, pero la obsesión de los consumidores por la tecnología es algo que ya no podemos dejar de sentir. Cada día los participantes de la empresa llegan con nuevos gadgets que compran y los empiezan a usar para hacer sus actividades profesionales. Es innegable que esa situación ya no tiene retorno. Crear una estrategia corporativa para la implementación del BYOD, en estos días, es una tarea importantísima de los administradores de tecnología de las empresas.

¿Qué otros problemas hay?

Las aplicaciones desconocidas no solo introducen problemas de seguridad, sino también plantean preguntas acerca de la estabilidad de la red de la empresa. Si TI no sabe qué aplicaciones se están ejecutando en la red, no saben cuánto ancho de banda están utilizando esas aplicaciones.

Aunque ser capaces de acceder a los documentos de trabajo desde cualquier dispositivo hace más fácil la vida de los empleados cuando están trabajando, también puede colapsar los límites entre la vida profesional y personal de los empleados y puede conducir a la frustración y al agotamiento de los empleados que encuentran que ya no pueden dejar el trabajo atrás. Los gerentes deben asegurarse de que los empleados que practican BYOC ó BYOA equilibren el trabajo y la vida personal de forma adecuada.

El punto de BYOC y BYOA es aumentar la productividad, pero algunas herramientas podrían terminar siendo más molestas que útiles. Además, los empleados pueden terminar usando demasiadas herramientas, lo que elimina una de las ventajas de BYOC y BYOA.

El rol de la gerencia y el personal de TI y RRHH

Es vital involucrar a las áreas de Recursos Humanos de la empresa para que también participen de esta estrategia, ya que puede ser una excelente herramienta de apoyo en el aumento de la productividad de los empleados, la motivación general, el aumento de la capacidad de comunicación corporativa y la retención de talentos.

Los administradores y los equipos de TI deben averiguar lo que los empleados están haciendo con las nubes y las aplicaciones personales, y luego decidir si las herramientas externas son buenas para la empresa e introducir el uso en una política. Los gerentes de proyecto pueden ayudar a TI alentando a los empleados a asentarse en un solo entorno (si es posible), para que las aplicaciones externas ayudan con la organización en lugar de introducir una mayor desorganización.

Además de implementar una política para traer sus propias prácticas, TI también puede colocar un producto de gestión de dispositivos móviles (MDM) en los dispositivos que los empleados utilizan para acceder a aplicaciones externas. Una herramienta de MDM permite a TI mantener un ojo en las aplicaciones y servicios que los empleados están utilizando. Otro paso es la creación de una tienda de aplicaciones corporativa desde la cual los empleados pueden descargar aplicaciones aprobadas por la empresa.

Conclusión

Como muchas cosas que están pasando últimamente, ésta también requiere un cambio cultural y de paradigmas. Si se realiza de forma correcta y planificada, la implementación de políticas de BYOD, BYOA o CYOD no debiera ser un gran problema para las empresas y tampoco debe serlo para las áreas de TI.

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Por División Consultoría de EvaluandoSoftware.com

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