Para garantizar una gestión verdaderamente eficiente y eficaz, dentro del proceso de creación de valor empresarial, que debe guiar la toma de decisiones en los nuevos escenarios, los sistemas de información deben cumplir con una serie de requisitos y características que lo despeguen de su naturaleza claramente contable y operativa.
- Dejar el excesivo énfasis en los indicadores financieros e ir al encuentro de un mayor énfasis de los indicadores no financieros que evalúan variables no incluidas en el modelo contable tradicional de costo histórico, así como presentar elementos de análisis cuantitativo y cualitativo.
- Impulsar la noción de oportunidad de la información, lo que significa que se pueda obtener la información necesaria y en el momento preciso, facilitando la toma de decisiones.
- Inducir un enfoque prospectivo, a fin de posibilitar datos relevantes para la toma de decisiones, reduciendo el excesivo énfasis en el análisis retrospectivo, tener en cuenta el equilibrio entre indicadores previsionales e históricos.
- Cultivar una doble perspectiva orientada tanto hacia el entorno (elementos externos tales como el desarrollo de la tecnología, los mercados financieros, de aprovisionamiento de factores y venta de productos, o las condiciones socioeconómicas del entorno, etc.) como hacia el interior de la empresa (recursos tales como el personal, el capital, la capacidad productiva, las instalaciones, entre otros).
- La información requiere atributos adicionales que la convierten en un instrumento vital para una toma de decisiones segura y eficaz: veracidad, exactitud, confiabilidad, claridad, relevancia, disponibilidad, brevedad, oportunidad, pertinencia y uniformidad.
El sistema de información es un medio para implementar una estrategia
Un sistema de información no fue concebido sólo como un instrumento de comunicación organizacional, que consiste en la transmisión transparente y oportuna de todo tipo de informaciones en la empresa, sino que constituye un medio de implementación de la estrategia formulada para la organización, ya que consigue un compromiso con la estrategia por parte de los funcionarios de la organización al impulsar un diálogo permanente entre diferentes niveles organizacionales.
Además, este sistema de información debe garantizar que los directivos de la empresa puedan desempeñar con éxito sus funciones principales de planificación, ejecución y control, que posibilitan la transformación sistemática de la información en acción.
En cuanto al control de gestión hay que arriesgarse en el diseño de sistemas de información y control más estratégicos, capaces de generar información cuantitativa, cualitativa, interna y externa que asegure los objetivos estratégicos, con el propósito de ayudar a la toma de decisiones de los factores clave internos y externos. Por último, hay que consolidar la cultura de la empresa a través de sistemas de información y control que guíen la conducta de la organización y fomenten la identificación con ella.
Performance Management
Al mismo tiempo, la gestión de la performance (Performance Management) constituye el conjunto de procesos orientados a llevar a cabo la consecución de la estrategia de una organización. En este sentido, es la forma como los planes son traducidos en resultados.
Se trata de un concepto amplio, que integra diversas metodologías de mejora, que viene siendo desarrollado en las organizaciones desde hace años. Estas metodologías y procesos se van desarrollando, cada vez más, con el soporte de un conjunto de soluciones tecnológicas disponibles en el mercado, de acuerdo con los objetivos, complejidad y dimensión del sistema de gestión de performance que pretendan implementar. Para ejemplificar, algunas de esas herramientas e soluciones son:
- Indicadores financieros.
- Metodologías de ABM/ABC (Activity Based Costing/Activity Based Management).
- Ingeniería de procesos.
- Gestión de la calidad.
- Seis Sigma.
- CRM (Customer Relationship Management).
- Gestión del capital humano.
- Sistemas ERP de gestión de recursos empresariales.
- Cuadro de Mando Integral.
Resulta entonces cada vez más patente la necesidad de adaptar los sistemas de información a las exigencias cada vez más específicas relacionadas con la implementación de la estrategia empresarial y diseñar herramientas alternativas de gestión estratégica, que consigan superar las limitaciones de los sistemas tradicionales, entre las cuales, en ámbito de este estudio, se pretende destacar el Cuadro de Mando Integral (CMI).
Como veremos en otro artículo, el CMI es la herramienta que permite ofrecer una visión global de la organización, actuando como la unidad medular del sistema de información que sirve de apoyo al sistema de control de gestión en su misión de optimizar su nivel de desempeño en el largo plazo.
Por supuesto que varios modelos de gestión han proliferado en los años ochenta y noventa (tales como: Just-in time, Kaizen o Mejora continua, Kanban, Reingeniería de procesos, Outsourcing, etc.), pero su grado de permanencia y consolidación ha sido distinto del alcanzado por el Cuadro de Mando Integral. Éstos fracasaron por su incapacidad para explicar de forma íntegra y global el funcionamiento y los resultados empresariales.
Cómo aprovechar las Tecnologías de la información en la empresa
El desarrollo en los últimos años de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs) transforma la manera de actuar y relacionarnos en los ámbitos económico, social, político y educativo. Este impacto es claramente visible en el mundo empresarial, donde Internet y las demás Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs), con su capacidad prácticamente ilimitada de obtener, almacenar, procesar y compartir información, están configurando un nuevo entorno competitivo. En este contexto, las Tecnologías de la Información y Comunicación ofrecen grandes oportunidades para mejorar la eficiencia y diferenciación de las empresas, que éstas deben saber aprovechar.
En el marco de nuestro Programa de Mejoramiento de la industria TIC, hemos desarrollado un herramienta y un modelo, cuyo uso no tiene costo, que le permitirá:
- Identificar qué oportunidades existen para avanzar en el uso de las TICs.
- Seleccionar las iniciativas de utilización de las TICs más prioritarias para su negocio.
Cómo se usa la herramienta
- Responde preguntas relacionadas con el perfil de su empresa y el empleo de TIC.
- Recibe un informe con las iniciativas personalizadas para reducir costos, crecer o diferenciarse de acuerdo al nivel de se empresa.
Fuente: Ana Isabel Rodrigues Fernandes, Culturas organizativas, Cuadro de Mando Integral y performance empresarial en las Pequeñas y Medianas Empresas, Universidad de Valladolid
Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoSoftware.com